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categoria: sector-construccion
subcategoria: climatizacion
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CN-006, KB-CF-014]
citadoPor: [KB-CS-037]
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# Climatización: de la puesta en marcha al mantenimiento

_El traspaso entre quien instala y quien mantiene es donde se pierde la documentación que después hace falta._

**Responde a:** documentación de una instalación de climatización · certificado de instalación y puesta en marcha · mantenimiento de equipos de frío registros · manipulación de gases fluorados documentación

Una instalación de climatización genera documentación en dos momentos muy separados: cuando se monta y arranca, y después durante años cada vez que alguien la revisa. El problema es que casi nunca los hace la misma empresa, y en ese salto se pierde justo lo que hace falta cuando algo falla.

## Lo que se genera y quién lo tiene

| Documento | Cuándo | Quién suele tenerlo |
| --- | --- | --- |
| Proyecto o memoria de la instalación | Antes | El instalador o la ingeniería |
| Certificado de instalación y puesta en marcha | Al terminar | El instalador, y a veces solo él |
| Registros de carga y equipos | Al montar y en cada intervención | Quien manipula, que puede ser otro |
| Revisiones periódicas | Durante toda la vida | El mantenedor de cada momento |

> [!IMPORTANT]
> La segunda fila es la que más se pierde y la que más falta hace: **el certificado de puesta en marcha lo emite el instalador, que cobra y se va**. Si la propiedad no lo reclama en ese momento, dentro de tres años estará pidiéndoselo a una empresa con la que ya no tiene relación — y eso, cuando la instalación tiene un problema o hay que justificar algo, es exactamente el peor momento.

## El traspaso, que es donde falla

1. **Reunir la documentación antes de pagar la última certificación** — Es la única palanca real, y funciona en climatización como en cualquier oficio.
2. **Guardarla por equipo, no por empresa** — El instalador cambia; la máquina sigue ahí veinte años.
3. **Dársela completa a quien vaya a mantener** — Un mantenedor sin la puesta en marcha trabaja a ciegas y lo notaréis en la primera avería.
4. **Y añadir cada intervención al mismo expediente** — Aunque la haga otra empresa distinta cada año.

> [!WARNING]
> Detalle que solo aparece cuando cambia el mantenedor: **quien manipula ciertos equipos y gases necesita una habilitación específica, y esa habilitación es de la persona o de la empresa, no del equipo**. Comprobarlo es de quien contrata, no del que llega con la furgoneta. Y hay que comprobarlo vigente en las fechas en que trabajó, no solo el día que se firmó el contrato.

## Lo que se pide después

**En corto**

- Qué se instaló exactamente y con qué características.
- Las revisiones hechas, con fecha y quién las hizo.
- Las intervenciones sobre el circuito y lo que se cargó o recuperó.
- Y la habilitación de quien lo hizo, vigente ese día.

Las cuatro las pide un seguro tras un siniestro, una inspección o el siguiente propietario. Y las cuatro se responden desde el expediente del equipo si se fueron guardando, o no se responden.

> [!NOTE]
> Qué revisiones son obligatorias, con qué periodicidad y qué habilitaciones se exigen dependen del tipo de instalación, del refrigerante y de la normativa aplicable, que se actualiza. **Confirmadlo con vuestro técnico o mantenedor**; aquí se describe qué documentación existe y dónde se pierde.

**¿Y si el instalador ya no existe?**

Se reconstruye lo que se pueda con lo que haya y se anota lo que falta y por qué.

**¿Sirve el parte del mantenedor como registro?**

Sí, si va al expediente del equipo el mismo día y no a una carpeta anual.

**¿Esto vale para una sola máquina en una oficina?**

Sí, y cuesta menos: un expediente por equipo aunque solo haya dos.

## Ejemplos

**Una propiedad cambia de mantenedor y el nuevo pide la puesta en marcha, que nadie tiene.**

- Reclama la documentación al instalador antes de la última certificación en la siguiente obra
- Guarda todo por equipo y no por empresa

→ El siguiente cambio de mantenedor se resuelve entregando el expediente completo del equipo.

**La puesta en marcha se documenta y se pierde.**

- Captura el acta en el momento

→ El documento llega al expediente.

**El mantenimiento posterior no sabe qué se instaló.**

- Guarda el expediente junto a la instalación

→ Quien mantiene encuentra lo que se puso.

**Las revisiones por calendario se olvidan.**

- Avisa de cada vencimiento con antelación

→ El calendario se cumple solo.

**Se repara un equipo que estaba en garantía.**

- Registra qué garantías siguen vivas

→ El coste evitable se evita.

**Un cliente pide justificar una intervención antigua.**

- Conserva el histórico por instalación

→ Se contesta sin reconstruir.