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idioma: es
categoria: administracion
audiencia: administrador
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-AD-002, KB-AD-004]
citadoPor: [KB-ET-017]
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# Cuentas compartidas entre varias personas

_La cuenta de recepción, la del almacén, la de administración: cómodas hasta el día que hay que saber quién hizo algo._

**Responde a:** varias personas usan la misma cuenta · cuenta compartida del almacén · no sé quién ha hecho un cambio · dejar de compartir usuarios

Casi todas las empresas tienen alguna: una cuenta que usan tres o cuatro personas porque «es la del puesto». Funciona bien y no da ningún problema hasta el día en que hay que responder a una pregunta muy concreta — quién hizo esto, cuándo y con qué permiso — y no hay respuesta.

## Lo que se rompe con una cuenta compartida

| Se rompe | Consecuencia práctica |
| --- | --- |
| El registro de actividad | Dice qué se hizo, no quién: deja de servir como prueba |
| La baja de una persona | Se va y sigue teniendo la contraseña |
| Los avisos y las tareas | Van a un buzón de nadie y los mira quien se acuerda |
| La respuesta del asistente | Ve lo que ve la cuenta, no lo que debería ver cada uno |

> [!IMPORTANT]
> La segunda fila es la que más riesgo real acumula y la más invisible. Cuando alguien se va, se le retira su acceso — pero si conocía la contraseña de la cuenta compartida, esa contraseña sigue siendo válida y nadie la cambia, porque cambiarla obliga a avisar a los otros tres. En la práctica, ese acceso sobrevive años a la persona.

## Cómo se sale de ahí sin pelearse con el equipo

1. **Contad para qué se usa de verdad** — Casi siempre son dos o tres tareas concretas, no «todo».
2. **Dad cuenta propia a cada persona** — Con el permiso que necesita para esas tareas, que suele ser menos del que tiene la compartida.
3. **Dejad la compartida sin sesión abierta en el dispositivo común** — Es el paso que más resistencia genera y el que más cambia.
4. **Y retiradla cuando lleve un mes sin usarse** — No antes: si algo dependía de ella, aparecerá en ese mes.

> [!WARNING]
> El caso del dispositivo común —el ordenador del almacén, la tablet de recepción— es el que hace falta resolver de verdad, porque es donde nace la cuenta compartida. La salida no es prohibirlo: es que cada persona entre con lo suyo y que el dispositivo no guarde la contraseña de nadie. Si eso resulta demasiado incómodo para el ritmo de trabajo, decidlo abiertamente y buscad otra vía, porque una norma que estorba se salta.

## Cuándo una cuenta no personal es legítima

**En corto**

- Para una integración o un proceso automático: ahí no hay persona detrás y está bien que no la haya.
- Con permisos mínimos y con dueño nombrado, aunque no la use.
- Y sabiendo qué se rompe si se revoca, que es justo lo que no se puede probar con «quitar y esperar».

> [!NOTE]
> Todo lo que se hizo desde la cuenta compartida sigue en el registro: no se pierde al dejar de usarla. Lo que no se puede es reconstruir a posteriori quién de las cuatro personas hizo cada cosa — por eso el cambio conviene hacerlo antes de necesitarlo, no después.

**¿Ocupa plaza cada persona?**

Sí, cada usuario cuenta; a cambio el registro vuelve a decir quién hizo qué.

**¿Y si el equipo se resiste?**

Casi siempre es por la incomodidad de entrar, no por el principio. Resolved eso primero.

**¿Puedo saber quién usó la compartida en el pasado?**

El registro dice la cuenta, no la persona. Es exactamente lo que se pierde.

## Ejemplos

**Un almacén trabaja con una cuenta común en la tablet de recepción de mercancía.**

- Da cuenta propia a las cuatro personas del turno
- Deja la tablet sin contraseña guardada y retira la compartida al mes

→ El registro vuelve a decir quién recibió cada entrega, que era justo lo que faltaba en la última reclamación.

**Una cuenta la usan tres personas.**

- Da una cuenta a cada una

→ El registro dice quién hizo qué.

**Alguien se va y hay que cambiar la contraseña compartida.**

- Retira solo su cuenta

→ Nadie más tiene que cambiar nada.

**No se sabe quién hizo un cambio.**

- Consulta el registro por usuario

→ La acción tiene autor.

**La cuenta compartida se usa para ahorrar licencias.**

- Valora el coste real de no saber quién hizo qué

→ La decisión se toma con las dos caras.

**Se comparte la contraseña por mensajería.**

- Crea cuentas propias en lugar de compartir

→ La credencial deja de circular.