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categoria: casos-por-funcionalidad
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CF-006, KB-LE-009]
citadoPor: [KB-CF-015]
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# Dar de alta a un cliente nuevo

_Se documenta con detalle la entrada de un proveedor y casi nada la de quien os paga._

**Responde a:** alta de un cliente nuevo documentación · qué pedir a un cliente antes de empezar · datos de facturación y contrato de cliente · empezar a trabajar sin contrato firmado

Con un proveedor nuevo se pide de todo. Con un cliente nuevo se empieza a trabajar, porque hay prisa y porque pedir papeles a quien te va a pagar da apuro. Y casi todos los problemas de cobro y de alcance de los meses siguientes nacen exactamente ahí.

## Lo mínimo antes de empezar

| Qué | Para qué sirve | Qué pasa si falta |
| --- | --- | --- |
| Quién es y quién firma | Saber con qué sociedad tratáis y quién obliga | Se factura a una empresa y quien pidió el trabajo era otra |
| Qué se ha acordado | Alcance, precio y plazos | Se discute en la primera factura |
| Datos de facturación y forma de pago | Cobrar sin fricción | La factura vuelve y el plazo empieza otra vez |
| Con quién se habla de cada cosa | Operativa, incidencias, pagos | Todo pasa por una persona que a veces no está |

> [!IMPORTANT]
> La primera es la que más dinero cuesta y la que más se descuida. Trabajar para «el grupo» y facturar a la sociedad que os digan al final es una fuente de impagos incómodos: si la que pidió el trabajo no es la que recibe la factura, cobrar deja de ser un trámite y pasa a ser una negociación.

## Cómo se hace sin que parezca desconfianza

1. **Convertidlo en el paso normal, no en una excepción** — «Os mando el alta y en cuanto esté firmada arrancamos» es una frase que nadie discute.
2. **Pedid poco y de una vez** — Cuatro cosas en una petición se contestan; siete correos sueltos, no.
3. **Y firmad el alcance aunque sea breve** — Media página firmada vale más que diez de propuesta sin firmar.

> [!WARNING]
> El caso que hay que tener decidido antes de que ocurra: **empezar sin contrato porque el cliente tiene prisa**. Pasa siempre y a veces es la decisión correcta, pero conviene que sea una decisión de alguien y quede registrada — con qué se empieza, hasta cuándo y qué pasa si no llega la firma. Sin eso, dentro de tres meses nadie recordará qué se acordó ni quién dijo que se podía empezar.

## Lo que conviene guardar de la relación desde el día uno

**En corto**

- El alcance firmado y sus modificaciones posteriores.
- Las condiciones especiales que le concedisteis, aunque fueran por correo.
- Los contactos por función, no solo el comercial.
- Y las incidencias, que serán la base de la renovación.

La segunda es la que más se pierde: un descuento o un plazo especial acordado en un correo hace dos años sigue vigente para el cliente y no consta en ningún sitio para vosotros.

> [!NOTE]
> Si vuestro sector exige comprobaciones adicionales antes de aceptar a un cliente —identificación, verificaciones sectoriales—, ese paso va antes de empezar a trabajar, no después. **Qué comprobaciones os aplican se confirma con vuestro asesor**; lo que aquí se describe es la parte comercial y documental común a cualquier alta.

**¿Y si el cliente no quiere firmar nada?**

Es información útil sobre cómo será la relación. Registrad qué se acordó, al menos por escrito.

**¿Sirve un correo de conformidad?**

Como acuerdo, ayuda; para lo relevante, mejor una firma que deje prueba de quién aceptó.

**¿Hace falta esto con un cliente pequeño?**

Menos papeles, mismo criterio: quién es, qué se acordó y a quién se factura.

## Ejemplos

**Una empresa empieza un trabajo para un grupo y al facturar descubre que la sociedad que firma es otra.**

- Convierte el alta de cliente en el paso previo normal, con quién firma y a quién se factura

→ Los cobros dejan de discutirse y el alcance acordado consta desde el primer día.

**Un cliente nuevo firma el contrato y su documentación se pide cuando ya se ha empezado a trabajar.**

- Lanza el alta al firmar, no al empezar el trabajo
- Pide primero lo que condiciona poder facturar
- Registra las comprobaciones hechas al aceptarlo

→ El encargo arranca completo y la decisión de aceptar queda documentada.

**Cada persona pide cosas distintas al dar de alta.**

- Usa una única plantilla de alta

→ Los expedientes son comparables entre clientes.

**Un documento de alta caduca y nadie lo revisa.**

- Registra la vigencia al recibirlo

→ El expediente sigue siendo cierto.

**Un cliente antiguo nunca pasó por el alta actual.**

- Consulta qué falta en los expedientes antiguos

→ El hueco se cierra sin esperar a una revisión.

**No consta qué se comprobó antes de aceptar al cliente.**

- Registra las comprobaciones realizadas

→ La decisión de aceptar es explicable.