---
id: KB-CS-044
url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/el-que-descubre-que-sus-datos-no-salen
idioma: es
categoria: casos-por-sector
subcategoria: servicios
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-LE-033, KB-CS-035]
citadoPor: [KB-CS-041]
---

# El que descubre que sus datos no salen

_Queréis cambiar de proveedor y resulta que la información es vuestra pero no está a vuestro alcance. Se comprueba al entrar, no al salir._

**Responde a:** como saco mis datos de un proveedor · portabilidad de datos de una herramienta · el proveedor no me da mi informacion · cambiar de software sin perder el historico

Lleváis años trabajando con una herramienta y queréis cambiar: por precio, por servicio o porque ya no hace lo que necesitáis. **Entonces descubrís que la información es vuestra en el contrato y no lo es en la práctica**: sale en un formato que no sirve, sale sin contexto, sale a un precio inesperado o, en el peor de los casos, no hay forma prevista de sacarla.

## Los cuatro grados de estar atrapado

| Situación | Cómo se descubre | Qué se puede hacer |
| --- | --- | --- |
| Sale todo y bien | Al pedirlo | Cambiar cuando queráis |
| Sale sin estructura | Al abrirlo | Sirve, pero cuesta rehacerlo |
| Sale con coste alto | Al pedir presupuesto | Se decide con la calculadora |
| **No hay forma prevista** | **Al preguntar** | **Poco, y ahí está el problema** |

> [!IMPORTANT]
> **El momento de comprobar cómo se sale de una herramienta es antes de entrar, y es la única pregunta del proceso de compra que nadie hace.** Se comparan funciones, precio y soporte; no se compara la salida. Y sin embargo es la que determina si dentro de tres años tendréis una decisión o una situación: cambiar de proveedor cuando los datos salen bien es un proyecto; cuando no salen, simplemente no se cambia, aunque haya motivos de sobra.

## Lo que hay que preguntar y dejar por escrito

1. **En qué formato salen los datos y los documentos** — Y pedid una muestra real, no una respuesta comercial.
2. **Si salen con su contexto o sueltos** — Mil documentos sin saber a qué cliente pertenecen valen poco.
3. **Cuánto cuesta y en cuánto tiempo** — Un plazo largo puede ser tan bloqueante como un precio alto.
4. **Y qué pasa si el proveedor cierra** — Es el caso que nadie pregunta y el que peor termina.

> [!WARNING]
> Hay una situación peor que la de un proveedor que os lo pone difícil, y es **la del proveedor que desaparece**. No hay negociación posible, no hay a quién reclamar y el plazo lo marca otro. La única protección real es no tener toda la información en un solo sitio del que dependéis: una copia periódica de lo importante, en un formato que se pueda abrir sin ellos, convierte una catástrofe en un contratiempo. Cuesta poco y solo se valora una vez.

> [!NOTE]
> Qué derechos tenéis sobre la información que un proveedor trata por vuestra cuenta, qué obligaciones de devolución y supresión existen al terminar el contrato y qué hay que pactar **lo determina la normativa aplicable y el contrato, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo práctico: qué comprobar antes de entrar y cómo no quedar atrapados por defecto.

**¿Cuándo compruebo cómo se sale?**

Antes de entrar. Después es una negociación en desventaja.

**¿Vale con que el contrato diga que los datos son míos?**

Que sean vuestros y que podáis obtenerlos son cosas distintas.

**¿Y si el proveedor cierra?**

Por eso conviene tener copia periódica de lo importante fuera de allí.

## Ejemplos

**Se quiere cambiar de proveedor y los datos no salen usables.**

- Permite exportar la documentación con su contexto

→ El cambio es una decisión y no una imposibilidad.

**Los documentos salen sueltos sin saber a qué cliente pertenecen.**

- Conserva la relación entre documento y expediente

→ Lo exportado sigue siendo utilizable.

**Un proveedor cierra y hay que recuperar la información deprisa.**

- Mantiene una copia de lo importante fuera del proveedor

→ La caída de un tercero no se lleva el archivo.

**Nadie preguntó cómo se salía al contratar.**

- Deja pactado y documentado el proceso de salida

→ La condición existe desde el primer día.

**La información está repartida entre varias herramientas.**

- Reúne la documentación en un mismo sitio

→ Se sabe qué hay y dónde está.

**Sacar el histórico tiene un coste inesperado.**

- Conserva lo esencial de forma continua y accesible

→ El coste de salir deja de ser una barrera.