---
id: KB-CL-005
url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/reglas-que-disparan-tareas-solas
idioma: es
categoria: colaboracion
subcategoria: automatico
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CL-002, KB-TD-003]
citadoPor: [KB-CL-010, KB-CL-013]
---

# Reglas que hacen cosas solas

_«Cuando pase esto, haz aquello»: automatizar sin programar nada._

**Responde a:** automatizar acciones cuando pasa algo · crear tareas automáticas · reglas de trabajo automáticas · que se avise solo cuando falte un documento

Buena parte del trabajo repetitivo tiene la forma «cuando pase X, hay que hacer Y»: cuando se complete el expediente, avisar a producción; cuando caduque un seguro, abrir una tarea; cuando falte un documento, recordárselo a alguien. Eso se puede dejar escrito una vez.

## La forma de una regla

| Cuando pasa esto… | …haz esto |
| --- | --- |
| Se completa un expediente | Avisar a quien tiene que actuar |
| Caduca algo obligatorio | Crear una tarea con responsable |
| Se rechaza un documento | Avisar a quien lo pidió |
| Falta un documento detectado | Abrir el recordatorio al tercero |
| Lleva X días parado | Crear una tarea de llamar |

> [!IMPORTANT]
> Una regla convierte una intención en algo que ocurre. Es también su riesgo: una regla mal puesta hace lo suyo cientos de veces sin que nadie la pare. Empezad con una, mirad qué hace durante dos semanas, y añadid la siguiente.

## Lo que conviene automatizar

**En corto**

- Lo que siempre se hace igual y nadie decide.
- Lo que se olvida por ser aburrido, no por ser difícil.
- Lo que dispara trabajo para otra persona del equipo.

## Lo que no

Todo lo que tenga un «depende». Aprobar, rechazar, bloquear a un proveedor o dar por bueno un documento son decisiones, y una regla no responde de ellas si sale mal.

> [!WARNING]
> Cada acción que dispara una regla consume, igual que si la hiciera una persona. Una regla que se dispara mil veces gasta mil: conviene mirar el desglose el primer mes.

> [!NOTE]
> La regla que más devuelve casi siempre es la más aburrida: abrir una tarea cuando algo lleva parado demasiado. Es lo que nadie hace a mano y lo que más expedientes muertos evita.

**¿Puedo pararlas?**

Sí, y conviene saber cómo antes de necesitarlo.

**¿Queda registrado lo que hizo una regla?**

Sí, igual que lo que hace una persona.

**¿Cuántas conviene tener?**

Pocas y entendidas. Veinte reglas que nadie recuerda son un sistema que nadie controla.

## Ejemplos

**Una empresa acumula expedientes parados porque nadie revisa cuáles llevan semanas sin moverse.**

- Pone una regla: a los 21 días parado, abrir tarea al responsable

→ Los expedientes muertos dejan de acumularse sin que nadie tenga que acordarse de revisarlos.

**Una regla lanza el proceso de alta al crear un proveedor y nadie revisa qué dispara.**

- Consulta qué reglas están activas y qué hace cada una
- Prueba la regla con un caso real antes de dejarla suelta
- Revisa a las cuatro semanas si sigue teniendo sentido

→ El sistema hace cosas conocidas en lugar de sorprender a alguien un martes.

**Dos reglas se disparan con lo mismo y el proveedor recibe dos avisos.**

- Comprueba solapes antes de añadir una nueva

→ El destinatario recibe un mensaje y no dos.

**Una regla se dispara con un caso que nadie previó.**

- Acota la condición todo lo que se pueda

→ La regla actúa donde debe.

**La regla lleva un año y el proceso cambió hace seis meses.**

- Revisa las reglas cuando cambia el circuito

→ El sistema acompaña al proceso.

**Se apaga una regla y nadie sabe qué dejó de hacerse.**

- Anota qué hacía antes de apagarla

→ El hueco se ve en lugar de descubrirse.

**Nadie sabe quién creó una regla ni por qué.**

- Registra el motivo al crearla

→ La regla se puede revisar con criterio.

**Una regla manda correos de madrugada.**

- Configura la ventana horaria

→ El aviso llega cuando alguien puede atenderlo.