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categoria: administracion
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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
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# Quién debería poder borrar

_El permiso que más se reparte sin pensarlo y el único cuyo error no se ve hasta que hace falta lo borrado._

**Responde a:** quién puede borrar documentos · alguien ha borrado algo por error · permisos de borrado en el equipo · se puede recuperar lo borrado

Al montar los permisos, borrar suele ir en el mismo paquete que editar: si alguien puede trabajar con un expediente, puede quitar cosas de él. Parece razonable hasta que alguien limpia lo que cree que sobra y resulta que era la única copia de algo que tres meses después hace falta.

## Qué conviene separar

| Acción | Quién debería poder | Por qué |
| --- | --- | --- |
| Subir y corregir | Casi todo el equipo | Es el trabajo diario |
| Archivar o retirar de la vista | Quien trabaja con eso | Ordena sin destruir |
| Borrar de verdad | Muy poca gente | Es lo único irreversible |
| Borrar por petición de un tercero | Quien lleve esa responsabilidad | Tiene consecuencias fuera de la empresa |

> [!IMPORTANT]
> La distinción entre las dos filas centrales es la que evita casi todos los sustos: **quitar algo de en medio y borrarlo no son la misma necesidad**. Cuando alguien dice «esto sobra», casi siempre quiere decir que le estorba en la lista, no que haya que destruirlo. Si esas dos acciones son la misma, un gesto de orden se lleva por delante una prueba — y el que lo hizo tenía razón en que estorbaba y ninguna intención de romper nada.

## Lo que queda cuando algo se borra

**En corto**

- El registro dice quién lo borró y cuándo, aunque el documento ya no esté.
- Eso permite reconstruir qué faltó y desde cuándo, que no es poco.
- Pero no devuelve el contenido: el rastro no sustituye al documento.
- Y si estaba certificado, lo que se pierde es la copia, no la constancia de que existió.

> [!WARNING]
> El caso que conviene tener resuelto antes de que ocurra: **borrar a petición de una persona sobre sus datos no es lo mismo que borrar porque algo estorba**, y a menudo lo pide alguien de fuera con un plazo. Si esa capacidad está repartida entre todo el equipo, cualquiera puede atender esa petición mal —borrando de más, o borrando algo que había que conservar por otra obligación—. Es exactamente el tipo de decisión que se toma una vez con vuestro asesor y se deja en manos de una o dos personas.

## Cómo dejarlo montado

1. **Dar a casi todos archivar, y a casi nadie borrar** — Cubre el 95 % de las veces que alguien quiere «quitar esto».
2. **Nombrar a quién se le pide un borrado de verdad** — Si hay que pedirlo, se piensa dos veces.
3. **Revisar quién lo tiene una vez al año** — Este permiso se hereda al cambiar de puesto y nadie lo retira.
4. **Y mirar el registro de borrados de vez en cuando** — Diez minutos que enseñan mucho sobre cómo se está usando.

> [!NOTE]
> Qué debéis conservar y durante cuánto, y cómo se concilia con una petición de borrado de datos personales, depende de vuestra actividad y del marco que os aplique. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se trata de que ese borrado no lo pueda ejecutar cualquiera sin querer.

**¿Se puede recuperar algo borrado?**

Depende de cómo y cuándo: preguntad pronto, no dentro de un mes.

**¿Y si borran algo antes de que lo revisemos?**

El registro dice quién y cuándo; el contenido, si no hay copia, no vuelve.

**¿Conviene avisar cuando alguien borra?**

Sí, a los administradores: es de los pocos avisos que merecen la pena.

## Ejemplos

**Alguien limpia un expediente y borra el único ejemplar de un certificado que estorbaba en la lista.**

- Deja a todo el equipo archivar y reserva el borrado a dos personas

→ Los gestos de orden dejan de poder destruir nada, y el que estorbaba se archiva igual.

**Cualquiera puede borrar un documento.**

- Limita el borrado a quien corresponda

→ El borrado deja de ser accidental.

**Se borra algo y nadie sabe quién fue.**

- Consulta el registro de la acción

→ El borrado tiene autor y fecha.

**Se borra algo que había que conservar.**

- Comprueba la política antes de borrar

→ El borrado deja de ser una apuesta.

**Se pide poder borrar para limpiar duplicados.**

- Concede el permiso a quien revisa

→ La limpieza se hace con criterio.

**Un externo tiene permiso de borrado sin motivo.**

- Revisa qué necesita de verdad

→ El permiso se ajusta al trabajo.