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actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-CL-001, KB-CL-009, KB-CL-003]
citadoPor: [KB-CL-018, KB-CL-020]
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# Un proyecto con varias empresas a la vez

_Una unión temporal, un consorcio o una obra compartida: quién guarda qué y quién responde._

**Responde a:** documentación de una ute · proyecto con varias empresas quien guarda los documentos · consorcio documentación compartida · trabajar con un socio en un proyecto conjunto

Cuando dos o tres empresas se juntan para un proyecto, lo primero que se acuerda es el reparto del trabajo y el dinero. Lo que casi nunca se acuerda es dónde vive la documentación — y eso se convierte en un problema justo cuando el proyecto termina y cada uno se va por su lado.

## Las tres preguntas que hay que cerrar al empezar

1. **¿Dónde está el expediente del proyecto?** — En un sitio, no en tres. Si cada socio guarda lo suyo, nadie tiene el conjunto.
2. **¿Quién ve qué?** — Todos ven el proyecto; lo interno de cada empresa no se comparte por defecto.
3. **¿Qué se lleva cada uno al terminar?** — Se decide antes. Después, la conversación es mucho más incómoda.

> [!IMPORTANT]
> La tercera es la que se olvida siempre y la que más problemas causa años después, cuando llega una reclamación y hay que reconstruir qué se hizo. Si nadie acordó quién conserva el conjunto, cada socio tiene un trozo y ninguno puede responder entero.

## Cómo se organiza en la práctica

| Capa | Quién entra | Qué contiene |
| --- | --- | --- |
| El proyecto común | Todos los socios | Lo que afecta al conjunto: contratos, actas, entregas |
| Lo de cada socio | Solo esa empresa | Su personal, sus subcontratas, sus costes |
| Los terceros | Por su enlace, sin cuenta | Solo lo suyo: lo que firman o aportan |

> [!WARNING]
> El error caro es hacerlo al revés: abrir un espacio donde todos ven todo «porque somos socios». La documentación laboral y de costes de cada empresa no tiene por qué circular, y compartirla crea obligaciones que nadie quería asumir.

## Lo que hay que dejar registrado durante

**En corto**

- Quién aportó cada documento y cuándo.
- Qué se aprobó, por quién y con qué versión delante.
- Y las comunicaciones que comprometen algo, dentro y no en correos cruzados.

Estas tres cosas son las que se piden si el proyecto acaba en discusión. Y son gratis de registrar mientras ocurre e imposibles de reconstruir después.

> [!NOTE]
> Vale igual para una obra en unión temporal, un consorcio de investigación, una promoción a medias o un encargo grande repartido entre un despacho y una consultora. Cambia el vocabulario, no la mecánica.

**¿Y si cada socio usa un sistema distinto?**

Se elige uno para el proyecto común; lo interno sigue donde cada uno quiera.

**¿Se puede dar acceso solo a una fase?**

Sí, y para colaboradores puntuales es lo razonable.

**¿Quién paga el consumo?**

Lo que se ejecute desde la organización que aloja el proyecto sale de su saldo; conviene pactarlo con el resto del reparto.

## Ejemplos

**Dos constructoras van juntas a una obra y cada una guarda su parte.**

- Abren el proyecto común y dejan lo interno de cada una aparte
- Acuerdan por escrito quién conserva el conjunto al terminar

→ Cuatro años después, ante una reclamación, hay un único expediente completo al que acudir.

**En un proyecto con cinco empresas cada una manda su documentación a quien le parece.**

- Registra a cada empresa como participante con su alcance
- Asigna qué documento aporta cada una
- Consulta el avance por participante en lugar de por bandeja

→ Nadie duplica ni se queda fuera, y se reclama solo a quien tiene algo pendiente.

**Una empresa ve la documentación de otra que compite con ella.**

- Limita el alcance de cada participante

→ Cada una ve lo suyo.

**Se reclama a las cinco cuando falta una.**

- Reclama solo a quien tiene pendiente

→ Las que cumplieron no reciben recordatorios.

**Dos empresas suben el mismo documento.**

- Deja claro quién aporta qué desde el principio

→ Se evita el trabajo duplicado.

**El proyecto termina y los accesos siguen activos.**

- Retira los accesos al cerrar

→ El expediente no queda abierto a cinco empresas.

**Una empresa subcontrata y aparece un participante inesperado.**

- Registra qué empresas están autorizadas

→ La lista de quien participa es conocida.

**Nadie sabe quién aportó qué cuando surge un problema.**

- Consulta el registro de participantes

→ La pregunta se contesta con nombre y fecha.