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idioma: es
categoria: casos-por-sector
subcategoria: quimica
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-NO-002, KB-CS-004]
citadoPor: [KB-LG-018]
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# Fichas de seguridad y mercancías peligrosas

_El documento que tiene que estar donde está el producto, y no en un servidor._

**Responde a:** ficha de datos de seguridad actualizada · documentación adr transporte mercancías peligrosas · enviar fichas de seguridad a clientes · control de versiones de fichas de seguridad

La ficha de datos de seguridad tiene una característica que la hace distinta de casi cualquier otro documento: no basta con tenerla, tiene que estar en manos de quien manipula el producto, en su idioma, y en la versión vigente. Un archivo correcto en vuestro servidor no cumple nada si el cliente sigue trabajando con la de hace tres años.

## Los tres momentos en los que se rompe

| Momento | Qué falla | Qué lo evita |
| --- | --- | --- |
| Primer suministro | Se manda una vez, por correo, y ahí queda | Envío registrado, con constancia de entrega |
| Cambio de versión | Se actualiza y no se avisa a quien ya compró | Lista de a quién se le mandó cada versión |
| Transporte | El conductor sale sin la documentación completa | Documentación del envío cerrada antes de cargar |

> [!IMPORTANT]
> La segunda fila es la que genera responsabilidad de verdad. Si cambia la clasificación de un producto y no consta que avisasteis a los clientes que ya lo tenían, la actualización no os protege: os sitúa.

## Cómo se organiza

1. **Una ficha por producto y versión, no un cajón** — Con fecha de entrada en vigor, para saber cuál era la vigente en cualquier momento pasado.
2. **Envío con constancia** — Que quede quién la recibió, cuándo y qué versión. Ese registro es el que sirve.
3. **Aviso automático al cambiar de versión** — A todos los que recibieron la anterior, sin tener que acordarse.
4. **Y la documentación del transporte, junto al envío** — Carta de porte, instrucciones y formación del conductor, en el mismo expediente.

> [!WARNING]
> Cuidado con el idioma. La ficha tiene que estar en la lengua del país donde se usa el producto: mandar la versión española a un cliente portugués es un incumplimiento aunque el contenido sea idéntico.

## Lo que se puede pedir en una inspección

**En corto**

- Qué versión estaba vigente en una fecha concreta.
- A quién se le mandó y cuándo lo recibió.
- La formación del personal que manipula, al día.
- Y la documentación del transporte de un envío concreto.

> [!NOTE]
> Las cuatro son preguntas sobre el pasado, no sobre el presente. Por eso lo que importa no es tener el documento actual bien puesto, sino poder reconstruir cuál era el correcto en cada momento.

**¿Vale un enlace a la web en vez de mandar el fichero?**

Como complemento sí; como única entrega, deja de haber constancia de qué versión vio.

**¿Cada cuánto hay que revisarlas?**

Cuando cambie algo relevante del producto o su clasificación, no por calendario.

**¿Y los productos que ya no fabricamos?**

Se guardan igual: alguien puede tener existencias durante años.

## Ejemplos

**Un fabricante cambia la clasificación de un producto y actualiza la ficha en su web.**

- Manda la nueva versión a todos los clientes que recibieron la anterior
- Guarda la constancia de entrega de cada uno

→ Ante una reclamación puede demostrar a quién avisó y cuándo, no solo que la publicó.

**Un camión se queda en el muelle porque la ficha de seguridad que viaja está desactualizada.**

- Registra la vigencia de cada ficha al recibirla
- Comprueba la ficha antes de aceptar la carga
- Lleva la ficha accesible desde el móvil además de en papel

→ El camión sale con lo que corresponde y un papel perdido deja de parar un servicio.

**El proveedor cambia la formulación y la ficha sigue igual.**

- Pide que comunique cualquier cambio

→ La ficha describe lo que viaja.

**Un cliente pide la ficha de un producto concreto.**

- Consulta el expediente de esa referencia

→ Se contesta sin llamar al proveedor.

**La ficha está en un idioma que el destino no acepta.**

- Pregunta el requisito antes del envío

→ El envío no se para en destino.

**Se acepta una carga sin comprobar su clasificación.**

- Consulta la ficha antes de aceptar

→ La decisión se toma con el documento delante.

**Hay que acotar un problema de una materia prima.**

- Consulta qué producciones la usaron

→ El alcance se reduce a lo que afecta.

**La ficha caduca con producto en almacén.**

- Registra vencimientos por referencia

→ El aviso llega antes de usarlo.