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id: KB-DI-006
url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/versiones-de-un-documento
idioma: es
categoria: documentos-ia
subcategoria: subir
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-DI-005, KB-TZ-002]
citadoPor: [KB-DI-010, KB-PR-012]
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# Cuando llega una versión nueva

_Sustituir sin perder la anterior, y saber cuál valía en cada momento._

**Responde a:** subir una versión nueva de un documento · el proveedor manda el seguro renovado · ver versiones anteriores de un archivo · sustituir un documento sin borrarlo

Un seguro se renueva, un certificado se vuelve a emitir, un contrato tiene un anexo. Lo natural sería borrar el viejo y poner el nuevo, y es justo lo que no hay que hacer: el viejo es lo que demuestra qué valía el año pasado.

**En corto**

- La versión nueva pasa a ser la vigente; la anterior queda debajo.
- Cada versión conserva su fecha de entrega y quién la mandó.
- Los avisos de caducidad se recalculan con la nueva.

## Cómo funciona

1. **Sube el documento nuevo sobre el mismo sitio, no como uno aparte.**
2. **Pasa a ser la versión vigente automáticamente.**
3. **La anterior sigue consultable, marcada como sustituida.**

## Por qué importa conservar la anterior

| Pregunta que llega | Qué la responde |
| --- | --- |
| ¿Estaba asegurado en marzo? | La versión vigente en marzo, no la de hoy |
| ¿Cuándo se renovó? | La fecha de entrega de cada versión |
| ¿Cambió algo entre una y otra? | Las dos, comparables |

> [!IMPORTANT]
> Subir la renovación como un documento nuevo aparte, en vez de como versión, es el error que más ensucia un expediente: acabas con seis seguros sueltos y sin saber cuál estaba vigente en cada fecha.

> [!WARNING]
> Sustituir no es corregir un dato mal leído. Si el documento está bien y lo que está mal es lo que se extrajo, corrige el dato; no pidas otro documento.

**¿Se puede volver a una versión anterior?**

Se puede consultar y descargar; la vigente se cambia subiendo la que corresponda.

**¿Cuántas versiones se guardan?**

Todas, dentro de vuestra política de conservación.

**¿Se avisa a alguien al subir una versión?**

A quien tenga que aprobarla, si esa solicitud lo requería.

## Ejemplos

**Un proveedor manda el seguro renovado cada enero desde hace cuatro años.**

- Cada uno se sube como versión sobre el anterior

→ Ante una reclamación de 2024 se puede enseñar exactamente la póliza que estaba en vigor ese día.

**Llega una versión nueva y sustituye a la anterior.**

- Conserva las dos con su fecha

→ Se puede decir qué valía en cada momento.

**Nadie sabe qué cambió respecto a la versión anterior.**

- Compara las dos versiones

→ El cambio se ve sin leerlo entero.

**Se sigue trabajando con la versión antigua.**

- Marca cuál es la vigente

→ El equipo usa la buena.

**Un cliente pide la versión que se le entregó.**

- Consulta qué versión amparaba esa entrega

→ Se entrega la que corresponde.

**La versión nueva llega y nadie avisa a quien la usa.**

- Avisa a quien tenga la anterior asignada

→ El cambio llega a quien le afecta.