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categoria: casos-por-funcionalidad
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CF-006, KB-TZ-013, KB-CF-016]
citadoPor: [KB-CF-020]
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# Dar de baja a un proveedor

_Se documenta mucho la entrada y casi nada la salida, que es donde quedan los cabos sueltos._

**Responde a:** dejar de trabajar con un proveedor · baja de proveedor documentación · qué hacer cuando termina un contrato de suministro · cerrar la relación con un proveedor

Al dar de alta a un proveedor se le pide de todo. Al dejar de trabajar con él, normalmente no se hace nada: se le deja de llamar. Y ahí quedan cosas abiertas que aparecen meses después, casi siempre en el peor momento.

## Lo que conviene cerrar

1. **Los accesos que tuviera** — Si entraba a vuestros sistemas o a vuestras instalaciones, se retira el mismo día.
2. **Lo que quedó a medias** — Pedidos abiertos, garantías vivas, material en depósito, herramienta prestada.
3. **La documentación que hay que conservar** — No se borra al darle de baja: las obligaciones siguen su plazo.
4. **Y el motivo, escrito en una línea** — Precio, calidad, cierre del proveedor. Es lo que evita volver a contratarlo por error dentro de tres años.

> [!IMPORTANT]
> El cuarto punto parece burocracia y es lo contrario. Sin él, dentro de dos años alguien vuelve a homologar al mismo proveedor con el que hubo un problema serio, porque quien lo sabía ya no está y en el expediente solo consta que dejó de usarse.

## Lo que no hay que hacer

| Tentación | Por qué no |
| --- | --- |
| Borrar su expediente | Sigue habiendo obligaciones y posibles reclamaciones |
| Dejarlo activo «por si vuelve» | Aparecerá en listas y avisos, y ensuciará los recuentos |
| No decir nada al equipo | Alguien le seguirá pidiendo cosas durante meses |

> [!WARNING]
> La segunda es la más común. Un proveedor que ni está activo ni está cerrado sigue recibiendo peticiones automáticas de renovación documental, lo cual es incómodo para él y consume por vuestra parte sin ningún propósito.

## Si la salida es conflictiva

**En corto**

- Retirad accesos primero y hablad después.
- Registrad el estado de lo pendiente antes de cerrar nada.
- Y conservad el histórico completo: es lo que sostendrá cualquier reclamación posterior.

El histórico incluye lo que salió bien, no solo lo que salió mal. Una reclamación se sostiene mejor cuando se puede enseñar el año entero y no solo el último mes.

> [!NOTE]
> El mismo esquema vale para dar de baja a un cliente, a un colaborador externo o a una subcontrata. Cambia lo que hay que devolver; no cambia que la salida se documenta igual que la entrada.

**¿Cuánto hay que conservar su expediente?**

Lo que marquen las obligaciones aplicables y el plazo de reclamación, con margen.

**¿Y si vuelve a trabajar con nosotros?**

Se reactiva con la documentación al día; el histórico anterior sigue ahí y es útil.

**¿Hay que comunicárselo formalmente?**

Depende del contrato: si hay preaviso pactado, esa comunicación tiene forma y plazo.

## Ejemplos

**Una empresa deja de trabajar con un proveedor y dos años después vuelve a homologarlo.**

- Escribe el motivo de la baja en su expediente
- Cierra accesos y pendientes el mismo día

→ La siguiente homologación se hace sabiendo qué pasó, en lugar de repetir el problema.

**Se deja de trabajar con un proveedor y su expediente se queda abierto y activo.**

- Cierra el expediente indicando el motivo
- Retira sus accesos y detén los recordatorios
- Conserva el histórico según la política de conservación

→ La lista de proveedores activos vuelve a ser cierta y el histórico sigue existiendo.

**Se borra el proveedor y desaparece el histórico de lo que suministró.**

- Archiva en lugar de borrar

→ Lo que pasó sigue siendo consultable.

**Sigue recibiendo recordatorios meses después.**

- Detén los procesos abiertos al cerrar

→ Nadie recibe peticiones de una relación terminada.

**Vuelve a trabajarse con él al año siguiente.**

- Reabre el expediente con su histórico

→ No se pierde lo ya aportado.

**Nadie sabe qué proveedores están activos de verdad.**

- Revisa periódicamente los que llevan tiempo sin actividad

→ La lista refleja con quién se trabaja.