--- id: KB-CS-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/control-documental-de-subcontratas idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: obracivil audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-TL-004, KB-SC-001] citadoPor: [KB-CS-002, KB-CN-005, KB-CS-039, KB-CN-016, KB-CN-018, KB-CF-001, KB-CS-007] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline/schemas --- # Control documental de subcontratas en obra _Reunir la documentación de cada subcontrata antes de que pise la obra, y que caduque sola._ **Responde a:** control documental de subcontratas · cómo pedir la documentación de prevención a una subcontrata · coordinación de actividades empresariales documentación · controlar que los trabajadores de la subcontrata tengan la formación al día · software para gestionar documentación de obra En una obra con seis subcontratas y cuarenta trabajadores, la documentación de prevención son unos doscientos papeles que caducan en fechas distintas y que llegan por correo, por WhatsApp y en mano. El problema no es guardarlos: es saber, un martes cualquiera, si el que está soldando en la planta tercera tiene la formación en vigor. **En corto** - Se pide una vez por subcontrata y la plataforma persigue lo que falta. - Cada documento lleva su fecha de caducidad y avisa antes de vencer. - Nadie entra en obra hasta que su expediente está completo. - El día de la inspección, el expediente está entero y con fecha de cada entrega. **El circuito de un alta de subcontrata** — El acceso a obra queda condicionado a que el expediente esté completo, y el vencimiento se controla solo. ## Qué se pide, y en qué orden Conviene separarlo en tres bloques, porque son tres momentos distintos y tres interlocutores distintos. Pedirlo todo de golpe es la forma más rápida de no recibir nada. | Bloque | Qué se pide | A quién | | --- | --- | --- | | Empresa | Alta en Seguridad Social, seguro de responsabilidad civil, certificado de estar al corriente, evaluación de riesgos | Al responsable de la subcontrata | | Trabajadores | Formación en prevención, reconocimiento médico, entrega de equipos de protección, alta individual | Al mismo responsable, uno por persona | | Maquinaria | Marcado CE, último mantenimiento, seguro y habilitación del operario | A quien aporte el equipo | _Los tres bloques como fases: la de trabajadores no se abre hasta que la empresa está aprobada._ ## Lo que evita de verdad - Que alguien entre a obra con el seguro vencido y nadie se entere hasta que hay un parte. - Perder una mañana antes de cada inspección recopilando papeles de tres buzones distintos. - Que la caducidad la controle una hoja de cálculo que alguien tiene que acordarse de mirar. - Discutir con la subcontrata si mandó o no mandó un certificado: la fecha de entrega está registrada. > [!WARNING] > Lo que más se olvida al montarlo es la caducidad. Un certificado de estar al corriente vale tres meses: si no pones aviso de vencimiento, en la segunda obra del año ya no es válido y el expediente parece completo. ## Cómo montarlo 1. **Crea un proceso «Alta de subcontrata» con las tres fases** — Se diseña una vez. A partir de ahí, dar de alta a una subcontrata nueva son dos clics. 2. **Marca como obligatorio solo lo que de verdad bloquea el acceso** — Si marcas todo, el expediente se queda parado por un documento que no impedía entrar a nadie. 3. **Pon fecha de caducidad a los que la tienen** — Seguros, certificados de estar al corriente y formaciones. El aviso salta antes de vencer, no después. 4. **Ejecuta el proceso al contratar, eligiendo la carpeta de la obra** — Cada obra su carpeta, cada subcontrata su expediente dentro. Es lo que hace que la inspección se resuelva en cinco minutos. ## Preguntas frecuentes **¿La subcontrata tiene que darse de alta en algo?** No. Recibe un enlace por correo o WhatsApp, sube sus documentos desde el móvil y ya está. No se registra ni crea contraseña. **¿Puedo reutilizar la documentación de una subcontrata en otra obra?** Sí. Lo que no cambia —el seguro, el alta en Seguridad Social— se aporta una vez y se referencia; lo específico de la obra se pide de nuevo. **¿Y si un trabajador se incorpora a mitad de obra?** Se añade al expediente en curso sin rehacer nada, y le llega su petición al responsable de la subcontrata. **¿Sirve para la coordinación de actividades empresariales?** Es exactamente el caso: reúne, fecha y conserva la documentación que hay que intercambiar, y deja constancia de cuándo se entregó cada cosa. **¿Cómo demuestro ante una inspección que lo tenía todo?** Cada entrega queda fechada. Si además certificas el expediente cerrado, la fecha la puede comprobar un tercero sin fiarse de tu palabra. ## Ejemplos **Una constructora con cuatro obras abiertas recibe una inspección sin aviso en la de Valencia.** - Abre la carpeta de esa obra - Enseña el expediente de cada subcontrata con la fecha de entrega de cada documento - Comprueba en el momento que ninguna formación está vencida → La inspección se resuelve en la propia obra, sin llamar a oficina ni pedir plazo para aportar documentación. **Una subcontrata llega a obra sin su documentación al día.** - Consulta su estado antes de autorizar la entrada → El hueco se ve antes de la puerta. **Entra un trabajador nuevo el mismo día.** - Comprueba por persona qué falta → El alta se resuelve antes del acceso. **Un documento caduca en mitad de la obra.** - Registra vencimientos por empresa y por persona → El aviso llega antes de que afecte. **Perseguir a doce subcontratas ocupa a una persona.** - Pide y recuerda de forma automática → La persona revisa en lugar de insistir. **El cliente pregunta quién estaba en obra un día concreto.** - Consulta el registro de accesos autorizados → Se contesta por la fecha de aquel día.