---
id: KB-CF-001
url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/controlar-caducidades
idioma: es
categoria: casos-por-funcionalidad
audiencia: usuario
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CR-001, KB-CS-001, KB-TL-004]
citadoPor: [KB-CF-012, KB-CF-014, KB-TZ-014, KB-CF-017, KB-CR-007, KB-CS-004]
---

# Controlar lo que caduca

_La funcionalidad que más problemas evita: saber qué vence antes de que venza._

**Responde a:** controlar documentos que caducan · avisos de vencimiento de certificados · cómo saber qué documentación está a punto de caducar · renovar documentación de proveedores automáticamente · alertas de caducidad de seguros y formaciones

Casi todos los hallazgos de auditoría sobre documentación no son documentos que falten: son documentos que estaban y caducaron. El expediente parece completo, nadie mira las fechas, y el problema aparece el día que alguien las mira por ti.

**En corto**

- Cada documento puede llevar su fecha de vencimiento.
- El aviso salta antes de vencer, con el margen que decidas.
- Se puede relanzar solo lo que caduca, no el expediente entero.
- Un documento vencido se marca, así que un expediente completo no engaña.

**El margen de aviso** — Tiene que cubrir lo que tarda el tercero en conseguir el documento, no lo que tardas tú en pedirlo.

**The warning margin** — It has to cover how long the third party takes to obtain the document, not how long you take to ask.

## Qué caduca en la práctica

| Documento | Vigencia típica | Qué pasa si vence |
| --- | --- | --- |
| Certificado de estar al corriente | Meses | Responsabilidad solidaria al pagar a ese proveedor |
| Seguro de responsabilidad civil | Un año | Un siniestro sin cobertura y sin quien responda |
| Formación en prevención | Según el tipo | El trabajador no debería acceder a la obra |
| Certificación de norma | Un año | Hallazgo directo en la auditoría del cliente |
| Reconocimiento médico | Un año | Incumplimiento en una inspección de trabajo |

## Cómo se monta

1. **Marca qué documentos llevan vencimiento** — No todos: un DNI o unas escrituras no necesitan este control y añaden ruido.
2. **Decide el margen de aviso** — Suficiente para que dé tiempo a conseguir el nuevo. Para un certificado que tarda dos semanas en emitirse, avisar tres días antes no sirve de nada.
3. **Deja que la renovación se pida sola** — Cuando salta el aviso, se relanza la petición de ese documento concreto. No hay que rehacer el alta entera.

> [!WARNING]
> El error más caro es poner el aviso demasiado justo. El margen tiene que cubrir lo que tarda el tercero en conseguir el papel, no lo que tardas tú en pedirlo.

## Preguntas frecuentes

**¿La fecha hay que teclearla a mano?**

Se puede pedir como dato, y en muchos documentos la lectura automática la saca del propio certificado, que es más fiable que teclearla.

**¿A quién le llega el aviso?**

A quien tú decidas dentro de tu equipo. La petición de renovación sí va al tercero.

**¿Qué pasa con el documento vencido?**

Se queda en el histórico con su fecha. Es lo correcto: demuestra qué estaba vigente en cada momento.

**¿Puedo ver de un vistazo todo lo que vence este mes?**

Sí, filtrando por vencimiento. Es la vista que conviene mirar una vez por semana.

## Ejemplos

**Una empresa descubre en una auditoría que cuatro proveedores críticos tenían el certificado vencido desde hacía meses.**

- Marca vencimiento en los certificados de todos los proveedores críticos
- Pone el aviso a 45 días, que es lo que tardan en conseguirlo
- Deja que la renovación se pida sola

→ El año siguiente la auditoría no encuentra ni uno vencido, y nadie ha tenido que llevar un calendario.

**Una empresa con sesenta proveedores descubre en una inspección tres seguros vencidos hace meses.**

- Registra la fecha de vigencia al aprobar cada documento
- Deja que el aviso salga con la antelación que necesita la renovación
- Consulta una vez por semana lo que vence en los treinta días siguientes

→ Los vencimientos dejan de descubrirse en una visita y pasan a resolverse con semanas de margen.

**El aviso salta con dos días y la renovación tarda dos semanas.**

- Ajusta la antelación al tiempo real del trámite
- Suma el tiempo que tarda el tercero en contestar

→ El aviso llega cuando todavía se puede actuar.

**Los avisos caen en agosto y no los lee nadie.**

- Adelanta los que vencen en periodos de vacaciones

→ Las renovaciones se hacen antes de que no haya nadie.

**El aviso llega a alguien que ya no trabaja allí.**

- Revisa a quién van dirigidos los avisos

→ El aviso llega a quien puede hacer algo.

**Se renueva el documento y el aviso sigue en rojo.**

- Comprueba la fecha registrada del documento nuevo

→ El aviso se apaga porque el dato refleja el papel.