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categoria: colaboracion
subcategoria: externos
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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CL-001, KB-CL-008]
citadoPor: [KB-CL-011, KB-CL-012]
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# Cuando vuestro cliente usa su propia plataforma

_Tener que subir lo mismo en cinco sitios distintos, y cómo dejar de duplicar._

**Responde a:** mi cliente me obliga a usar su plataforma · subir documentación en varios portales · cada cliente tiene su sistema documental · duplicar documentación para clientes

Trabajáis para cinco clientes grandes y cada uno tiene su portal. Los cinco os piden lo mismo —seguro, estar al corriente, formación de vuestra gente— y hay que subirlo cinco veces, con cinco calendarios de renovación distintos que nadie lleva junto.

## Lo que hay que separar

| Qué | Dónde vive | Quién lo mantiene |
| --- | --- | --- |
| Vuestra documentación real | Vuestro expediente, una sola vez | Vosotros |
| La copia en el portal del cliente A | Su portal | Vosotros, subiéndola |
| La copia en el portal del cliente B | Su portal | Vosotros, otra vez |

> [!IMPORTANT]
> El error es tratar el portal del cliente como el sitio donde vive vuestra documentación. Vive en el vuestro; los portales son copias, y cuando se renueva algo hay que actualizar todas. Si el original vive en cinco sitios, no hay original.

## Cómo se deja de duplicar el trabajo

1. **Un único expediente vuestro** — Con la versión buena de cada documento y su caducidad marcada.
2. **Una lista de dónde hay copia** — Qué portal de qué cliente tiene qué documento. Sin esa lista, la renovación siempre se olvida en alguno.
3. **Al renovar, actualizar todas** — Es el momento en que se hace, no cuando el cliente avisa de que tenéis algo vencido.

> [!WARNING]
> Un documento caducado en el portal de un cliente puede bloquearos el acceso a su obra o el cobro de una factura, aunque el vuestro esté al día. Para ese cliente, la verdad es lo que hay en su portal.

## Si el portal lo permite

Algunos clientes aceptan un enlace de verificación en lugar de una copia. Es lo mejor de los dos mundos: ellos comprueban en el momento y vosotros dejáis de mantener copias. Preguntadlo: se concede más veces de lo que se pide.

> [!NOTE]
> Si un agente puede entrar en ese portal a subir la documentación, esta es una de las tareas donde más compensa — es mecánico, repetitivo y verificable.

**¿Puedo darle acceso al cliente en vez de subirlo?**

Depende de su política; merece la pena preguntarlo.

**¿Y si cada portal pide otro formato?**

Guardad el original y adaptad copias; nunca al revés.

**¿Cuántos portales son demasiados?**

A partir de tres, sin una lista de dónde hay copia se os va a olvidar alguno.

## Ejemplos

**Una subcontrata renueva su seguro y a las tres semanas un cliente le bloquea el acceso a obra.**

- Mantiene un expediente propio con la lista de portales donde hay copia
- Al renovar, actualiza los cinco

→ Deja de descubrir por bloqueos que se le había olvidado uno.

**Cinco clientes tienen su propio portal y el equipo mantiene la misma documentación en seis sitios.**

- Mantén un único expediente propio al día
- Sube a cada portal desde ahí, no desde carpetas sueltas
- Registra qué se subió a cada uno y cuándo

→ La renovación se hace una vez y se replica, en lugar de repetirse cinco veces con versiones distintas.

**Se renueva un documento y solo se actualiza en tres portales.**

- Consulta a qué clientes hay que replicarlo

→ Ningún cliente se queda con la versión vieja.

**Cada portal pide el mismo documento con otro nombre.**

- Guarda el original y adapta al subir

→ El trabajo de fondo se hace una vez.

**El portal del cliente rechaza el documento sin decir por qué.**

- Pregunta el motivo concreto antes de resubir

→ El segundo intento va dirigido.

**Nadie sabe qué caduca en qué portal.**

- Registra los vencimientos en el expediente propio

→ El aviso llega una vez y cubre todos los portales.

**El cliente cambia de portal y hay que empezar de cero.**

- Conserva el expediente propio al margen del portal

→ El cambio del cliente no os cuesta el histórico.

**Dos personas suben cosas distintas al mismo portal.**

- Asigna un responsable por cliente

→ El portal recibe una versión coherente.