--- id: KB-CL-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/cuando-el-tercero-es-una-persona-y-no-una-empresa idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: externos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-012, KB-CC-012, KB-CL-014, KB-CL-018] citadoPor: [KB-CC-017] --- # Cuando el tercero es una persona y no una empresa _Un empleado, un inquilino, un paciente o un cliente particular no se comportan como un proveedor, y conviene no tratarlos igual._ **Responde a:** pedir documentación a un particular · firmar con clientes personas físicas · el trabajador no firma lo que le mando · documentación de inquilinos o pacientes Casi todo lo que funciona con proveedores se puede aplicar a personas, pero hay cuatro diferencias que cambian el resultado. Ignorarlas explica la mayoría de los casos en los que un proceso que iba muy bien con empresas se atasca al aplicarlo a particulares. ## Las cuatro diferencias | Con una empresa | Con una persona | | --- | --- | | Hay alguien cuyo trabajo es contestaros | Contestaros no es el trabajo de nadie | | El correo se lee en horario laboral | El móvil se mira a cualquier hora, el correo casi nunca | | Sabe qué documentos son y dónde están | Puede no saber qué le estáis pidiendo exactamente | | Los datos son de la empresa | Los datos son suyos, y eso cambia vuestras obligaciones | > [!IMPORTANT] > La cuarta es la que más consecuencias tiene y la que menos se piensa. Cuando el tercero es una persona, lo que os aporta son **sus** datos personales: hay que pedir solo lo necesario, decir para qué, y no conservarlo más allá de lo que haga falta. Pedir de más «por si acaso» con una empresa es incómodo; con una persona es una decisión de la que respondéis. ## Lo que cambia en la práctica 1. **El canal** — Un mensaje al móvil funciona muchísimo mejor que el correo, y a menudo es el único que se lee. 2. **El lenguaje** — Nombres de documentos que entienda: «el DNI por las dos caras», no «documentación identificativa». 3. **La expectativa de esfuerzo** — Si hay que registrarse o instalar algo, la mitad abandona. Por su enlace, sin cuenta, no. 4. **Y el tono de la insistencia** — Dos recordatorios espaciados, no cinco: con particulares, insistir de más quema la relación en vez de acelerarla. > [!WARNING] > El error más frecuente es reusar la plantilla de proveedores cambiando cuatro palabras. Un texto que a una gestoría le parece normal —«se requiere aportar la documentación preceptiva en el plazo indicado»— a un particular le suena a burocracia o directamente a fraude, y no contesta. Y cuando no contesta, la conclusión suele ser que «no colabora», cuando el problema era el mensaje. ## Lo que sí conviene mantener igual **En corto** - Que lo aportado entre al expediente y no a un correo personal. - Que quede constancia de qué se pidió, cuándo y qué se recibió. - Y que la firma se haga por una vía que deje prueba, no con un «vale» por mensaje. Esa última protege a las dos partes: en una relación con un particular, la prueba de qué aceptó y cuándo es tan útil para él como para vosotros. > [!NOTE] > Si vais a manejar documentación de muchas personas —plantilla, inquilinos, pacientes, alumnos—, decidid antes qué se conserva y durante cuánto. Es la parte que no se puede arreglar después y la que más pesa si alguien ejerce sus derechos. **¿Puedo mandarle un recordatorio por WhatsApp?** Si tenéis una base para usar ese canal con esa persona, sí, y suele funcionar mucho mejor. **¿Y si me manda la foto por mensajería?** Subidla al expediente: lo que no puede quedarse es solo en el móvil de alguien. **¿Hace falta que cree una cuenta?** No, y es justo lo que hay que evitar: entra por su enlace y aporta o firma. ## Ejemplos **Una inmobiliaria usa con inquilinos la misma plantilla que con proveedores y no contesta nadie.** - Reescribe la petición con nombres de documentos que se entienden - Manda por móvil y deja dos recordatorios espaciados → La documentación de los inquilinos entra en días en lugar de semanas, sin llamar a nadie. **Se pide documentación a un autónomo con el mismo tono y volumen que a una empresa de cien personas.** - Pide lo mínimo que resuelva el requisito - Explica en una línea para qué hace falta cada cosa - Dale un sitio donde subirlo sin registrarse → El autónomo entrega el mismo día en lugar de dejarlo por no saber por dónde empezar. **Se le manda un portal con registro y no entra.** - Manda el enlace directo sin cuenta → Entrega sin fricción. **Se le piden nueve documentos de golpe.** - Pide dos y añade el resto después → El primer intento se completa. **Se le escribe con jerga de empresa grande.** - Escribe como se le hablaría por teléfono → El mensaje se entiende sin llamar. **Los recordatorios llegan a diario y se siente perseguido.** - Espacia la cadencia → La relación no se resiente. **Manda una foto del documento desde el móvil.** - Acepta la foto si se lee y regístrala → La entrega cuenta y el expediente avanza. **Se le pide un documento que en su caso no existe.** - Comprueba qué aplica a un autónomo antes de pedir → No se persigue lo imposible.