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categoria: colaboracion
subcategoria: automatico
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CL-013, KB-CL-010, KB-CL-015]
citadoPor: [KB-CL-002]
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# Cuándo apagar una automatización

_Se habla mucho de cuáles encender. Reconocer cuál sobra es igual de importante y nadie lo cuenta._

**Responde a:** una regla automática molesta más que ayuda · desactivar una automatización · el equipo se salta la regla · demasiados avisos automáticos

Las automatizaciones se montan con una idea clara y se quedan para siempre, aunque el trabajo que describían haya cambiado. Nadie las revisa porque no molestan lo suficiente para dedicarles una tarde — solo lo justo para que la gente aprenda a esquivarlas.

## Las señales de que una sobra

| Señal | Qué significa realmente |
| --- | --- |
| El equipo ha inventado un truco para esquivarla | La regla ya no describe cómo trabajáis |
| Las excepciones son más frecuentes que el caso normal | La regla está escrita al revés |
| Nadie recuerda quién la montó ni por qué | Nadie va a poder juzgar si sigue teniendo sentido |
| Su aviso se archiva sin leer | Ya no informa: solo hace ruido |
| Genera trabajo de corregir lo que hizo | Está restando, aunque parezca que ahorra |

> [!IMPORTANT]
> La primera fila es la más importante y la que menos se mira: **cuando alguien encuentra la forma de esquivar una regla, los datos empiezan a mentir sin que nadie mienta**. Si para evitar que salte un aviso el equipo deja un expediente en un estado que no le corresponde, vuestros informes reflejan ese apaño, no la realidad. La automatización no solo dejó de ayudar: está deformando lo que veis. Y no lo detectaréis en el panel, porque el panel es justo lo que se ha vuelto falso.

## Cómo se decide sin discutir

1. **Mirad cuántas veces se aplicó el último mes** — Si es cero, se retira. Si es constante, hay que mirarla mejor.
2. **Preguntad a quien la sufre, no a quien la montó** — El que la configuró la recuerda con cariño; el que la recibe, no.
3. **Desactivadla dos semanas antes de borrarla** — Si nadie la echa de menos, respuesta obtenida.
4. **Y anotad por qué se retiró** — Evita que alguien la vuelva a montar dentro de un año.

> [!WARNING]
> Y hay un caso que conviene tratar aparte: **una automatización que va hacia fuera no se apaga sin avisar a quien la recibía**. Si vuestros proveedores llevan un año recibiendo un recordatorio automático y deja de llegar, no piensan que lo apagasteis: piensan que ya no hace falta el documento. Lo que se retira hacia dentro se retira sin más; lo que salía hacia fuera se sustituye por algo o se anuncia.

## Lo que conviene revisar una vez al año

**En corto**

- Qué reglas hay activas y quién responde de cada una hoy.
- Cuáles no se han disparado nunca: o el caso no ocurre o están mal escritas.
- Y cuáles se disparan siempre: eso ya no es una excepción, es vuestro proceso normal.

> [!NOTE]
> Apagar una automatización no es reconocer un error: lo que valía cuando teníais veinte expedientes al mes puede estorbar con doscientos. Lo raro sería que todas siguieran encajando dos años después.

**¿Se puede desactivar sin borrar?**

Sí, y es lo que conviene: si hace falta, se vuelve a encender.

**¿Y si solo molesta a una persona?**

Mirad si esa persona es la que más la usa. Suele serlo.

**¿Cuántas conviene tener?**

Las que alguien pueda explicar. Si nadie sabe qué hace una, sobra.

## Ejemplos

**Un equipo deja expedientes en un estado que no toca para evitar que salte un aviso automático.**

- Desactiva la regla dos semanas y comprueba si alguien la echa de menos

→ Nadie la echa en falta, y los estados vuelven a decir lo que de verdad pasa.

**Una automatización lleva ocho meses activa y nadie sabe si sigue haciendo falta.**

- Consulta cuántas veces se ha disparado en el último trimestre
- Comprueba si el proceso que la justificaba sigue igual
- Apágala si no aporta y anota qué hacía

→ El sistema hace lo que la empresa necesita hoy y no lo que necesitaba hace un año.

**La automatización molesta más de lo que ayuda.**

- Pregunta a quien la recibe

→ La decisión se toma con quien la sufre.

**Se apaga y deja de pasar algo que sí hacía falta.**

- Anota qué hacía antes de apagarla

→ El hueco se ve en lugar de descubrirse.

**Se apaga y nadie asume lo que hacía.**

- Asigna a alguien lo que dejaba de hacerse

→ El apagado no deja trabajo huérfano.

**Se mantiene por si acaso sin saber si funciona.**

- Consulta el historial de ejecuciones

→ Se mantiene lo que funciona.

**Nadie sabe quién puede apagarla.**

- Deja escrito el responsable de cada regla

→ La decisión tiene dueño.

**Se apaga sin avisar y alguien la echa de menos.**

- Comunica el cambio antes de aplicarlo

→ Nadie descubre el cambio por un fallo.