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actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-TL-001, KB-DI-005]
citadoPor: [KB-CF-010, KB-CS-010, KB-CS-023, KB-CF-018, KB-CF-007, KB-CS-006]
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# Controlar caducidades sin acordarte tú

_Que el sistema avise antes de que caduque, en vez de descubrirlo en una inspección._

**Responde a:** controlar la caducidad de los certificados · aviso antes de que caduque un seguro · renovar documentación de proveedores automáticamente · alerta de documentos vencidos

Los documentos que prueban algo caducan casi todos: seguros, certificados de estar al corriente, formaciones, ITV, homologaciones. Y el día que caducan no pasa nada visible — el problema aparece meses después, cuando alguien pide el papel y está vencido.

**En corto**

- La fecha de caducidad se lee del propio documento cuando la trae.
- El aviso llega con margen suficiente para renovar, no el día de después.
- Se puede pedir la renovación al tercero sin escribir nada a mano.

## Cómo se monta

1. **Marca qué documentos caducan** — En cada tipo de documento, dile que tiene vencimiento. Los que no caducan, ninguno.
2. **Deja que lea la fecha** — La mayoría de certificados la traen escrita, y se extrae sola. Los que no, se pone a mano una vez.
3. **Elige el margen** — Treinta días suele ser lo razonable: da tiempo a pedirlo y a que el otro lo mande.
4. **Que la renovación se pida sola** — Al llegar el aviso, se lanza la petición al tercero con el mismo proceso de siempre.

## Los márgenes que funcionan

| Documento | Aviso con | Por qué |
| --- | --- | --- |
| Seguro de responsabilidad civil | 45 días | Renovarlo depende de una aseguradora, no de ellos |
| Certificado de estar al corriente | 15 días | Se saca en el momento, no hace falta más |
| Formación obligatoria | 60 días | Hay que organizar un curso |
| Homologaciones y auditorías | 90 días | Depende de un tercero con agenda |

> [!IMPORTANT]
> El aviso no sirve de nada si le llega a alguien que no puede actuar. Ponlo a nombre de quien tiene el teléfono del proveedor, no del buzón general.

> [!WARNING]
> Un documento caducado no desaparece: sigue ahí, marcado como vencido. Eso es lo correcto — vale como prueba de lo que valía entonces.

**¿Y si el proveedor manda uno nuevo antes?**

Sustituye al anterior y la cuenta atrás se reinicia sola.

**¿Puedo ver todo lo que caduca este trimestre?**

Sí, filtrando por fecha de vencimiento.

**¿Bloquea algo que un documento caduque?**

Si lo has marcado como obligatorio, el expediente vuelve a incompleto.

## Ejemplos

**Una empresa con 80 subcontratas descubre en una inspección que 14 tienen el seguro vencido.**

- Marca el seguro como documento con caducidad
- Pone aviso a 45 días al responsable de compras
- Deja que la renovación se pida sola

→ Al trimestre siguiente hay cero vencidos y nadie ha tenido que llevar la cuenta.

**Una persona lleva en una hoja los vencimientos de ciento veinte documentos y los revisa a mano cada lunes.**

- Registra la vigencia al recibir cada documento
- Deja que el aviso salga solo con la antelación fijada
- Reserva el lunes para actuar sobre lo que avisó, no para buscarlo

→ El lunes pasa de dos horas de revisión a diez minutos de acción.

**Alguien deja la empresa y con ella se va el control de los vencimientos.**

- Configura los avisos a nombre de un puesto, no de una persona

→ La baja no deja el calendario huérfano.

**Se avisa de todo y el equipo deja de leer los avisos.**

- Avisa solo de lo que exige acción

→ El aviso vuelve a tener efecto.

**Dos personas revisan lo mismo por si acaso.**

- Deja claro quién responde de cada tipo

→ El trabajo deja de duplicarse.

**El documento se renueva y nadie apaga el aviso.**

- Registra el nuevo documento con su fecha

→ El estado refleja la realidad sin intervención.