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idioma: es
categoria: sector-legal
subcategoria: despachos
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-CS-005, KB-CO-012]
citadoPor: [KB-CS-022, KB-LE-001]
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# Despachos y asesorías: la documentación del cliente

_Pedirla, tenerla localizable y devolverla entera cuando toque._

**Responde a:** pedir documentación a clientes despacho · asesoría gestión documental clientes · entregar el expediente al cambiar de asesoría · firma de encargos profesionales

Un despacho vive de documentación ajena: la pide, la guarda, la usa y algún día la devuelve. Los tres momentos tienen su fricción, y la del final es la que peor imagen deja si sale mal.

## Pedirla

Cada tipo de encargo pide siempre lo mismo. Montado como proceso, el cliente recibe la lista y va entregando, en vez de una cadena de correos donde nadie sabe qué falta.

## Tenerla

Organizada por cliente, no por año ni por quién la subió. Es como se pregunta por ella: nadie llama diciendo «lo de 2024».

## Devolverla

Cuando un cliente se va —y algunos se van—, poder entregarle su expediente entero con sus fechas en una descarga dice más de vuestro despacho que cualquier folleto. La alternativa, dos semanas reuniendo papeles, se recuerda mal.

| Momento | Lo que suele fallar | Qué lo evita |
| --- | --- | --- |
| Encargo nuevo | Cadena de correos sin saber qué falta | Un proceso por tipo de encargo |
| Durante | Documentos en el correo de un socio | Que estén en el expediente del cliente |
| Baja del cliente | Dos semanas reuniendo | Una descarga |

> [!IMPORTANT]
> La documentación del cliente es del cliente. Retenerla o tardar en devolverla porque hay una factura pendiente es un terreno delicado; consultadlo con vuestro colegio profesional antes de hacerlo, no después.

> [!WARNING]
> Un despacho maneja documentación de clientes que compiten entre sí. Que cada expediente esté acotado a quien lleva ese cliente no es burocracia interna: es lo que evita un problema serio.

> [!NOTE]
> La hoja de encargo firmada electrónicamente antes de empezar el trabajo evita la discusión de alcance más común del sector.

**¿Puedo dar acceso al cliente a lo suyo?**

Sí, de consulta y solo a su expediente.

**¿Sirve para el expediente de blanqueo?**

La documentación de identificación se pide y se conserva igual que el resto, con sus fechas.

**¿Y si el cliente manda todo por WhatsApp?**

Se le puede pedir por ahí también, pero el documento acaba en el expediente, no en el móvil de nadie.

## Ejemplos

**Una asesoría pierde un cliente de doce años y este pide todo su expediente.**

- Descarga el expediente completo con sus fechas
- Se lo entrega en dos días

→ El cliente vuelve dieciocho meses después, y lo dice: fue la forma de irse.

**El cliente manda sus papeles por cuatro canales.**

- Acuerda un único canal de entrega

→ Deja de haber entregas que se pierden.

**Un cliente pregunta qué le falta.**

- Le enseña su propia lista de pendientes

→ Contesta él solo sin llamada.

**La documentación vive en el correo de quien lleva al cliente.**

- Reúne el expediente en un sitio común

→ La respuesta no depende de quién esté.

**Un documento del cliente caduca.**

- Registra vencimientos por cliente

→ El aviso llega antes de que afecte.

**Un cliente se marcha y pide todo lo suyo.**

- Consulta su expediente completo

→ La entrega se prepara en horas.