--- id: KB-CR-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/departamento-legal idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: legal audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-004, KB-CR-004, KB-TZ-001] citadoPor: [KB-CR-018, KB-CS-005] enLaApp: https://app.codecontract.io/consigne --- # Legal: contratos que no se pierden y firmas que se sostienen _Centralizar contratos, controlar vencimientos y tener la prueba lista si hay que aportarla._ **Responde a:** gestión de contratos con control de versiones · alertas de vencimiento de contratos · firmar poderes y actas a distancia · recopilar documentación para un procedimiento · kyc de clientes documentación El trabajo legal tiene una parte que nadie ve y que consume la mitad del tiempo: saber qué contratos hay, cuál es la última versión de cada uno, cuándo vencen y dónde está la prueba de que se firmaron. Eso no es asesorar; es administrar. Y es lo que se puede quitar de en medio. **En corto** - Un contrato por expediente, con sus anexos y sus versiones en el mismo sitio. - El vencimiento avisa antes, que es cuando aún se puede renegociar. - La firma sale con su cadena de evidencias, no como un PDF suelto. - Si hay que aportar algo en un procedimiento, ya está reunido. **Lo que queda registrado de cada firma** — La secuencia completa con su autor y su hora, que es lo que se aporta cuando la otra parte discute. ## Contratos: el problema es la versión Casi nunca se pierde un contrato entero; lo que se pierde es saber cuál de las cuatro versiones que circularon por correo es la que se firmó. Con el contrato y sus anexos dentro de un mismo expediente, y la firma atada a la versión concreta, esa duda desaparece. ## Vencimientos y renovaciones Un contrato con prórroga automática que nadie miró es una renovación no querida de un año. El aviso tiene que llegar con margen suficiente para decidir, no para enterarse: si el preaviso de resolución es de tres meses, avisar en el mes once no sirve. > [!WARNING] > Anota como fecha clave la del preaviso, no la del vencimiento. Son cosas distintas y la que importa para actuar es la primera. ## Cuando hay que aportar Lo que sostiene una firma electrónica en un procedimiento no es el PDF: es la cadena de evidencias y el sello de tiempo, que la otra parte puede verificar por su cuenta. Tenerlo ya reunido es la diferencia entre responder a un requerimiento en un día o en tres semanas. ## Preguntas frecuentes **¿Sirve para recopilar documentación de KYC?** Sí, es el mismo circuito: se pide al cliente lo que exige la norma, queda fechado y no hay que perseguirlo por correo. **¿Puedo firmar un poder o un acta a distancia?** Con los niveles de firma disponibles, sí para uso interno y contractual. Lo que requiera intervención notarial sigue requiriéndola. **¿Cómo llevo los anexos y las adendas?** En el mismo expediente que el contrato principal, cada uno con su fecha. Así se ve la secuencia completa sin abrir cuatro carpetas. **¿Puedo dar acceso solo de lectura a alguien de fuera del departamento?** Sí, con rol de lector o compartiendo el expediente concreto, sin dar acceso al resto. ## Ejemplos **Un requerimiento pide el contrato firmado con un proveedor y todas sus adendas, con prueba de la firma.** - Abre el expediente del contrato - Descarga el PDF firmado con su cadena de evidencias - Adjunta las dos adendas, cada una con su fecha de firma → Se responde el mismo día, y la otra parte puede verificar las firmas por su cuenta sin pedirte nada. **Un contrato se firma y se archiva sin fechas clave.** - Registra vencimientos y prórrogas con aviso → Las renovaciones no sorprenden. **Se pacta un cambio por correo y no llega al contrato.** - Archiva el acuerdo junto al contrato → Lo pactado después vive con lo pactado antes. **Se busca una cláusula en veinte contratos.** - Busca por contenido → Se encuentra sin abrirlos todos. **Un firmante niega haber firmado.** - Aporta el documento con sus evidencias → La firma se sostiene. **Un contrato se renueva solo sin revisarlo.** - Avisa antes de la fecha de prórroga → La renovación es una decisión.