---
id: KB-CF-014
url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/el-expediente-de-una-maquina
idioma: es
categoria: casos-por-funcionalidad
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CF-001, KB-IU-005]
citadoPor: [KB-CN-012, KB-CN-014, KB-IU-016]
---

# El expediente de una máquina

_Un equipo, una vida útil larga y todo lo que hay que poder enseñar sobre él._

**Responde a:** documentación de una máquina · historial de mantenimiento de un equipo · certificados de revisión de maquinaria · expediente de equipo industrial

Una máquina, un vehículo, un equipo de elevación o una instalación tienen algo en común con una persona: acumulan documentación a lo largo de años, y esa documentación se pide siempre por el equipo, nunca por la fecha en que llegó el papel.

## Qué contiene el expediente de un equipo

| Bloque | Qué incluye | Caduca |
| --- | --- | --- |
| Origen | Factura, declaración de conformidad, manual | No |
| Habilitación | Revisiones obligatorias, inspecciones | Sí, y es lo que más pesa |
| Mantenimiento | Preventivos, correctivos, repuestos montados | No, pero se acumula |
| Uso | Quién está autorizado a manejarlo y su formación | Sí |

> [!IMPORTANT]
> Los bloques segundo y cuarto son los que generan sanciones: un equipo sin revisión vigente o manejado por alguien sin la formación acreditada. Los otros dos generan pérdidas más silenciosas, como no poder reclamar en garantía.

## Lo que hace que funcione

1. **Un expediente por equipo, identificado como en planta** — Con el mismo número o nombre que usa la gente, no un código nuevo.
2. **Todo lo que se hace sobre él, dentro** — Incluidas las intervenciones de terceros, que son las que se pierden.
3. **Los vencimientos con aviso y responsable** — Cada revisión obligatoria con su fecha y quién la organiza.
4. **Y la lista de personas autorizadas, viva** — Con su formación; si alguien deja de estar al día, deja de estar autorizado.

> [!WARNING]
> El error más frecuente es archivar por proveedor de mantenimiento en lugar de por equipo. Funciona mientras el proveedor sea el mismo; el día que cambia, el histórico de la máquina queda partido en dos y ninguna de las dos partes cuenta la historia completa.

## Para qué sirve además de cumplir

**En corto**

- Decidir si reparar o sustituir, con el coste acumulado delante.
- Reclamar en garantía sabiendo qué se montó y cuándo.
- Vender el equipo con su historial, que vale dinero.
- Y contestar a un seguro después de un accidente.

> [!NOTE]
> El mismo esquema vale para vehículos de flota, equipos médicos, instalaciones de frío y equipos a presión. Cambia qué revisiones son obligatorias; no cambia que el expediente es del equipo y le acompaña toda su vida.

**¿Y si el equipo se traslada de centro?**

El expediente viaja con él; es del equipo, no del centro.

**¿Hay que meter el histórico antiguo?**

Lo que exista y sea relevante. A partir de hoy, todo.

**¿Sirve para maquinaria alquilada?**

Sí, y conviene: os van a pedir su documentación aunque no sea vuestra.

## Ejemplos

**Una planta archiva el mantenimiento por proveedor y cambia de empresa de mantenimiento.**

- Reorganiza por equipo, con el identificador que usa la gente
- Enlaza vencimientos y autorizados

→ El historial de cada máquina queda completo y las revisiones dejan de caducar sin que nadie avise.

**Una máquina lleva quince años en planta y su documentación está en tres cajones y un correo.**

- Reúne manual, certificados y revisiones en un expediente
- Registra las revisiones que tocan por calendario
- Anota qué componentes se han sustituido y cuándo

→ Ante una avería o una inspección, la historia de la máquina se lee en un sitio.

**Se repara un equipo que estaba en garantía.**

- Registra qué garantías siguen vivas

→ El coste evitable se evita.

**Se sustituye un componente y la documentación sigue describiendo el anterior.**

- Actualiza el expediente con cada cambio

→ El papel describe lo que hay instalado.

**La máquina se vende y su documentación se queda.**

- Entrega el expediente con la máquina

→ El comprador recibe lo que la ampara.

**Las revisiones se recuerdan de memoria.**

- Registra cada vencimiento con aviso

→ El calendario deja de depender de acordarse.