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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CL-011, KB-CL-008, KB-CL-017]
citadoPor: [KB-CL-016]
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# Cuando vuestro proveedor subcontrata a otro

_Los documentos empiezan a llegar a nombre de una empresa que no está en vuestro contrato. Qué hacer con ellos._

**Responde a:** mi proveedor ha subcontratado a otra empresa · me llega un certificado de una empresa que no conozco · quién responde si falla la subcontrata · documentación de la cadena de proveedores

Contratasteis a una empresa y de repente el albarán viene de otra, el técnico que aparece lleva otro logo, o el certificado llega a nombre de un tercero. No es raro ni tiene por qué ser un problema — lo es cuando pasa sin que nadie lo diga y los documentos entran igual.

## Qué cambia y qué no cambia

| Aspecto | Qué pasa cuando hay subcontrata |
| --- | --- |
| Quién responde ante vosotros | El que contratasteis, salvo que acordarais otra cosa |
| Quién genera los documentos | Puede ser el otro, y suele serlo |
| A quién reclamáis | A vuestro proveedor, no al que ejecutó |
| Qué tenéis que poder demostrar | Que sabíais quién estaba trabajando y con qué documentación |

> [!IMPORTANT]
> La cuarta fila es la que se descuida y la que pregunta cualquiera que revise: **un documento a nombre de una empresa que no aparece en vuestro contrato no dice nada por sí solo**. Sin constancia de que ese tercero estaba autorizado por vuestro proveedor a hacer ese trabajo, tenéis un certificado que no se puede atar a nada. Y eso no se arregla después, porque lo que falta es el enlace entre los dos, no el papel.

## Cómo dejarlo atado sin frenar el trabajo

1. **Pedir que os comuniquen la subcontratación** — Basta un correo del proveedor diciendo a quién delega y para qué.
2. **Guardar ese correo en el mismo expediente** — Es la pieza que enlaza el documento con vuestro contrato.
3. **Pedir al subcontratista lo mismo que al proveedor** — Con el mismo proceso: no hace falta inventar uno nuevo.
4. **Y anotar la fecha desde la que interviene** — Si algo pasó antes o después, esa fecha lo resuelve solo.

> [!WARNING]
> Lo que más sorprende de esta situación: **quien tiene que pedirle los documentos al subcontratista suele ser vuestro proveedor, no vosotros** — es su relación, no la vuestra. Pero quien responde de no tenerlos, cuando alguien revise, seguís siendo vosotros. Esa asimetría es incómoda y es real, y se gestiona pidiéndoselos a vuestro proveedor: que os los entregue él, aunque los produzca otro.

## Cuándo conviene parar

**En corto**

- Cuando hay más eslabones de los que os dijeron y nadie sabe cuántos.
- Cuando el subcontratista cambia cada semana y no llega documentación de ninguno.
- Y cuando el trabajo requiere una habilitación concreta: ahí no se acepta a nadie sin comprobar.

> [!NOTE]
> Hasta qué punto os obliga a controlar la cadena depende del sector y del tipo de trabajo, y en algunos hay reglas específicas de subcontratación. **Eso lo concreta vuestro asesor**; lo que aquí importa es que la trazabilidad de quién hizo qué se pierde en el primer eslabón que nadie anotó.

**¿Puedo prohibir la subcontratación?**

Es una cláusula de contrato, y vuestro asesor os dirá cómo redactarla.

**¿Y si me entero por casualidad?**

Es la señal de que hay que pedirlo por escrito, no de que haya mala intención.

**¿Doy acceso al subcontratista?**

Mejor que aporte por el mismo camino que un tercero cualquiera, con su rastro propio.

## Ejemplos

**A una empresa le llegan certificados a nombre de una compañía que no aparece en su contrato.**

- Pide a su proveedor el correo que autoriza la subcontrata y lo guarda en el mismo expediente

→ El certificado queda enlazado con el contrato, y la revisión deja de tener un cabo suelto.

**Vuestro proveedor de mantenimiento manda a una empresa distinta y nadie lo sabía hasta ver la furgoneta.**

- Deja pactado por contrato si puede subcontratar y con qué condiciones
- Registra qué empresas están autorizadas por cada proveedor
- Exige a la subcontrata lo mismo que al proveedor

→ La cadena es conocida antes del servicio y el hueco documental no se queda en vuestro balance.

**El cliente pregunta por la subcontrata y nadie sabe quién es.**

- Pide al proveedor que declare su cadena

→ La respuesta existe antes de la pregunta.

**La subcontrata no cumple lo que el proveedor firmó.**

- Traslada el mismo listado hacia abajo

→ El compromiso llega hasta quien ejecuta.

**Se autoriza la subcontratación de palabra.**

- Regístrala con su alcance y su fecha

→ Lo autorizado es demostrable.

**La subcontrata cambia y nadie lo comunica.**

- Pide que informen de cualquier cambio

→ El cambio llega antes que el servicio.

**Una revisión pregunta quién estuvo en la instalación un día concreto.**

- Consulta el registro de accesos autorizados

→ Se contesta por la fecha de aquel día.

**Se descubre la subcontratación en una auditoría.**

- Revisa la cadena declarada periódicamente

→ El hallazgo se adelanta al auditor.