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idioma: es
categoria: contactos-canales
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CC-002, KB-PR-003, KB-CC-019]
citadoPor: [KB-CC-010, KB-CC-012, KB-CC-007]
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# Escribir un mensaje que se entienda

_Lo que decide si un tercero actúa el mismo día o lo deja para nunca._

**Responde a:** cómo redactar la petición de documentos · plantilla de correo para pedir documentación · el proveedor no entiende qué le pido · mejorar el texto de los avisos

El texto del aviso lo lee alguien que no está en tu contexto, probablemente en el móvil, entre otras veinte cosas. Tiene diez segundos para entender qué quieres y por qué le importa.

**En corto**

- Di quién eres antes que qué quieres.
- Nombra el documento con su nombre oficial completo.
- Di para cuándo y qué pasa si no llega.

## La estructura que funciona

1. **Quién y por qué** — «Somos X, trabajamos con vosotros en la obra de Y.» Sin esto, el resto no se lee.
2. **Qué necesitas, concreto** — «El certificado de estar al corriente con la Seguridad Social», no «la documentación pendiente».
3. **Para cuándo** — Una fecha real. «Cuanto antes» no es una fecha.
4. **Qué desbloquea** — «Con esto podemos daros de alta y empezar a facturar.» Le da un motivo propio.

## Lo que hunde un mensaje

| Error | Qué provoca |
| --- | --- |
| Asunto en mayúsculas o con «URGENTE» | Los filtros lo mandan a no deseados |
| Nombres internos: «doc 3», «fase B» | No sabe qué le pides |
| Tres párrafos de contexto | No pasa del primero |
| Sin fecha | Lo deja para luego, y luego no llega |

> [!WARNING]
> No escribas nada que parezca una amenaza automática («se procederá a…»). Quien lo recibe no es un moroso: normalmente es alguien que no sabía que se lo habías pedido.

> [!NOTE]
> Léelo en voz alta antes de mandarlo a doscientas personas. Lo que no se puede leer en voz alta sin sonar raro, tampoco se lee bien en pantalla.

**¿Puedo guardar textos que ya me funcionan?**

Sí, como plantilla de respuesta, y así no se reescriben cada vez.

**¿Firmo con mi nombre o con el de la empresa?**

Con los dos. El nombre propio sube la respuesta.

**¿En qué idioma escribo a un proveedor extranjero?**

En el suyo si puedes; si no, en inglés y con el nombre del documento también en el suyo.

## Ejemplos

**Un aviso pide «la documentación pendiente de la fase 2» y nadie responde.**

- Lo reescribe nombrando los tres documentos
- Añade fecha y qué desbloquea

→ Once de quince proveedores entregan en cuarenta y ocho horas.

**El mensaje usa jerga interna y nadie lo entiende.**

- Lo reescribe pensando en quien no os conoce

→ Bajan las llamadas de aclaración.

**El mensaje no dice para cuándo se necesita.**

- Incluye la fecha concreta

→ El destinatario prioriza con criterio.

**El mensaje no explica por qué se pide.**

- Añade una línea de contexto

→ Se contesta sin preguntar antes.

**El asunto parece publicidad y no se abre.**

- Escribe un asunto concreto

→ El correo se abre.

**El mensaje pide cinco cosas en un párrafo.**

- Las lista una a una

→ El destinatario ve qué le toca.