--- id: KB-CR-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/responsable-de-calidad idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: calidad audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-002, KB-TL-001, KB-SC-001] citadoPor: [KB-CR-002, KB-CR-004, KB-CR-019, KB-CR-005, KB-CR-007, KB-CS-003, KB-CF-001] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline/schemas --- # Calidad: homologar proveedores y que no se te caduque nada _Homologación por riesgo, control de vencimientos y no conformidades con trazabilidad._ **Responde a:** controlar caducidades de certificados de proveedor · homologación de proveedores por riesgo · gestión de no conformidades con trazabilidad · checklist digital de inspección de calidad · software para responsable de calidad El trabajo de calidad tiene dos mitades que se llevan mal entre sí: una es documental —homologar, archivar, renovar— y la otra es de campo —inspeccionar, detectar, corregir—. La primera se come el tiempo de la segunda, y la segunda es la que aporta. **En corto** - La homologación se pide sola, con lo que exige cada categoría de riesgo. - Los vencimientos avisan antes de vencer, no cuando los ve el auditor. - Cada no conformidad tiene responsable, plazo y cierre con evidencia. - El dossier de auditoría se exporta, no se recopila. **Homologar por riesgo** — No todos los proveedores merecen el mismo expediente, y la duda se resuelve siempre hacia arriba. **Approving by risk** — Not every supplier deserves the same file, and doubt is always resolved upwards. ## Homologar por riesgo, no por costumbre No todos los proveedores merecen el mismo expediente. Un proveedor crítico —el que si falla te para la línea o te compromete el producto— necesita más documentación y revisión más frecuente que uno de material de oficina. Un proceso por categoría resuelve esto sin tener que acordarse de nada. | Categoría | Qué se le pide | Cada cuánto se revisa | | --- | --- | --- | | Crítico | Certificación de norma, auditoría de segunda parte, plan de contingencia | Anual, con revisión intermedia | | Relevante | Certificación, ficha técnica, seguro | Anual | | General | Alta fiscal y seguro | Al alta y cuando cambie | _Clasificar mal por arriba cuesta tiempo; clasificar mal por abajo cuesta un incidente._ ## El vencimiento es el fallo que más se repite El expediente completo del primer año no dice nada del segundo. Casi todos los hallazgos de auditoría sobre documentación de proveedor son certificados vencidos, no ausentes. Con fecha de caducidad en cada documento, la renovación se pide antes de que haya un hueco, y el hueco es justo lo que se audita. ## No conformidades que se cierran de verdad Una no conformidad sin responsable y sin plazo es un correo. Tratada como un expediente —con quién la abre, quién tiene que actuar, qué evidencia cierra la acción y en qué fecha— deja de depender de que alguien se acuerde, y el histórico queda para la revisión por la dirección. > [!NOTE] > Lo que convierte una acción correctiva en creíble ante un auditor es la evidencia de cierre con su fecha, no la descripción de lo que se pensaba hacer. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo tener requisitos distintos por familia de producto?** Sí. Un proceso por familia o por categoría de riesgo, y cada uno pide lo suyo. Se diseñan una vez y se ejecutan en cada alta. **¿Cómo llevo el histórico de un proveedor que lleva años?** Cada renovación queda como una entrega fechada dentro del mismo proveedor, así que se ve la secuencia completa y no solo el documento vigente. **¿Sirve para las inspecciones de planta?** Sí, como checklist digital con evidencia. Lo que aporta frente al papel es que la foto y la hora quedan asociadas al punto inspeccionado. **¿Y para la revisión por la dirección?** Los datos ya están: proveedores homologados, vencimientos, no conformidades abiertas y cerradas con sus plazos. No hay que reconstruirlo a mano. ## Ejemplos **Una responsable de calidad hereda 120 proveedores en una hoja de cálculo y no sabe cuáles están al día.** - Clasifica por riesgo: 12 críticos, 30 relevantes, el resto generales - Lanza el proceso de homologación a los 42 primeros, con su fecha de caducidad - Deja que los avisos de vencimiento lleven el calendario a partir de ahí → En tres semanas sabe exactamente qué falta y de quién, y deja de mirar la hoja de cálculo. **Un certificado caduca y el proveedor sigue suministrando.** - Registra vencimientos y avisa con antelación → La renovación se hace antes del siguiente pedido. **La homologación se rehace desde cero con cada proveedor.** - Guarda el proceso como plantilla → El segundo proveedor cuesta minutos. **Un cliente audita y falta documentación de tres proveedores.** - Consulta el estado de todos antes de la visita → Los huecos se cierran con tiempo. **Se homologa y nadie revisa después.** - Programa la revisión periódica → La homologación sigue siendo cierta. **Perseguir a los proveedores ocupa media jornada semanal.** - Pide y recuerda de forma automática → La media jornada se recupera.