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idioma: es
categoria: sector-construccion
subcategoria: mantenimiento
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CN-032, KB-CS-042]
citadoPor: [KB-CN-035]
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# El que mantiene lo que construyó otro

_Os dan las llaves de un edificio y una carpeta incompleta. Todo lo que no esté ahí lo descubriréis abriendo cosas._

**Responde a:** asumir el mantenimiento de un edificio existente · no tengo documentacion de las instalaciones · que pedir al empezar un contrato de mantenimiento · inventario de instalaciones de un edificio

Empezáis un contrato sobre un edificio que no construisteis, con instalaciones que no elegisteis y una documentación que os entrega alguien que tampoco estaba cuando se hizo. **Lo que recibáis el primer día es todo lo que vais a recibir**: a partir de ahí, cada cosa que falte se descubre en el momento más caro posible, que es cuando algo se ha estropeado.

## Lo que se hereda y lo que no

| Lo que hay | Lo que se suele recibir | Lo que hace falta |
| --- | --- | --- |
| El edificio | Las llaves | Saber qué hay dentro |
| Las instalaciones | Una carpeta | Marcas, modelos y ubicaciones |
| El histórico | Casi nunca | Qué se ha hecho antes |
| **Las garantías vivas** | **Rara vez** | **Qué NO hay que tocar todavía** |

> [!IMPORTANT]
> **El dato que más dinero ahorra y que casi nunca se traspasa es qué está todavía en garantía.** Un equipo reparado por vosotros que estaba cubierto es dinero perdido dos veces: lo que costó arreglarlo y lo que habría costado no arreglarlo. Preguntarlo al empezar cuesta una conversación; descubrirlo después de la primera avería cuesta la avería entera y no se recupera.

## Lo que hay que levantar en las primeras semanas

1. **Un inventario propio, aunque sea básico** — Qué hay, dónde está y de qué marca. Sin eso no se planifica nada.
2. **Qué revisiones tocan y cuándo** — Las que van por calendario no avisan y llegan todas juntas.
3. **Qué documentación falta, listado y pedido** — Al principio hay interlocutor; en seis meses puede que no.
4. **Y dónde se va a guardar lo que generéis** — Vuestro histórico empieza hoy y es el activo del contrato.

> [!WARNING]
> Hay un final previsible que conviene tener en cuenta desde el principio: **algún día este contrato se acaba y alguien pedirá el histórico**. Si todo lo que habéis hecho durante cinco años vive en partes de trabajo en papel y en la cabeza de dos técnicos, ese traspaso será igual de malo que el que sufristeis vosotros — y además os deja sin argumento para renovar, porque no podréis enseñar lo que hicisteis. El histórico bien llevado es lo que os defiende en las dos direcciones.

> [!NOTE]
> Qué revisiones son obligatorias en cada instalación, con qué periodicidad, quién puede ejecutarlas y qué registros hay que conservar **lo determina la normativa aplicable a cada equipo, y lo concreta vuestro asesor o el organismo competente**. Aquí se explica lo organizativo: cómo levantar el inventario y el calendario cuando se hereda un edificio a ciegas.

**¿Qué pido el primer día?**

Inventario, garantías vivas e histórico. En ese orden, y por escrito.

**¿Y si no existe documentación?**

Se levanta. Es coste del arranque y se recupera en la primera avería evitada.

**¿Merece la pena guardar mi propio histórico?**

Es lo que os defiende en una reclamación y en una renovación.

## Ejemplos

**Se repara un equipo que estaba todavía en garantía.**

- Registra qué garantías siguen vivas y hasta cuándo

→ El coste evitable se evita.

**Nadie sabe qué instalaciones hay ni dónde están.**

- Permite levantar y consultar el inventario

→ El mantenimiento se planifica sobre datos.

**Las revisiones por calendario llegan todas juntas.**

- Avisa de cada vencimiento con antelación

→ El calendario se reparte en lugar de acumularse.

**El histórico vive en partes en papel y en dos técnicos.**

- Guarda cada intervención en el expediente del edificio

→ El conocimiento deja de ser personal.

**Falta documentación y ya no hay a quién pedírsela.**

- Deja constancia de lo pedido al empezar el contrato

→ La petición se hace mientras hay interlocutor.

**Acaba el contrato y hay que entregar cinco años de trabajo.**

- Conserva el histórico completo y exportable

→ El traspaso se hace en horas y demuestra lo hecho.