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categoria: casos-por-sector
subcategoria: frio
audiencia: usuario
nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-CS-028, KB-LG-007]
citadoPor: [KB-LG-014, KB-AL-019]
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# Rotura de frío: qué registrar y cuándo avisar

_Media hora fuera de rango puede no ser nada o serlo todo. Lo que decide es lo que quedó anotado._

**Responde a:** rotura de cadena de frío qué hacer · registro de temperatura en transporte · incidencia de temperatura mercancía · cuándo hay que desechar producto refrigerado

Una desviación de temperatura no es automáticamente un producto perdido. Puede ser un sensor mal colocado, una puerta abierta en la descarga o un problema real. La diferencia entre tirar un camión y no tirarlo está casi siempre en la calidad del registro, no en la desviación.

## Lo que hay que poder enseñar

| Elemento | Por qué |
| --- | --- |
| La curva completa, no el pico | Media hora a 9 grados no es lo mismo que ocho horas |
| Dónde estaba el sensor | Un sensor junto a la puerta mide otra cosa |
| Qué se hizo al detectarlo | La reacción pesa tanto como el dato |
| Y quién decidió qué | Con nombre y hora, no «se decidió» |

> [!IMPORTANT]
> La tercera y la cuarta son las que se olvidan y las que se piden. Un registro de temperatura sin la decisión asociada demuestra que hubo una desviación y no demuestra que la gestionarais — que es justo lo que se juzga después.

## El protocolo en el momento

1. **Registrar la incidencia en cuanto se detecta** — Con hora real. Anotarla al final del día ya resta credibilidad.
2. **Fotografiar lo que se ve** — El display, la mercancía, el precinto. Y que quede con fecha demostrable.
3. **Separar el producto afectado** — Identificado, hasta que alguien decida. No en el mismo sitio que el resto.
4. **Y decidir con criterio escrito, no de memoria** — Si vuestro criterio está escrito antes, la decisión se toma en minutos y es defendible.

> [!WARNING]
> El error más caro es esperar a tener toda la información para registrar. Registrad lo que sepáis con la hora en que ocurrió, y ampliad después. Un registro creado tres días más tarde vale mucho menos aunque diga exactamente lo mismo.

## Cuándo hay que avisar fuera

**En corto**

- Al cliente, si el producto ya salió hacia él.
- A la autoridad, si el producto pudo llegar a consumo y hay riesgo.
- Y al proveedor o transportista, siempre: es lo que sostiene la reclamación.

Los plazos para la última son cortos y se cuentan desde la entrega. Por eso conviene que la incidencia llegue a quien reclama el mismo día, no cuando alguien revise los partes.

> [!NOTE]
> Todo esto encaja con la trazabilidad de lotes: la incidencia se registra sobre el lote afectado, no suelta. Si después hay que acotar qué salió y a dónde, ya está enlazado.

**¿Y si el registro lo lleva el transportista?**

Pedidlo y guardadlo vosotros: en una reclamación, su registro es su versión.

**¿Sirve una foto del display?**

Como apoyo sí; el registro continuo es lo que demuestra la duración.

**¿Hay que guardar todos los registros o solo las incidencias?**

Todos. Sin la normalidad no se puede demostrar que aquello fue una excepción.

## Ejemplos

**Un almacén detecta una desviación de dos horas en una cámara.**

- Registra la incidencia con hora real y fotos
- Separa el lote y aplica el criterio escrito

→ Libera la mayor parte del producto con una decisión documentada, en lugar de desecharlo entero por precaución.

**Una rotura de frío se detecta al descargar y nadie sabe cuánto tiempo estuvo fuera de rango.**

- Registra la temperatura en cada traspaso, no solo en ruta
- Anota la incidencia en el momento de recibir
- Avisa a quien tiene que decidir antes de aceptar la mercancía

→ La decisión de aceptar o rechazar se toma con datos y en caliente, no tres días después.

**Se acepta fuera de rango y luego se reclama.**

- Deja constancia de la incidencia al recibir

→ La aceptación queda explicada y la reclamación se sostiene.

**El registro vive en el equipo del camión y no llega.**

- Recoge el registro al finalizar el servicio

→ La prueba llega al expediente.

**Se discute en qué tramo se rompió.**

- Compara los registros de los dos traspasos

→ La discusión se cierra con datos.

**Nadie sabe cuántas roturas hubo este trimestre.**

- Consulta las incidencias por periodo y por ruta

→ El patrón se ve y se ataca la causa.

**Se avisa al cliente tarde y ya ha vendido el producto.**

- Avisa en cuanto se detecta

→ El cliente puede decidir mientras aún se puede.

**La incidencia se anota en un cuaderno de la nave.**

- Regístrala en el expediente del envío

→ El registro sobrevive al cuaderno.