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idioma: es
categoria: casos-por-funcionalidad
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-PS-008, KB-CF-009]
citadoPor: [KB-LE-004]
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# ¿Es obligatorio controlar la documentación de terceros?

_La respuesta corta es «depende», y de qué depende sí se puede explicar._

**Responde a:** es obligatorio pedir documentación a los proveedores · tengo que controlar la documentación de mis subcontratas · qué pasa si no compruebo a un proveedor · responsabilidad por un proveedor sin documentación · obligación de comprobar subcontratistas

La pregunta llega casi siempre con un susto detrás: una inspección, una reclamación, o alguien que ha leído algo. La respuesta honesta es que depende de tres cosas, y las tres se pueden mirar en cinco minutos.

## De qué depende

| Factor | Qué mirar |
| --- | --- |
| Vuestra actividad | Hay sectores donde comprobar a terceros es una obligación expresa: obra, alimentación, transporte, entre otros |
| La relación | Que alguien trabaje en vuestras instalaciones cambia las cosas respecto a que solo os venda |
| Vuestros contratos | Muchas obligaciones no vienen de una ley: vienen de lo que firmasteis con un cliente grande |

> [!IMPORTANT]
> Este artículo no es asesoramiento jurídico y no puede decirte si tu caso concreto obliga o no. Lo que sí puede decirte es dónde mirar y qué preguntar: llevadle estas tres preguntas a vuestro asesor y salís con una respuesta en una reunión.

## Lo que suele pasar aunque no sea obligatorio

Aunque ninguna norma os obligue expresamente, el problema llega igual por otra puerta: si un proveedor vuestro causa un daño, la pregunta de si comprobasteis algo aparece de todas formas. Y contestar «no lo comprobamos» es distinto de contestar «lo comprobamos y esto es lo que teníamos».

**En corto**

- Poder demostrar que se pidió, aunque el otro no entregara.
- Poder decir qué acreditaba esa empresa en la fecha del trabajo, no hoy.
- Que la comprobación no dependa de que alguien se acuerde.

> [!WARNING]
> Lo más caro no suele ser no tener el documento: es no poder demostrar que se pidió. Un expediente muestra la petición con su fecha aunque nunca llegara respuesta, y eso cambia por completo la posición.

> [!NOTE]
> Si vuestro cliente os exige comprobar a vuestros proveedores, eso ya es una obligación vuestra por contrato, tenga o no respaldo legal. Suele ser la vía por la que llega.

**¿Y si el proveedor se niega a darme documentación?**

Es una decisión comercial vuestra. El expediente al menos deja constancia de que se pidió.

**¿Basta con pedirlo una vez?**

Casi nunca: lo que acredita algo suele caducar, y lo que importa es el estado en la fecha del trabajo.

**¿Esto aplica a proveedores pequeños?**

La obligación no suele distinguir por tamaño; lo que se puede ajustar es qué se pide.

## Ejemplos

**Una empresa recibe una reclamación por un daño causado por una subcontrata.**

- Recupera el expediente: la documentación se pidió y parte llegó
- Consta qué acreditaba esa empresa en la fecha del trabajo

→ La posición pasa de «no lo comprobamos» a «esto es lo que teníamos y esto es lo que pedimos», que es otra conversación.

**Se controla la documentación de terceros porque un cliente lo exige y nadie sabe qué exige la norma.**

- Consulta con el asesor qué aplica a vuestra actividad
- Separa lo que exige el cliente de lo que exige la norma

→ El esfuerzo se dimensiona sabiendo de dónde viene cada requisito.

**Se pide de todo por si acaso.**

- Pide lo que responde a una exigencia concreta

→ El proveedor entrega antes y el archivo es utilizable.

**Se controla a los proveedores grandes y no a los pequeños.**

- Ajusta el criterio al riesgo y no al tamaño

→ El control cubre donde de verdad hay exposición.

**Un cliente pregunta cómo se controla y no hay respuesta escrita.**

- Deja el criterio documentado

→ La respuesta existe antes de la pregunta.

**Se controla y no queda constancia de haberlo hecho.**

- Registra las comprobaciones realizadas

→ El control pasa de afirmación a evidencia.