--- id: KB-CS-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/certificados-de-proveedores-de-alimentacion idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: distribucion audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-001, KB-TL-001, KB-SC-001] citadoPor: [KB-CR-001, KB-CS-003, KB-CS-005, KB-CS-006] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline/schemas --- # Certificados de proveedores en alimentación _Reunir fichas técnicas, alérgenos y certificaciones de cada proveedor, y que no caduquen sin avisar._ **Responde a:** cómo pedir certificados a proveedores de alimentación · control documental de proveedores IFS BRC · gestión de fichas técnicas y alérgenos · documentación para auditoría de seguridad alimentaria · certificados de proveedores caducados Una empresa de alimentación con setenta referencias tiene, por cada proveedor, una ficha técnica, una declaración de alérgenos, un certificado de la norma que aplique y a menudo un certificado de origen. Son cientos de documentos con fechas de revisión distintas, y el auditor los pide todos el mismo día. **En corto** - Un proceso por tipo de proveedor, ejecutado en cada alta y en cada renovación. - La lectura automática saca del documento la fecha de validez y el número de certificado. - El aviso de caducidad salta antes de vencer, no cuando el auditor lo detecta. - El dossier de auditoría se exporta de una vez, sin recopilar a mano. ## Qué se pide a un proveedor de alimentación | Documento | Cada cuánto | Por qué se pide | | --- | --- | --- | | Ficha técnica del producto | En el alta y en cada cambio de formulación | Es la base de tu propia ficha y de la etiqueta | | Declaración de alérgenos | En el alta y en cada cambio | Responsabilidad directa: un alérgeno no declarado es un incidente grave | | Certificación de la norma (IFS, BRC, ISO 22000) | Anual | Lo pide tu propia auditoría, no solo el cliente | | Certificado de origen o sanitario | Por lote o por campaña | Obligatorio en importación y en algunos productos | | Registro sanitario | En el alta | Sin él, el proveedor no debería estar homologado | ## El problema real no es pedirlo: es que caduque Casi todo el mundo consigue reunir la documentación en el alta. Lo que falla es el segundo año: el certificado IFS del proveedor venció en marzo, nadie lo miró, y el hallazgo aparece en la auditoría de octubre. Con fecha de caducidad en el documento, el aviso sale solo y la renovación se pide antes de que haya un hueco. > [!NOTE] > Si la lectura automática saca la fecha de validez del propio certificado, no hay que teclearla a mano — que es donde se cuela el error que luego nadie detecta. ## Qué se lleva el auditor En una auditoría de seguridad alimentaria lo que se valora no es solo tener el papel: es demostrar que había un sistema. Un expediente por proveedor, con la fecha en que se pidió cada documento, la fecha en que llegó y el aviso de renovación registrado, responde a esa pregunta mejor que una carpeta con PDFs. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo pedir documentación distinta según el tipo de proveedor?** Sí: un proceso por tipo. A un proveedor de materia prima no se le pide lo mismo que a uno de envases o a un transportista. **¿Cómo controlo los alérgenos si cambia la formulación?** La declaración de alérgenos se pide en el alta y en cada cambio. Al quedar fechada, se ve qué versión estaba vigente cuando se fabricó cada lote. **¿Sirve para preparar una auditoría IFS o BRC?** Es uno de los usos principales. Se exporta el dossier con las evidencias y sus fechas, en vez de recopilar durante días. **¿Y los registros de control de temperatura o limpieza?** Esos no se piden a nadie: los generas tú. Encajan mejor certificándolos, para que tengan fecha demostrable. ## Ejemplos **Un fabricante recibe la auditoría IFS y le piden el certificado vigente de doce proveedores de materia prima.** - Filtra los expedientes de proveedores de materia prima - Comprueba que ninguno tiene el certificado vencido, porque los avisos saltaron en su momento - Exporta el dossier con las doce evidencias y sus fechas → Se entrega en el momento, y el auditor puede comprobar por su cuenta la fecha de cada documento. **Una ficha técnica caduca y nadie lo nota hasta la auditoría.** - Registra la vigencia de cada documento al recibirlo → El aviso llega antes que el auditor. **Cada proveedor manda la ficha en un formato distinto.** - Pide documentos concretos con un mismo destino → Lo recibido se puede comparar. **Cambia un alérgeno y nadie revisa las etiquetas.** - Pide al proveedor que comunique cualquier cambio → El cambio llega antes que el problema. **Perseguir a sesenta proveedores ocupa una mañana a la semana.** - Pide y recuerda de forma automática → La mañana se recupera y las fichas llegan igual. **Una auditoría pide justificar diez proveedores.** - Consulta el expediente de cada uno → La entrega se prepara en minutos.