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# Recursos humanos: contratos, altas y políticas firmadas

_Firmar el contrato antes del primer día, recoger lo que falta y controlar las formaciones._

**Responde a:** firmar contratos laborales a distancia · onboarding de empleados documentación · cómo recoger la firma de la política interna de todos los empleados · control de formaciones obligatorias caducadas · software de recursos humanos para firma de documentos

Una incorporación son dos cosas a la vez: papeles que la empresa tiene que dar a firmar, y papeles que la persona tiene que aportar. Van en direcciones opuestas y por eso se suelen llevar en dos sitios distintos, con el resultado de que el lunes falta algo.

**En corto**

- El contrato se firma a distancia antes del primer día, con prueba de quién firmó.
- La documentación que aporta la persona se pide en el mismo circuito.
- Las políticas internas se firman en bloque y queda constancia individual.
- Las formaciones obligatorias avisan antes de caducar.

## Lo que va hacia la persona

Contrato, anexos, política de protección de datos, código ético, acuerdo de confidencialidad, entrega de equipo. Todo eso se puede mandar en una sola solicitud de firma con varios documentos, para que la persona lo firme de una tacada en vez de recibir cinco correos.

> [!NOTE]
> Para el contrato conviene firma avanzada, con código por SMS: es el documento que más probabilidades tiene de acabar discutido, y el que peor se defiende sin verificación del móvil.

## Lo que viene de la persona

- Documento de identidad y número de la Seguridad Social.
- Titulación o habilitación si el puesto la exige.
- Certificado de antecedentes cuando el puesto lo requiere legalmente.
- Datos bancarios y modelo de retenciones.
- Reconocimiento médico, si aplica.

## Las políticas internas, y por qué importan las fechas

Cuando hay que demostrar que una persona conocía el código ético o la política de uso de sistemas, lo que vale es la fecha en que lo aceptó y la prueba de que fue esa persona. Un correo con «te adjunto la política» no lo demuestra; una firma con su registro sí.

## Formaciones que caducan

Prevención, manipulación de alimentos, protección de datos, trabajos en altura: la mayoría tienen vigencia. Registradas con su fecha de caducidad, el aviso llega antes de que la persona quede sin habilitación, que es lo que en una inspección se lee como incumplimiento.

## Preguntas frecuentes

**¿Vale para una salida además de una incorporación?**

Sí, y suele olvidarse: finiquito, devolución de equipo, recordatorio de confidencialidad. Mismo circuito, en sentido contrario.

**¿Puedo mandar una política a toda la plantilla de golpe?**

Sí, por lotes. Cada persona recibe su enlace y queda su firma individual con su fecha, que es lo que hace falta si algún día se pregunta.

**¿Necesita el empleado tener cuenta en la plataforma?**

No. Firma desde su móvil con un enlace propio, sin registrarse.

**¿Cómo llevo el histórico de un empleado con diez años?**

Cada documento firmado y cada formación queda con su fecha dentro de su expediente, así que la secuencia completa está disponible sin buscar en correos antiguos.

## Ejemplos

**Una empresa incorpora a ocho personas el mismo lunes y necesita todos los contratos firmados antes.**

- Manda una solicitud de firma por persona con contrato, anexos y políticas juntos
- Pone firma avanzada en el contrato y recordatorio automático a las 24 horas
- Pide en paralelo la documentación que aporta cada uno

→ El viernes están los ocho firmados y la documentación completa, sin haber impreso nada ni llamado a nadie.

**Un contrato se firma el primer día de trabajo.**

- Manda a firmar antes de la incorporación

→ El alta empieza completa.

**Una política se envía por correo y nadie la firma.**

- Manda la firma y sigue el estado

→ Se ve quién falta sin preguntar.

**La documentación de un trabajador caduca.**

- Registra vencimientos por persona

→ El aviso llega antes de que afecte.

**Se contrata a diez personas para una campaña.**

- Lanza el mismo proceso a las diez

→ El alta masiva no consume la semana.

**Alguien se va y su documentación queda a medias.**

- Cierra el expediente al tramitar la baja

→ El histórico queda completo.