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categoria: casos-por-funcionalidad
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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
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# Homologar proveedores con vuestros criterios

_Que «apto» signifique lo mismo lo decida quien lo decida._

**Responde a:** homologación de proveedores criterios · cuándo doy por bueno a un proveedor · checklist de homologación · criterios de aprobación de proveedores

Homologar no es tener los papeles: es decidir que ese proveedor puede trabajar con vosotros. La diferencia se nota el día que dos personas del mismo equipo llegan a conclusiones distintas con la misma documentación delante.

## Lo que hace que «apto» signifique algo

**En corto**

- Criterios escritos, no criterio de quien mire ese día.
- Un mínimo por criterio, no «que tenga seguro» sino «seguro de al menos X».
- Quién decide cuando algo se sale de lo previsto.

## Los tres niveles que suelen bastar

**Los tres niveles de homologación** — Apto y no apto se calculan solos; el de en medio lo decide una persona y deja escrito por qué. Sin ese nivel intermedio, se acaba aprobando lo que no cumple para no bloquear el trabajo.

| Nivel | Qué exige | Quién lo aprueba |
| --- | --- | --- |
| Apto | Todo lo obligatorio, en vigor y cumpliendo el mínimo | Automático al completarse |
| Apto con condiciones | Falta algo no bloqueante, o hay un mínimo justo | Un responsable, dejando la nota |
| No apto | Falta algo que bloquea, o incumple un mínimo | Automático, y se le comunica |

> [!IMPORTANT]
> El nivel intermedio es el que evita que la homologación se convierta en un sello vacío. Sin él, la gente aprueba lo que no cumple del todo para no bloquear el trabajo, y a partir de ahí «apto» ya no significa nada.

## El error de diseño más común

Poner como obligatorio todo lo que sería deseable. Acaba con la mitad de los proveedores en «no apto» por cosas que a nadie le importan, y con alguien saltándose el proceso para poder trabajar. Obligatorio es lo que de verdad impide contratar.

> [!WARNING]
> Si la homologación caduca —y suele, porque los seguros y los certificados caducan—, el estado tiene que recalcularse solo. Una homologación que dice «apto» con el seguro vencido hace tres meses es peor que no tener homologación.

> [!NOTE]
> Escribid los criterios aunque sean cuatro líneas. El valor no está en el documento: está en que dos personas distintas decidan lo mismo.

**¿Se puede tener criterios distintos por tipo de proveedor?**

Sí, y es lo razonable: no se le pide lo mismo a quien entra a obra que a quien manda material.

**¿Y un proveedor que falla un criterio pero es imprescindible?**

Ahí es donde sirve «apto con condiciones»: se decide expresamente y queda registrado quién lo decidió.

**¿Se le dice al proveedor por qué no es apto?**

Conviene: la mayoría lo corrige si sabe qué falta.

## Ejemplos

**Dos compradores de la misma empresa homologan con criterios distintos.**

- Escriben cuatro criterios con su mínimo
- Añaden el nivel «apto con condiciones» para las excepciones

→ «Apto» pasa a significar lo mismo lo decida quien lo decida, y las excepciones quedan con nombre y motivo.

**Cada área homologa con criterios distintos y el mismo proveedor pasa en una y no en otra.**

- Fija un listado común y déjalo escrito
- Marca qué es obligatorio y qué es deseable
- Aplica el mismo criterio a los proveedores que ya trabajan con vosotros

→ La homologación significa lo mismo en toda la empresa y deja de depender de quién la haga.

**Se pide un documento que nadie mira nunca.**

- Revisa qué se usa de verdad y quita el resto

→ El proveedor entrega antes porque le piden menos.

**Un proveedor crítico pasa con lo mínimo.**

- Ajusta el nivel de exigencia al riesgo

→ Lo crítico se mira con más detalle que lo accesorio.

**Se homologa una vez y nadie revisa a los tres años.**

- Programa la revisión periódica

→ La homologación sigue siendo cierta.

**El criterio está en la cabeza de una persona.**

- Déjalo escrito en la plantilla

→ La homologación sobrevive a quien la montó.