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# Prepararse para una auditoría

_Que la semana de antes no sea una carrera buscando papeles._

**Responde a:** preparar documentación para una auditoría · me viene una inspección qué necesito · entregar expedientes al auditor · auditoría iso documentación

Una auditoría no comprueba que tengas los documentos: comprueba que puedas demostrar cuándo los tuviste. Esa diferencia es la que convierte la semana previa en una carrera o en una tarde.

**En corto**

- Lo que se pide es fecha, no solo contenido.
- Un enlace al auditor evita mandar cuarenta archivos por correo.
- Los huecos conviene encontrarlos antes que el auditor.

## Tres semanas antes

1. **Filtra por lo que está incompleto o caducado y ciérralo.**
2. **Comprueba que las fechas están donde deben: un documento sin fecha cierta no prueba cuándo llegó.**
3. **Reúne el alcance concreto que van a mirar, no todo.**

## El día de la auditoría

Da acceso de consulta o un enlace acotado en lugar de mandar archivos. El auditor mira lo que necesita, se registra qué consultó, y no queda una copia de vuestros contratos en el correo de nadie.

| Lo que pide un auditor | Dónde está |
| --- | --- |
| El documento | El expediente |
| Cuándo se recibió | La fecha de entrega, que no la pusisteis vosotros |
| Quién lo aprobó | El registro de la aprobación |
| Que no se haya cambiado después | La verificación pública del sello |

> [!NOTE]
> Lo que más impresiona a un auditor no es tenerlo todo: es que se lo puedas enseñar en el momento sin buscar. Eso ya dice cómo trabajáis.

> [!WARNING]
> No prepares una carpeta a mano con lo que le vas a enseñar. Si la selección la haces tú, el auditor lo sabe y pedirá el resto.

**¿Puedo darle acceso solo a una parte?**

Sí, acotado a lo que entre en el alcance.

**¿Queda registrado lo que miró?**

Sí, con fecha y hora.

**¿Y si falta algo?**

Es mejor detectarlo tú y explicar el plan que descubrirlo en la mesa.

## Ejemplos

**Una empresa alimentaria recibe aviso de auditoría con un mes.**

- Filtra y cierra los nueve expedientes incompletos
- Prepara un acceso acotado al alcance auditado

→ La auditoría se resuelve en una mañana y el informe no recoge ninguna no conformidad documental.

**Un cliente anuncia una auditoría para dentro de tres semanas y la documentación está en cuatro sitios.**

- Pide el listado exacto al auditor antes de empezar
- Lanza el primer día lo que depende de terceros
- Consulta cada mañana qué sigue pendiente

→ Se llega a la auditoría con lo pedido localizable y el resto se ordena después sin prisa.

**Se prepara todo y el auditor pide algo que nadie había contemplado.**

- Contrasta el alcance con quien va a auditar antes de empezar

→ El alcance lo fija quien lo va a revisar.

**Se entrega una carpeta con todo por si acaso.**

- Entrega solo lo que corresponde a cada punto

→ No se aporta información que no hacía falta.

**Pasada la auditoría todo vuelve al desorden anterior.**

- Mantiene el expediente al día durante el año

→ La siguiente auditoría cuesta una fracción.

**No queda constancia de qué se entregó al auditor.**

- Registra el paquete entregado con su fecha

→ La entrega es demostrable después.