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actualizado: 2026-08-13
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# Preparar bien un documento para firma

_Dónde va cada firma, qué rellena cada uno y por qué revisarlo antes ahorra anular después._

**Responde a:** poner el campo de firma en el pdf · que el firmante rellene un dato · preparar un contrato para firmar · campos de firma y fecha

Casi todos los envíos que hay que anular no fallan al firmar: fallan al prepararse. Cinco minutos de revisión antes evitan la conversación incómoda de después.

**En corto**

- Cada firmante tiene su sitio: dos firmas en el mismo hueco se pisan.
- Lo que tenga que rellenar el firmante, ponlo como campo suyo, no lo dejes en blanco.
- La fecha la pone el sistema; no la dejes a mano.

## Los cuatro tipos de hueco

| Hueco | Quién lo rellena | Cuándo usarlo |
| --- | --- | --- |
| Firma | El firmante | Siempre, uno por persona |
| Fecha | El sistema | Nunca a mano: una fecha escrita por el firmante no prueba cuándo firmó |
| Dato del firmante | El firmante | DNI, cargo, número de cuenta que tú no tienes |
| Dato tuyo | Tú, al preparar | Importe, referencia, lo que ya sabes |

## La revisión de cinco minutos

1. **Comprueba que hay tantas firmas como firmantes, y que cada una está en su sitio.**
2. **Lee el documento entero una vez, no en diagonal. Los errores de importe se ven aquí.**
3. **Mira la versión previa tal y como la verá el firmante.**
4. **Si son más de veinte envíos, manda uno a ti mismo primero.**

> [!IMPORTANT]
> Un documento con el importe mal firmado por doscientas personas no se arregla anulando: hay que volver a mandarlo y explicar por qué. Los cinco minutos de antes valen más que cualquier función de después.

> [!WARNING]
> No pongas huecos que el firmante no pueda rellenar. Pedirle un dato que no tiene a mano es la forma más segura de que deje el documento a medias.

**¿Puedo mover un hueco después de enviar?**

Si nadie ha firmado, sí, reenviándolo. Después, no.

**¿Se puede firmar en más de una página?**

Sí, tantas veces como pongas huecos de firma.

**¿Y si el documento tiene anexos?**

Se firma el conjunto; los anexos van dentro del mismo documento.

## Ejemplos

**Una empresa va a mandar 180 anexos con el importe personalizado.**

- Se lo manda primero a sí misma
- Comprueba que el importe sale bien y la firma está donde toca
- Lanza los 180

→ No hay que anular ninguno, frente a la vez anterior en que se anularon 180 por un campo mal puesto.

**Se manda sin colocar los campos de firma.**

- Los coloca antes de enviar

→ El firmante sabe dónde firmar sin preguntar.

**Dos firmantes firman en el mismo sitio.**

- Asigna un campo a cada uno

→ Cada firma queda identificada.

**Hace falta que el firmante rellene un dato.**

- Añade el campo correspondiente

→ El dato llega con la firma y no en un correo aparte.

**El documento tiene una errata que se ve al firmar.**

- Lo revisa entero antes de enviar

→ Se evita anular y volver a mandar.

**El PDF tiene páginas en blanco al final.**

- Limpia el documento antes de enviarlo

→ El firmante no duda de si falta algo.