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categoria: casos-por-funcionalidad
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CF-001, KB-CR-016, KB-CF-019]
citadoPor: [KB-CS-040]
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# Controlar la formación del equipo

_Lo que caduca aquí no es un documento de una empresa: es la habilitación de una persona para hacer su trabajo._

**Responde a:** control de formación de los trabajadores · matriz de formación y caducidades · acreditar que alguien está formado · carnets y habilitaciones del equipo

El control de caducidades se suele montar para documentos de proveedores. Y luego resulta que lo que más se pide en una inspección o tras un incidente no es el seguro de una empresa: es si esa persona concreta estaba habilitada para lo que estaba haciendo ese día.

## Por qué se controla peor que lo demás

| Documento de proveedor | Formación de una persona |
| --- | --- |
| Uno por empresa | Uno por persona y por materia |
| Caduca en una fecha clara | Depende de cuándo la hizo cada uno |
| Lo pide quien lleva compras | No lo pide nadie hasta que hace falta |
| Si falta, se reclama | Si falta, esa persona no debería estar haciendo eso |

> [!IMPORTANT]
> La última fila es la diferencia real. Un seguro caducado se resuelve pidiéndolo; una formación caducada **no se resuelve con una llamada**: hay que formar de nuevo, y hasta entonces esa persona no debería estar en ese puesto. Por eso aquí el margen de aviso no es una comodidad — tiene que ser suficiente para organizar un curso, no para mandar un correo.

## Lo que conviene tener por persona

1. **Qué necesita para su puesto, escrito** — Si no está escrito, cada responsable exige lo que cree y nadie puede comprobar nada.
2. **Qué tiene y desde cuándo** — Con el certificado, no con una anotación de que lo hizo.
3. **Cuándo caduca y quién lo organiza** — Con nombre: «recursos humanos» no organiza cursos, lo hace una persona.
4. **Y qué pasa mientras no lo tenga** — Es la decisión incómoda, y es mejor tomarla en frío.

> [!WARNING]
> El caso que descoloca es el de quien cambia de puesto dentro de la empresa. Nadie le da de alta ni de baja: sigue siendo el mismo empleado, con las mismas formaciones que tenía — que eran las de su puesto anterior. **Un cambio interno no dispara ninguna revisión y es exactamente cuando alguien empieza a hacer algo para lo que no está formado**, con total buena fe por las dos partes.

## Lo que hay que poder enseñar

**En corto**

- Que estaba formado antes de empezar esa tarea, no después.
- El certificado, no la factura del curso.
- Y que quien lo impartió podía hacerlo, si la materia lo exige.

La primera es la que se revisa siempre y la que falla por semanas: se hizo el curso, el certificado llegó más tarde y en medio hubo trabajo. La fecha que cuenta es la de la formación, y por eso conviene registrar también cuándo se hizo, no solo cuándo llegó el papel.

> [!NOTE]
> Vale igual para carnets, habilitaciones y autorizaciones internas: conducir una carretilla, manipular alimentos, trabajar en altura, acceder a una zona restringida. La mecánica es la misma; cambia quién lo exige.

**¿Y la formación que da la propia empresa?**

Cuenta igual, y hay que registrarla igual: quién la dio, a quién y cuándo.

**¿Puede el trabajador aportar su propio certificado?**

Sí, por su enlace, y así llega antes y queda en su expediente.

**¿Hay que guardarlo cuando la persona se va?**

Durante el periodo que corresponda: acredita lo que hizo mientras estuvo.

## Ejemplos

**Un operario cambia de puesto dentro de la empresa y empieza a manejar una máquina nueva.**

- El cambio de puesto dispara la revisión de qué formación exige el nuevo puesto

→ Se detecta que le falta una habilitación antes de que la use, y no después de un incidente.

**Un técnico se queda en la puerta de un cliente porque su formación caducó hace un mes.**

- Registra la formación de cada persona con su vigencia
- Avisa con la antelación que necesita la renovación
- Comprueba por persona antes de asignarla a un servicio

→ La renovación se hace antes de que afecte al cuadrante, no en la puerta del cliente.

**Entra alguien nuevo y empieza sin la formación hecha.**

- Comprueba qué falta antes de asignarle trabajo

→ El alta se resuelve antes del primer servicio.

**Un cliente pide acreditar la formación del equipo que entra.**

- Consulta el expediente de cada persona

→ La entrega se prepara en minutos.

**La formación se hace y el certificado se queda en papel.**

- Lo captura y asocia a la persona

→ El papel deja de ser el único ejemplar.

**Todas las formaciones vencen el mismo mes.**

- Avisa con antelación suficiente para repartirlas

→ El calendario se distribuye.