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actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-CS-041, KB-CS-040]
citadoPor: [KB-CS-043, KB-CN-027, KB-CN-033]
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# El centro que deja entrar a empresas de fuera

_Cada semana entran ocho empresas a trabajar en vuestras instalaciones. Si alguien pregunta quién estaba el martes, la respuesta tiene que existir ya._

**Responde a:** que documentacion pedir a una empresa externa · control de acceso de proveedores a un centro · como saber si un proveedor esta al dia · auditoria pregunta por empresas externas

Un hospital, una residencia, un colegio, una planta o un centro comercial tienen algo en común que no se parece a una obra: **están funcionando**. Dentro hay pacientes, alumnos, residentes, clientes o una línea en marcha, y por encima de eso entran empresas de fuera a limpiar, reparar, servir comidas o revisar instalaciones. Vosotros abrís la puerta, y eso os coloca en una posición concreta: **no hacéis el trabajo y respondéis de haber dejado hacerlo**.

## Las tres preguntas que llegan, y de dónde sale cada respuesta

| Pregunta | Quién la hace | Qué la contesta |
| --- | --- | --- |
| ¿Este proveedor está al día? | Vuestro propio equipo, a diario | La ficha del proveedor, si alguien la mira |
| ¿Quién entró el martes? | Una revisión, semanas después | El registro de accesos cruzado con quién estaba autorizado |
| ¿Con qué cobertura entró? | Una revisión o un seguro | El documento vigente **ese día**, no el de hoy |
| **¿Y el subcontratado del proveedor?** | **Casi siempre, tarde** | **Saber que existía antes de que entrara** |

> [!IMPORTANT]
> **Pedir la documentación una vez, al dar de alta al proveedor, es exactamente igual que no pedirla.** Lo que hace útil esta posición no es tener una carpeta con lo que os mandaron en enero: es saber, hoy, cuál de esas ocho empresas ha dejado caducar algo. La documentación de proveedor no es un requisito de alta, es un estado que cambia solo — y cambia hacia peor, siempre en silencio.

## Lo que conviene tener resuelto

1. **Qué se pide a cada tipo de proveedor** — No es lo mismo quien limpia por la noche que quien toca una instalación crítica.
2. **Quién autoriza y con qué mirada** — Si autoriza recepción y la carpeta la lleva otro, la puerta gana siempre.
3. **Qué pasa cuando el proveedor manda a alguien nuevo** — Es el caso habitual, no la excepción, y es donde se cuela lo que se cuela.
4. **Y si el proveedor subcontrata** — Decidirlo antes de que pase, porque después ya ha pasado.

> [!WARNING]
> El punto ciego de esta posición: **el proveedor cumple y su subcontratado no existe para vosotros**. Firmasteis con una empresa, la revisasteis, y el día del trabajo aparece una furgoneta con otro nombre. Si nadie decidió por adelantado si eso se admite y con qué papeles, la decisión la toma quien está en recepción a las siete de la mañana con el trabajo esperando. Nunca sale bien: o entra sin revisar o se para un servicio que hacía falta.

> [!NOTE]
> Qué documentación podéis exigir, qué obligaciones de coordinación e información recaen sobre el titular del centro y qué pasa con datos personales de trabajadores ajenos que os entregan **depende del sector y lo concreta vuestro asesor o vuestro servicio de prevención**. Aquí se explica la parte organizativa: cómo tenerlo al día y cómo poder contestar por una fecha pasada.

**¿Puedo guardar los documentos de trabajadores de otra empresa?**

Con criterio y plazo. Eso lo concreta vuestro asesor de protección de datos.

**¿Cada cuánto hay que revisarlo?**

No hay que revisarlo: hay que enterarse cuando caduca. Es distinto y cuesta mucho menos.

**¿Y si el proveedor tarda en mandarlo?**

Que la petición y su recordatorio salgan solos evita la conversación entera.

## Ejemplos

**Ocho empresas trabajan dentro y nadie sabe cuál ha dejado caducar algo.**

- Muestra el estado de cada proveedor y avisa de lo que vence

→ El seguimiento deja de depender de que alguien abra la carpeta.

**Una revisión pregunta quién entró un martes concreto y con qué cobertura.**

- Conserva cada documento con su fecha de vigencia

→ Se contesta por la fecha de aquel día y no por la de hoy.

**El proveedor manda a un técnico nuevo el mismo día del servicio.**

- Comprueba por persona antes de autorizar la entrada

→ La alta de alguien nuevo se resuelve antes de la puerta.

**Aparece una furgoneta con el nombre de un subcontratado que nadie esperaba.**

- Registra qué empresas pueden entrar por cada contrato

→ Recepción decide con una lista y no con una llamada.

**Perseguir a cada proveedor por correo consume una mañana a la semana.**

- Pide la documentación y recuerda sola hasta que llega

→ La mañana se recupera y la respuesta llega igual.

**Cada departamento guarda lo de sus proveedores en su propia carpeta.**

- Reúne los expedientes de proveedor en un único sitio

→ La pregunta se contesta una vez y no departamento por departamento.