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categoria: colaboracion
subcategoria: externos
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nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-ET-008, KB-CO-013]
citadoPor: [KB-CL-002, KB-CL-003, KB-CL-008, KB-CL-009, KB-CL-011, KB-CL-014, KB-CL-020]
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# Compartir un espacio con alguien de fuera

_Cuando el ida y vuelta con un tercero dura meses y no cabe en un enlace._

**Responde a:** espacio compartido con un cliente · trabajar con un proveedor de forma continua · carpeta compartida con alguien externo · colaborar con un tercero sin darle acceso a todo

Pedir documentos con un enlace funciona cuando la relación es puntual. Cuando con ese tercero vais a intercambiar cosas durante meses —una obra larga, un proyecto, un cliente que manda material cada semana— el enlace se queda corto.

## Enlace o espacio compartido

| Situación | Qué usar |
| --- | --- |
| Le pides cuatro documentos una vez | Un expediente con su enlace |
| Intercambio continuo durante meses | Un espacio compartido |
| Él también tiene que dejaros cosas a vosotros | Un espacio compartido |
| Hay varias personas por cada lado | Un espacio compartido |

## Lo que ve y lo que no

**En corto**

- Ve lo que hay en ese espacio, y nada más de vuestra organización.
- No ve otros clientes, otros proveedores ni vuestras notas internas.
- Puede dejar cosas, no solo recogerlas.

> [!IMPORTANT]
> Un espacio compartido es más cómodo y por eso es más fácil meter ahí de más. Antes de subir algo, pregúntate si esa persona tiene que verlo: lo que entra en un espacio compartido lo ve el otro lado, sin más filtro.

> [!WARNING]
> Cuando la relación termine, cierra el espacio ese día. Es lo que más se olvida, porque no molesta a nadie que siga abierto — hasta que molesta.

> [!NOTE]
> Si trabajáis con varios clientes que compiten, un espacio por cliente no es organización: es lo que impide que uno vea material del otro.

**¿Necesita cuenta el de fuera?**

Para un espacio continuado sí; para un expediente puntual, no.

**¿Puedo ver qué ha mirado?**

Sí, los accesos quedan registrados.

**¿Se puede pasar de enlace a espacio?**

Sí, sin perder lo ya entregado.

## Ejemplos

**Una constructora intercambia planos y certificados con la misma ingeniería durante dos años.**

- Abre un espacio compartido en lugar de mandar enlaces sueltos
- Lo cierra al terminar la obra

→ Deja de haber documentos circulando por correo y todo queda con su fecha en un sitio.

**Una constructora comparte una carpeta de red con su asesoría y acaba con acceso a expedientes de otros clientes.**

- Comparte el expediente concreto y no la carpeta
- Limita el acceso a lectura si solo tiene que consultar
- Retira el acceso cuando termine el encargo

→ El asesor ve lo que necesita, queda rastro de qué consultó y el acceso caduca con el trabajo.

**Se comparte con un externo y nadie sabe qué ha abierto.**

- Consulta el registro de accesos de ese expediente

→ La pregunta se contesta con datos en lugar de con una suposición.

**El externo pide acceso a todo para no molestar cada semana.**

- Concede lo que necesita para su tarea concreta
- Amplía después si hace falta y queda registrado

→ El alcance crece con motivo en lugar de por comodidad.

**Termina el proyecto y el consultor sigue entrando seis meses después.**

- Pon fecha de caducidad al conceder el acceso

→ El acceso se cierra solo aunque nadie se acuerde.

**Se comparte un enlace por correo y acaba reenviado a un tercero.**

- Comparte con la persona, no con un enlace abierto

→ El acceso queda a nombre de quien lo usa.

**El externo sube documentos y no consta quién fue.**

- Regístralo como participante con su nombre

→ Cada aportación tiene autor y fecha.

**Dos consultoras trabajan en el mismo proyecto y se ven entre ellas.**

- Separa el alcance de cada una

→ Cada una ve lo suyo sin cruzarse.