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subcategoria: operaciones
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nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CR-005, KB-CN-010, KB-CR-015]
citadoPor: [KB-CR-011]
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# Si llevas el almacén

_Todo lo que después se discute pasa por vuestra puerta, y casi siempre en el peor momento del día._

**Responde a:** control documental en el almacén · recepción de mercancía qué comprobar · rechazar una entrega documentación · responsable de almacén papeleo

El almacén es el sitio donde entra y sale todo, y por tanto donde se genera la mitad de la documentación que después alguien reclama. Con una particularidad: se genera con un camión esperando, un conductor con prisa y a menudo a primera hora.

## Lo que hay que atrapar en la puerta

| Momento | Qué se registra | Si no se hace ahora |
| --- | --- | --- |
| Entrada | Qué llega, en qué estado y de qué lote | No se puede reconstruir: el camión se fue |
| Incidencia | Foto y descripción antes de mover nada | Se discute con el proveedor sin pruebas |
| Rechazo | Qué se devuelve y por qué, con quién lo trajo | Ni tenéis el material ni la prueba |
| Salida | Qué sale, con qué documentación y a dónde | La trazabilidad hacia delante se rompe |

> [!IMPORTANT]
> Las cuatro tienen el mismo enemigo: **el tiempo que tarda en llegar a la oficina**. Un albarán que se apila para «pasarlo luego» es un albarán que se procesa dos días después, cuando ya nadie recuerda si la caja venía golpeada. Todo lo de esta lista se resuelve haciéndolo desde el móvil en la propia descarga, y no se resuelve de ninguna otra manera.

## Lo que os hace la vida más fácil

1. **Foto del albarán al recibirlo, siempre** — Aunque el papel se archive después: la foto ya está enlazada al día y al proveedor.
2. **El lote como hilo, no el pedido** — Es lo que después permite responder a cualquier pregunta hacia atrás.
3. **Registrar el rechazo igual que la aceptación** — Es la constancia que os defiende, y la que casi nadie tiene.
4. **Y decir en el momento lo que no cuadra** — Una diferencia dicha en la descarga se aclara; dicha al facturar, se discute.

> [!WARNING]
> El punto que más se subestima es quién recibe cuando vosotros no estáis. Una descarga a las siete de la mañana, en sábado o durante vuestras vacaciones la recibe quien esté — y si esa persona no tiene una vía de dos minutos para dejar constancia, no queda nada. **No es un problema de disciplina, es un problema de acceso**: si hay que entrar a un ordenador de oficina para registrarlo, no se va a registrar.

## Lo que os van a preguntar meses después

**En corto**

- Qué llegó exactamente ese día y de qué lote.
- Quién lo recibió y qué comprobó.
- Qué se rechazó y por qué.
- Y a dónde fue lo que salió, con su documentación.

Las cuatro se responden en segundos si se atraparon en la puerta, y no se responden si se dejaron para la oficina. No hay término medio, porque lo que falta no es el papel: es el momento.

> [!NOTE]
> Si sois quien recibe también las entregas de subcontratas o de servicios, aplicad lo mismo: quién vino, qué hizo y qué documentación traía. Es la información que después pide un seguro o una inspección, y que nadie registra porque «solo vinieron a mirar».

**¿Y si el proveedor no quiere esperar a que registre?**

Foto del albarán y del bulto: son diez segundos y no requieren su permiso.

**¿Sirve el ticket de la báscula?**

Como peso sí; como origen no, salvo que enlace con el lote y el proveedor.

**¿Tengo que registrar lo que rechazo aunque no entre?**

Sobre todo eso: es lo único que prueba qué llegó y qué devolvisteis.

## Ejemplos

**Un almacén apila los albaranes para pasarlos a la oficina al final del día.**

- Fotografía cada albarán y las incidencias en la propia descarga
- Registra también lo que rechaza

→ Las diferencias de cantidad se aclaran el mismo día y dejan de aparecer en las facturas.

**Llega mercancía y el albarán se firma con prisa.**

- Captura el albarán al recibir

→ El registro no se pierde en el muelle.

**Se discute en qué estado llegó algo.**

- Captura el estado al recibir

→ La discusión se cierra con el registro.

**Nadie sabe qué entró la semana pasada.**

- Consulta el registro de recepciones

→ La pregunta tiene respuesta.

**Un proveedor entrega sin documentación.**

- Deja constancia de lo que falta el mismo día

→ La reclamación sale mientras es fácil.

**El material se ubica y nadie lo anota.**

- Registra la ubicación al descargar

→ Se localiza sin recorrer el almacén.