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# Despachos y asesorías: dejar de perseguir a los clientes

_Altas de cliente, encargos firmados y documentación que llega sin llamar por teléfono._

**Responde a:** software para despachos de abogados · recopilar documentación de clientes sin perseguirlos · firma de hojas de encargo a distancia · kyc y prevención de blanqueo documentación · gestión documental para asesorías

En un despacho, la parte que no se factura es perseguir al cliente para que mande lo que hace falta. Es también la que peor sienta a las dos partes: tú porque llamas por tercera vez, y el cliente porque no recuerda qué le pediste ni dónde lo dejó.

**En corto**

- El alta de cliente se pide de una vez y se persigue sola.
- La hoja de encargo se firma a distancia antes de empezar a trabajar.
- La documentación de prevención de blanqueo queda fechada.
- Cada asunto es un expediente, así que nada queda suelto en un correo.

## El alta, que es donde se pierde el tiempo

Un alta típica son entre seis y diez documentos: identificación, titularidad real, poderes, últimas declaraciones, escrituras. Pedidos por correo llegan a plazos y se mezclan con el resto del hilo. Pedidos como un proceso, cada uno tiene su casilla y el cliente ve qué le falta.

## La hoja de encargo, antes de trabajar

Es la que más se firma tarde y la que peor sienta reclamar. Enviada a firmar desde el mismo circuito que la documentación —y con firma avanzada, porque es donde puede haber discusión— se resuelve el mismo día en vez de quedar pendiente hasta que hay que facturar.

> [!NOTE]
> En clientes autónomos o pequeños, WhatsApp funciona mucho mejor que el correo. Cambiar de canal en el primer recordatorio suele bastar para desatascar.

## Prevención de blanqueo

Lo que se revisa en una inspección no es solo que tengas la identificación: es que la pidieras, cuándo la pediste y qué te entregaron. Un expediente fechado responde a eso; una carpeta con PDF, solo a la primera mitad.

## Preguntas frecuentes

**¿El cliente tiene que registrarse?**

No. Abre un enlace y sube sus documentos desde el móvil.

**¿Puedo usar el mismo proceso para todos los clientes?**

Suele salir mejor uno por tipo: no se pide lo mismo a una sociedad que a un particular.

**¿Sirve para el archivo del expediente del asunto?**

Sí: cada asunto es un expediente con sus documentos, sus datos y su histórico fechado.

**¿Y si el cliente manda un documento equivocado?**

Lo vuelve a subir con el mismo enlace y quedan las dos versiones, con la fecha de cada una.

## Ejemplos

**Una asesoría da de alta a quince clientes en enero y cada alta lleva ocho documentos.**

- Ejecuta el proceso de alta para los quince de una vez
- Deja que los recordatorios salgan solos, el segundo por WhatsApp
- Manda la hoja de encargo a firmar en cuanto la documentación está completa

→ Ciento veinte documentos reunidos sin una sola llamada, y quince encargos firmados antes de empezar a trabajar.

**Una asesoría con trescientos clientes dedica la primera semana de cada mes a perseguir documentación.**

- Lanza la petición a todos con la misma plantilla
- Deja que el recordatorio salga solo
- Consulta qué falta por cliente en lugar de por bandeja

→ La primera semana del mes se recupera y en el día 5 se sabe exactamente quién falta.

**Un cliente pregunta qué le falta y hay que mirarlo a mano.**

- Le enseña su propia lista de pendientes

→ Contesta él solo sin llamada.

**La documentación de un cliente vive en el correo de quien lo lleva.**

- Reúne el expediente en un sitio común

→ La respuesta no depende de quién esté.

**Un cliente se marcha y hay que entregarle todo lo suyo.**

- Consulta su expediente completo

→ La entrega se prepara en horas.

**El cliente manda por cuatro canales distintos.**

- Acuerda un único canal de entrega

→ Deja de haber entregas que se pierden.

**Un documento del cliente caduca y nadie lo nota.**

- Registra vencimientos por cliente

→ El aviso llega antes de que afecte.

**Cada cierre se persigue lo mismo a los mismos.**

- Reutiliza el proceso de un periodo al siguiente

→ El segundo cierre cuesta una fracción.