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categoria: sector-alimentacion
subcategoria: mayoristas
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CS-019, KB-AL-011]
citadoPor: [KB-AL-030, KB-LG-026]
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# Mayoristas: el eslabón que solo mueve

_No fabricáis nada y aun así os piden documentación de todo, en las dos direcciones._

**Responde a:** documentación de un distribuidor de alimentación · mayorista trazabilidad qué debe guardar · me piden fichas de productos que no fabrico · distribuidor alimentario papeleo

Un mayorista está en medio: compra a quien fabrica y vende a quien sirve o revende. No transforma nada, y precisamente por eso tiene un problema documental particular — le piden papeles de productos que no ha hecho, y se los piden por los dos lados.

## Las dos direcciones

| Quién pide | Qué pide | De dónde sale |
| --- | --- | --- |
| Vuestro cliente | Fichas, alérgenos, certificados del producto | Del fabricante, a través vuestro |
| Vuestro cliente | Vuestro propio registro y condiciones de almacenaje | De vosotros |
| Una inspección | De dónde vino cada lote y a quién fue | De vuestros propios registros de entrada y salida |
| Vuestro proveedor | A veces, a quién habéis vendido su producto | De vosotros, en una alerta |

> [!IMPORTANT]
> La segunda fila es la que se olvida: además de trasladar lo del fabricante, tenéis documentación **propia** que os van a pedir — vuestro registro, cómo almacenáis y transportáis, y qué hacéis si se rompe la cadena de frío. Un mayorista que solo reenvía papeles de terceros tiene la mitad de lo que le van a exigir.

## El error que más caro sale

> [!WARNING]
> Reenviar una ficha de producto **sin comprobar que sigue vigente**. Vosotros la recibisteis hace dos años, el fabricante la actualizó y a vuestro cliente le llega la antigua con vuestro correo delante. Si esa ficha ya no dice la verdad —un alérgeno distinto, otra composición—, el que se la mandó fuisteis vosotros. No os convierte en fabricantes, pero sí en responsables de haber distribuido información desactualizada.

## Cómo se organiza sin volverse loco

1. **Una ficha por referencia y proveedor, con su versión** — Y sabiendo cuándo se actualizó por última vez.
2. **Aviso cuando el fabricante mande una nueva** — Y revisión de a qué clientes les mandasteis la anterior.
3. **Entradas y salidas con lote** — Es lo único que responde a «¿a quién fue este lote?» en una alerta.
4. **Y vuestra documentación propia al día** — Registro, temperaturas, limpieza, personal: lo que no viene del fabricante.

## Cuando llega una alerta del fabricante

**En corto**

- Lo primero es hacia delante: a qué clientes fue ese lote.
- Lo segundo, si os queda existencia y hay que inmovilizarla.
- Y lo tercero, comunicarlo con constancia, no por teléfono.

El orden importa porque el tiempo juega en contra: cada hora que pasa, ese producto está más cerca del consumidor final. Y quien tiene que avisar a vuestros clientes sois vosotros, no el fabricante — él no sabe a quién le vendisteis.

> [!NOTE]
> Lo que debe conservar cada eslabón y durante cuánto depende del producto y del país, y se actualiza. **Confirmadlo con vuestro asesor o vuestra certificadora**; aquí se describe la mecánica de qué documentación se traslada y cuál es vuestra.

**¿Puedo entregar la ficha del fabricante tal cual?**

Sí, si está vigente. Lo que no vale es reenviar la que tenéis guardada sin comprobar.

**¿Y si un cliente pide algo que el fabricante no da?**

Pedidlo formalmente y guardad su respuesta: la negativa también os sitúa.

**¿Cuánto tiempo guardo los albaranes de salida?**

Más que la vida útil del producto, con margen: son el hilo de la trazabilidad hacia delante.

## Ejemplos

**Un distribuidor reenvía a un cliente la ficha que tenía archivada de hace dos años.**

- Comprueba la versión con el fabricante antes de reenviar
- Revisa a qué clientes les mandó la anterior

→ Detecta un alérgeno añadido y corrige antes de que llegue a la carta de un restaurante.

**Un cliente pide documentación de algo que solo movisteis.**

- Traslada la petición al fabricante y guarda la respuesta

→ Se entrega lo que el fabricante declara.

**La documentación llega del proveedor y se archiva por proveedor.**

- La asocia también a la partida servida

→ Se contesta por envío concreto.

**Hay que avisar de una partida y no se sabe a quién fue.**

- Registra qué salió y hacia quién

→ Se avisa a los afectados.

**Cada cliente pide en un formato distinto.**

- Atiende desde un mismo expediente al día

→ El trabajo de fondo se hace una vez.

**Un proveedor deja de existir y falta su documentación.**

- Conserva copia propia de lo recibido

→ El cierre del proveedor no os deja sin nada.