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actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-CO-014, KB-CF-012]
citadoPor: [KB-CO-011]
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# Documentos que hay que firmar cada año

_Renovaciones, códigos de conducta y anexos: lo que se repite conviene que se repita solo._

**Responde a:** firmas que se repiten cada año · renovar la aceptación de un código de conducta · mandar a firmar el mismo documento anualmente · campaña anual de firmas

Hay documentos que no se firman una vez: se firman cada año. Códigos de conducta, políticas internas, cláusulas de confidencialidad, condiciones de colaboración, autorizaciones que caducan. Y como tocan una vez al año, siempre pillan a alguien de vacaciones.

## Cómo se plantea la campaña anual

1. **Una lista de quién tiene que firmar este año** — No la del año pasado: la gente cambia y ese desfase es la causa nº 1 de huecos.
2. **Un único envío a todos** — El mismo documento a doscientas personas cuenta como una acción, no doscientas.
3. **Insistencia automática y espaciada** — El grueso firma en las primeras 48 horas; el resto, con recordatorios.
4. **Y una lista visible de quién falta** — Es lo que permite el último empujón dirigido en lugar de un correo a todos.

> [!IMPORTANT]
> Conservad la versión firmada de cada año, no solo la última. Si el documento cambia —y suele cambiar—, lo que esa persona aceptó fue el texto de aquel año, y eso es lo que hay que poder enseñar si alguna vez se discute.

## Los tres huecos habituales

| Hueco | Por qué pasa | Cómo se cierra |
| --- | --- | --- |
| Quien entró después de la campaña | La lista era de enero y él llegó en marzo | Incluirlo en el alta, no esperar al año siguiente |
| Quien estaba de baja o de vacaciones | No vio el envío y nadie lo revisó luego | La lista de pendientes al cerrar la campaña |
| Quien cambió de puesto | Le tocaba otro documento distinto | Revisar la lista por rol, no por plantilla entera |

> [!WARNING]
> El primero es el más común y el que más raro queda en una auditoría: media plantilla con la política firmada y un grupo de gente sin firmarla porque entró en el mes equivocado. Si el alta incluye lo que toque firmar, deja de pasar.

## Cuándo conviene hacerlo por tandas

**En corto**

- Si son más de doscientas personas, para poder revisar sin agobio.
- Si hay varios idiomas, para mandar cada versión a quien toca.
- Y si el documento cambia por colectivo, para no mezclar textos.

> [!NOTE]
> Programar el envío para una fecha concreta ayuda más de lo que parece: un lunes por la mañana obtiene bastante mejor respuesta que un viernes por la tarde, y eso se decide al programarlo, no al mandarlo.

**¿Y quien no firma nunca?**

A la tercera deja de ser insistencia y pasa a ser una decisión de la empresa.

**¿Se puede saber quién lo ha leído?**

Se sabe quién lo abrió y quién firmó, con fecha y hora.

**¿Sirve para proveedores?**

Sí, es el mismo mecanismo que la renovación anual de documentación.

## Ejemplos

**Una empresa manda cada enero el código de conducta y siempre quedan huecos.**

- Genera la lista del año en curso, no la anterior
- Incluye el documento en el alta de quien entra después

→ La campaña cierra al 100 % y deja de haber grupos sin firmar por el mes de incorporación.

**La renovación anual se hace cuando alguien se acuerda.**

- Programa el envío con antelación

→ Sale sola cada año.

**Se manda a cien personas una por una.**

- Lanza el mismo documento a todos de una vez

→ La campaña se prepara en una tarde.

**Se renueva a quien ya lo firmó este año.**

- Excluye a quienes ya tienen la firma vigente

→ Nadie firma dos veces lo mismo.

**No se sabe quién falta por firmar.**

- Consulta el avance de la campaña

→ Se reclama a los que faltan y no a todos.

**El documento cambia de un año a otro.**

- Guarda cada versión con su año

→ Se sabe qué firmó cada uno y cuándo.