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categoria: sector-construccion
subcategoria: obracivil
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actualizado: 2026-08-13
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# Que no entre a obra quien no debe

_Ligar el acceso a la documentación, y que sea el sistema quien lleve la cuenta._

**Responde a:** control de acceso a obra documentación · coordinación de actividades empresariales · trabajador sin formación en obra · documentación subcontratas construcción

En obra el problema no es tener la documentación: es que la persona que está hoy en el andamio sea una de las que la tienen. Entre las dos cosas hay una lista que alguien actualiza a mano, y ahí es donde se rompe.

**En corto**

- El estado se calcula por persona, no por empresa.
- Una formación caducada saca a esa persona de la lista sin que nadie lo mire.
- El encargado consulta desde el móvil, en la puerta.

## Cómo se monta

1. **Un expediente por subcontrata, con sus trabajadores como participantes.**
2. **Los documentos de empresa en una fase; los de cada persona, en la suya.**
3. **Lo que caduca —formación, reconocimiento médico, seguro— marcado como tal.**
4. **El encargado consulta la lista de aptos antes de abrir.**

> [!IMPORTANT]
> Que alguien entre sin la formación en vigor no es un incumplimiento administrativo: es la persona que se hace daño y la responsabilidad que va detrás. Es el caso donde la lista tiene que estar bien de verdad.

## Lo que cambia respecto al Excel

| Con Excel | Con expediente |
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| Alguien actualiza la lista | El estado se recalcula solo |
| Las caducidades se miran cuando alguien se acuerda | Avisan antes de vencer |
| El encargado llama a oficina | Lo consulta en el móvil |
| Ante una inspección, se busca | Se enseña |

> [!NOTE]
> Marcar la formación con 60 días de aviso da tiempo a organizar un curso. Con 15 no da, y la persona se queda fuera de obra hasta que lo haga.

**¿Y los autónomos?**

Igual: son un participante con sus propios documentos.

**¿Sirve para la coordinación de actividades empresariales?**

Es exactamente el expediente que hay que enseñar en ella.

**¿Puedo dar acceso al coordinador de seguridad?**

Sí, de solo consulta y acotado a esa obra.

## Ejemplos

**Una obra con nueve subcontratas y ciento veinte trabajadores lleva el control en una hoja de cálculo.**

- Pasa cada subcontrata a un expediente con sus trabajadores
- Marca formación y reconocimiento médico con caducidad

→ El encargado consulta desde la puerta y en la siguiente inspección no hay ni un trabajador sin documentación en vigor.

**Se autoriza la entrada mirando una carpeta desactualizada.**

- Consulta el estado en el momento

→ La decisión se toma con el dato de hoy.

**Entra alguien que no estaba en la lista.**

- Comprueba por persona antes de autorizar

→ Lo que entra por la puerta es lo comprobado.

**La lista de autorizados está en papel en la caseta.**

- La consulta desde el móvil en el acceso

→ El control funciona donde está la puerta.

**Un documento caduca y nadie retira la autorización.**

- Deja que el vencimiento la retire

→ El acceso refleja la situación real.

**El cliente pregunta quién entró un día concreto.**

- Consulta el registro de accesos autorizados

→ Se contesta por la fecha de aquel día.