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# Compras: dar de alta un proveedor sin perseguirlo

_Alta con la documentación completa, contratos firmados y vencimientos bajo control._

**Responde a:** alta de proveedores documentación · cómo pedir el certificado de estar al corriente a un proveedor · controlar contratos y condiciones con proveedores · validar documentación fiscal antes de pagar a un proveedor · software para departamento de compras

El alta de un proveedor es una de esas tareas que parecen de cinco minutos y acaban durando tres semanas: pides seis documentos por correo, te mandan cuatro, el quinto está caducado y el sexto no llega hasta que llamas por teléfono. Y mientras tanto no se puede emitir el pedido.

**En corto**

- Un proceso de alta que pide todo de una vez y persigue lo que falta.
- El contrato marco se firma desde el mismo circuito, sin imprimir nada.
- Los vencimientos de seguro y certificados avisan solos.
- Antes de pagar, la documentación fiscal está validada y fechada.

## Qué se pide en un alta

- Datos fiscales y certificado de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social.
- Seguro de responsabilidad civil, con su fecha de vencimiento.
- Datos bancarios, que conviene pedir como dato y no como PDF suelto.
- Condiciones aceptadas: plazos de pago, política de calidad, cláusulas de confidencialidad.
- Lo específico de tu sector: certificaciones, homologaciones, habilitaciones.

> [!IMPORTANT]
> Los datos bancarios pedidos por correo son el vector clásico del fraude del CEO: alguien intercepta el hilo y manda un número de cuenta distinto. Pedirlos dentro de un circuito con enlace propio y registro de quién los aportó cierra esa puerta.

## El contrato, en el mismo circuito

Lo habitual es que el alta documental y la firma del contrato marco vayan por caminos distintos: una por correo y otra por un servicio de firma. Ponerlos en el mismo proceso, como dos fases, hace que el contrato no salga a firmar hasta que la documentación está aprobada — que es el orden correcto y el que casi nunca se respeta.

## Antes de pagar

Validar que el certificado de estar al corriente sigue vigente en el momento del pago, y no en el del alta, es lo que evita la responsabilidad solidaria. Con la fecha de caducidad registrada, esa comprobación deja de ser un recordatorio en la agenda de alguien.

## Preguntas frecuentes

**¿Puedo usar el mismo proceso para todos los proveedores?**

Puedes, pero suele salir mejor uno por tipo: a un proveedor de servicios no se le pide lo mismo que a uno de material o a un transportista.

**¿Y si el proveedor ya trabaja con nosotros pero no tiene expediente?**

Se le lanza el proceso igual. Al ser un enlace y no un alta en un portal, la fricción es baja y la mayoría contesta.

**¿Cómo controlo las renovaciones anuales?**

Con la fecha de caducidad en cada documento. El aviso sale antes de vencer y se puede relanzar solo lo que caduca, no el alta entera.

**¿Se integra con el ERP?**

Hay API pública: el alta puede dispararse desde el ERP y el resultado volver a él cuando el expediente se cierra.

## Ejemplos

**Compras necesita emitir un pedido urgente a un proveedor nuevo y el alta suele tardar dos semanas.**

- Lanza el proceso de alta con las dos fases: documentación y contrato
- El proveedor sube todo desde el móvil el mismo día
- El contrato sale a firmar en cuanto la documentación queda aprobada

→ El pedido se emite en 48 horas en vez de en dos semanas, y con el expediente completo, no a pesar de él.

**El alta de un proveedor tarda semanas de correos.**

- Lanza el proceso y deja que recuerde solo

→ El alta se cierra sin perseguir.

**Cada comprador pide documentos distintos.**

- Comparte una plantilla única

→ El proveedor recibe una petición coherente.

**Se compra a un proveedor sin expediente.**

- Lanza el alta con el primer pedido

→ Ningún proveedor entra sin expediente.

**No se sabe qué proveedores están al día.**

- Consulta el estado de todos a la vez

→ Se compra sabiendo.

**Un proveedor pregunta qué le falta.**

- Le enseña su propia lista

→ Contesta él solo.