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categoria: casos-por-funcionalidad
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actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
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citadoPor: [KB-IN-006, KB-CF-009, KB-CF-015, KB-CF-016, KB-CR-010]
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# Dar de alta a un proveedor nuevo

_De «lo hemos elegido» a «puede facturar» sin veinte correos de por medio._

**Responde a:** proceso de alta de proveedores · qué documentos pedir a un proveedor nuevo · homologar un proveedor · checklist alta proveedor

Un alta de proveedor son siempre las mismas cinco o seis cosas, pedidas al mismo tipo de persona. Es el caso donde más se nota tener un proceso: se pasa de dos semanas de correos a cuatro días sin que nadie persiga a nadie.

## Lo que se pide, casi siempre

| Documento | ¿Bloquea? | Caduca |
| --- | --- | --- |
| Datos fiscales y cuenta bancaria | Sí | No |
| Certificado de estar al corriente | Sí | 3 meses |
| Seguro de responsabilidad civil | Sí | 1 año |
| Certificados de calidad o sectoriales | Según el caso | Variable |
| Contacto de facturación | No | No |

## El orden que funciona

1. **Primero lo que os bloquea a vosotros** — Sin datos fiscales no podéis ni darle de alta en vuestro sistema. Va en la primera fase, solo.
2. **Después lo que os protege** — Seguro y estar al corriente. Segunda fase.
3. **Al final lo específico** — Certificados sectoriales, que son los que más tardan porque dependen de terceros.

> [!IMPORTANT]
> La cuenta bancaria es el objetivo favorito del fraude: si llega por correo un cambio de cuenta de un proveedor conocido, confírmalo por teléfono con un número que ya tuvieras, no con el que viene en ese correo.

> [!NOTE]
> Guardar el alta como plantilla la primera vez convierte el segundo proveedor en dos minutos de trabajo. Es el caso donde la plantilla se amortiza más rápido.

**¿Y si el proveedor ya trabajó con nosotros hace años?**

Se revisa qué sigue vigente: los datos fiscales seguramente sí, el seguro seguramente no.

**¿Puedo dejarle facturar mientras falta algo?**

Puedes, marcándolo como no bloqueante. Es una decisión vuestra, y queda registrada.

**¿Se puede pedir todo de una vez?**

Se puede, pero entrega bastante menos. Repartir es lo que más sube la respuesta.

## Ejemplos

**Una industria da de alta doce proveedores al trimestre y cada uno lleva dos semanas.**

- Monta el alta como proceso en tres fases
- Marca seguro y estar al corriente con caducidad

→ El alta baja a cuatro días de media y las renovaciones se piden solas al año siguiente.

**Un proveedor nuevo entra en el sistema de compras y su documentación se pide tres semanas después.**

- Lanza el proceso de alta al crear la ficha del proveedor
- Pide primero los dos documentos que bloquean el pedido
- Añade el resto en una segunda fase

→ El primer pedido no espera al expediente completo y el expediente no se queda a medias.

**Cada comprador pide una lista distinta al mismo proveedor.**

- Comparte una única plantilla de alta

→ El proveedor recibe una petición coherente y entrega una vez.

**El proveedor no entiende para qué se le pide cada cosa.**

- Añade una línea de contexto por documento

→ Se contesta sin una llamada previa.

**Se aprueba el alta y nadie registra las caducidades.**

- Registra la vigencia al aprobar cada documento

→ El expediente sigue siendo cierto seis meses después.

**Se compra a un proveedor que nunca completó el alta.**

- Consulta el estado antes de emitir el pedido

→ Ningún pedido sale hacia un proveedor sin expediente.