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idioma: es
categoria: contactos-canales
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CC-014, KB-CC-016]
citadoPor: [KB-CC-012]
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# Cuando salta una respuesta automática

_«Estoy fuera hasta el día 30» parece un obstáculo y es lo contrario: es la única vez que os dicen a quién preguntar._

**Responde a:** el contacto está de vacaciones · respuesta automática de ausencia · a quién escribo si está fuera · mensaje devuelto por ausencia

Mandáis la petición y vuelve un mensaje diciendo que esa persona está fuera dos semanas. La reacción normal es apuntarlo mentalmente y volver a escribir cuando vuelva. Eso desperdicia la parte útil: casi todas esas respuestas llevan dentro un nombre y una dirección que no teníais.

## Qué hacer con cada tipo de respuesta automática

| Lo que dice | Qué significa | Qué hacer |
| --- | --- | --- |
| «Estoy fuera, escribe a X» | Os están dando un contacto nuevo | Escribir a X y anotarlo en la ficha |
| «Estoy fuera» y nada más | Nadie cubre, o no lo dicen | Buscar por otro canal si corre prisa |
| «Ya no trabajo aquí» | La ficha está desactualizada | Actualizarla hoy, no cuando toque limpiar |
| «Este buzón no se atiende» | Estabais escribiendo a una pared | Cambiar de dirección antes de insistir |

> [!IMPORTANT]
> La tercera y la cuarta son las que hay que atender el mismo día: **una respuesta automática es la única forma en que una ficha desactualizada os avisa de que lo está**. Nadie os va a escribir para decir que aquella dirección ya no vale; solo lo dice el sistema del otro lado, una vez, en un mensaje que casi siempre se archiva sin leer. Si se ignora, esa dirección seguirá recibiendo peticiones que nadie lee durante meses, y el expediente parecerá parado por culpa del proveedor.

## Qué hacer si de verdad no hay sustituto

1. **Mirar si la fecha de vuelta encaja con lo que necesitáis** — Si vuelve en tres días, muchas veces no hace falta nada más.
2. **Si no encaja, buscar a alguien de la misma empresa** — El dominio del correo os dice quién más hay guardado.
3. **Y al escribirle, explicar por qué le llega a él** — «X está fuera y esto vence el día 10» evita que lo reenvíe y punto.
4. **Reprogramar lo que pueda esperar** — Mejor que se reciba cuando puede atenderse.

> [!WARNING]
> Sobre insistir a alguien que ha avisado de que está fuera: **los recordatorios automáticos siguen saliendo aunque haya respondido la máquina**. Esa persona vuelve de vacaciones con cuatro recordatorios vuestros encima de la petición original, todos posteriores a su aviso de ausencia. No es solo antipático: es lo que hace que la próxima vez tarde más en contestaros. Si el aviso de ausencia llega, conviene pausar la insistencia hasta la fecha de vuelta.

## Lo que conviene aprovechar de ese mensaje

**En corto**

- El nombre y la dirección de quien sustituye, aunque hoy no lo necesitéis.
- La fecha de vuelta, para no escribir tres veces mientras tanto.
- Y el dato de que esa persona sigue —o ya no sigue— en la empresa.

> [!NOTE]
> Si la respuesta automática dice que se ha marchado y da un contacto nuevo, el cambio se anota como cambio de persona, no editando la ficha por encima: el histórico tiene que seguir diciendo a quién se escribió entonces.

**¿Puedo pedirle lo mismo al sustituto?**

Sí, explicando el contexto: casi nunca sabe de qué va.

**¿Y si la ausencia dura más que el plazo?**

Escribid al sustituto o a la empresa: el plazo no se pausa solo.

**¿Merece la pena guardar al sustituto?**

Sí: el año que viene volverá a estar fuera por las mismas fechas.

## Ejemplos

**Una empresa recibe un aviso de ausencia y deja que los recordatorios sigan saliendo dos semanas.**

- Pausa la insistencia hasta la fecha de vuelta y escribe al sustituto que indicaba el mensaje

→ El documento llega antes y el proveedor no vuelve de vacaciones con cuatro recordatorios encima.

**Salta una respuesta automática de vacaciones.**

- Registra la fecha de vuelta y reprograma

→ El aviso llega cuando pueden atenderlo.

**La respuesta automática indica otro contacto.**

- Actualiza el contacto con el sustituto

→ La petición llega a quien puede actuar.

**La respuesta automática se toma por una contestación.**

- Distingue lo automático de lo humano

→ El estado del expediente es cierto.

**Se sigue reclamando a quien está de baja.**

- Pausa la reclamación hasta su vuelta

→ No se gasta esfuerzo en el vacío.

**La respuesta automática dice que la dirección ya no existe.**

- Actualiza el contacto al recibirla

→ Deja de haber avisos perdidos.