---
id: KB-CL-002
url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/que-puede-hacerse-solo-y-que-no
idioma: es
categoria: colaboracion
subcategoria: automatico
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CF-005, KB-CL-001, KB-CL-019]
citadoPor: [KB-CL-004, KB-CL-010, KB-CL-005, KB-CL-006]
---

# Qué puede hacerse solo y qué no

_Dónde acaba lo automático y empieza lo que necesita una persona._

**Responde a:** automatizar la gestión documental · qué se puede automatizar · agentes automáticos qué hacen · que el sistema trabaje solo

La pregunta que llega siempre es cuánto de esto se puede dejar funcionando solo. La respuesta honesta: bastante más de lo que la gente cree en lo repetitivo, y nada de lo que decide.

## La frontera

| Se hace solo | Necesita una persona |
| --- | --- |
| Pedir la documentación de siempre a quien toca | Decidir si un proveedor sigue interesando |
| Insistir a los 3, 7 y 12 días | La llamada del día 15, cuando insistir ya no sirve |
| Avisar de lo que caduca con margen | Negociar la renovación |
| Leer un documento y sacarle las fechas | Decidir si ese documento vale |
| Marcar apto lo que cumple todos los criterios | Aprobar lo que cumple casi todos |

Fíjate en el patrón: lo automático es todo lo que tiene una regla clara. En cuanto aparece un «depende», hace falta alguien.

> [!IMPORTANT]
> No automatices la aprobación de lo que tiene consecuencias. Que el sistema marque apto a quien cumple todos los criterios está bien; que apruebe solo a quien casi los cumple es delegar una decisión que sigue siendo vuestra si algo sale mal.

## El objetivo razonable

No es el 100 %. Es que el 85 % se cierre solo y la gente dedique el tiempo al 15 % que necesita criterio — que es donde de verdad aporta una persona.

> [!WARNING]
> Cuidado con automatizar sobre un proceso que todavía cambia. Si el proceso no está estable, lo automático se rompe cada dos semanas y da más trabajo del que quita.

> [!NOTE]
> Antes de automatizar algo, hazlo tres veces a mano. Es lo que enseña dónde están las excepciones, y las excepciones son lo que rompe la automatización.

**¿Puedo revisar antes de que salga algo automático?**

Sí, y conviene al principio: se revisa, se comprueba que acierta, y luego se suelta.

**¿Se puede parar todo si algo va mal?**

Sí, y merece la pena saber cómo antes de necesitarlo.

**¿Queda registrado lo que hizo el sistema?**

Sí, igual que lo que hace una persona.

## Ejemplos

**Una empresa quiere automatizar la homologación entera de proveedores.**

- Automatiza pedir, insistir y marcar apto lo que cumple todo
- Deja en manos de una persona los que cumplen casi todo

→ El 85 % se cierra solo y las excepciones las decide alguien que responde de ellas.

**Se automatiza el recordatorio y el equipo espera que también decida si un documento vale.**

- Automatiza lo que no exige criterio: pedir, recordar, avisar
- Deja la aprobación en manos de quien tiene el criterio
- Comprueba qué está pasando solo antes de fiarte

→ Lo repetitivo deja de ocupar a nadie y lo que exige juicio sigue teniendo dueño.

**Se automatiza la aprobación y entran documentos caducados.**

- Automatiza la comprobación de fecha y deja el resto a revisión

→ Lo comprobable se comprueba solo y lo dudoso llega a una persona.

**Nadie sabe qué está haciendo el sistema por su cuenta.**

- Consulta qué reglas están activas

→ El comportamiento automático es conocido.

**Una regla lleva un año activa y ya no tiene sentido.**

- Revisa las reglas cuando cambia el proceso

→ El sistema hace lo que la empresa necesita hoy.

**Se automatiza algo que ocurre dos veces al año.**

- Automatiza lo que se repite cada semana

→ El esfuerzo va donde hay repetición.

**Se apaga una regla y nadie sabe qué dejó de pasar.**

- Anota qué hacía antes de apagarla

→ El hueco se ve en lugar de descubrirse.

**Dos reglas hacen lo mismo y el proveedor recibe dos avisos.**

- Revisa si se solapan antes de añadir una nueva

→ El destinatario recibe un mensaje coherente.