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categoria: casos-por-funcionalidad
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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TL-008, KB-CR-007, KB-CF-020]
citadoPor: [KB-TL-012, KB-TD-003, KB-CL-002, KB-CF-013, KB-TD-016, KB-CC-009, KB-CF-006]
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# Dejar de perseguir a la gente

_Lo que hace que un tercero entregue sin que tengas que llamarle tres veces._

**Responde a:** cómo consigo que me manden la documentación · los proveedores no responden · automatizar el seguimiento de peticiones · dejar de mandar correos recordatorios

Perseguir es caro y no escala: cada persona que persigues son dos correos, una llamada y volver a acordarte la semana siguiente. Lo que funciona no es insistir mejor, es pedir mejor.

**En corto**

- Pedir poco y claro entrega más que pedirlo todo bien explicado.
- La insistencia la puede hacer el sistema; la conversación difícil, no.
- Si tres personas fallan en lo mismo, el problema es la petición.

## Las cuatro cosas que más suben la entrega

| Cambio | Efecto |
| --- | --- |
| Partir la petición en bloques pequeños | El más grande, con diferencia |
| Escribir el nombre completo del documento | Deja de entregarse lo que no era |
| Poner fecha límite visible | Da una razón para hacerlo hoy |
| Recordatorios automáticos a 3, 7 y 12 días | Cierra la mayoría sin que hagas nada |

## Lo que la automatización no arregla

Si alguien no entrega porque no está de acuerdo, porque no tiene el documento o porque el interlocutor correcto es otro, no hay recordatorio que lo resuelva. Ahí hace falta una llamada — pero será una llamada, no diez.

> [!IMPORTANT]
> Cuando un tercero lleva un mes sin entregar y ha abierto todos los avisos, deja de mandarle recordatorios y llámale. Seguir insistiendo por escrito solo consigue que te filtre el correo.

> [!NOTE]
> El objetivo razonable no es el 100 % automático: es que el 85 % se cierre solo y tú te dediques al 15 % que necesita una persona.

**¿Cuánto sube la entrega partiendo la petición?**

Depende del caso, pero es el cambio con más efecto de los cuatro.

**¿Molestan los recordatorios automáticos?**

Tres bien espaciados, no. Seis seguidos, sí, y acabas en no deseados.

**¿Puedo dejar de perseguir del todo?**

No, y no conviene: hay conversaciones que valen precisamente porque las tiene una persona.

## Ejemplos

**Una responsable dedica seis horas semanales a perseguir documentación.**

- Parte las peticiones en tres bloques
- Renombra los documentos con su nombre oficial
- Activa recordatorios a 3, 7 y 12 días

→ Baja a una hora semanal, dedicada a llamar a los cuatro casos que de verdad lo necesitan.

**Una persona dedica cada mañana una hora a escribir a los proveedores que faltan.**

- Configura el recordatorio automático con su cadencia
- Cambia de canal tras el segundo recordatorio sin respuesta
- Reserva la llamada para los que siguen sin contestar

→ La hora diaria se recupera y las entregas llegan igual o antes.

**Se insiste a quien ya había entregado por otra vía.**

- Comprueba el expediente antes de que salga el recordatorio

→ Nadie recibe una reclamación injusta.

**Los recordatorios salen cada día y el proveedor deja de leerlos.**

- Espacia la cadencia

→ El aviso vuelve a tener efecto.

**El recordatorio no dice qué falta exactamente.**

- Incluye la lista de lo pendiente en el propio aviso

→ El proveedor entrega sin escribir para preguntar.

**Tras cinco recordatorios nadie decide qué hacer.**

- Fija un criterio de cierre o escalado

→ El expediente no se queda abierto para siempre.