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subcategoria: subir
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actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-DI-006, KB-TZ-003]
citadoPor: [KB-PR-014, KB-DI-019, KB-AD-020]
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# Borrar un documento, o no

_Lo que se puede borrar, lo que conviene y lo que no se debe._

**Responde a:** cómo borro un documento subido por error · puedo eliminar un archivo · quitar un documento de un expediente · recuperar un documento borrado

Borrar parece la solución obvia cuando algo está mal, y casi nunca lo es. Antes de hacerlo conviene saber en cuál de los tres casos estás, porque solo uno de ellos pide borrado.

| Situación | Qué hacer | Por qué |
| --- | --- | --- |
| Subiste el archivo equivocado | Borrar y subir el correcto | No prueba nada y no debería estar |
| El documento está caducado o superado | Subir la versión nueva sobre él | El anterior demuestra qué valía entonces |
| El dato leído está mal, el papel bien | Corregir el dato, no tocar el documento | El documento no tiene ningún problema |

## Lo que no se debe borrar

- Nada que esté relacionado con una reclamación o un litigio abierto.
- Documentos que forman parte de una firma: la firma va sobre ellos.
- Lo que estéis obligados a conservar, aunque ya no os sirva.

> [!IMPORTANT]
> Si hay un procedimiento abierto que afecte a un documento, no lo borres aunque parezca irrelevante. Todo borrado queda registrado con su fecha, y uno hecho después de que empiece la reclamación se lee siempre de la peor manera, aunque fuera inocente.

## Lo que sí conviene borrar

Lo que no deberíais tener: copias de documentos de identidad que se pidieron sin necesitarlos, datos personales de procesos que terminaron hace años, documentos de terceros que llegaron por error. Guardar de más no es prudencia, es riesgo acumulado.

> [!WARNING]
> Antes de borrar algo que subió otra persona, pregúntale. Puede estar ahí por una razón que no ves, y recuperarlo no siempre es posible.

> [!NOTE]
> Si dudas entre borrar y conservar, mira si el documento demuestra algo. Los que demuestran se quedan; los que solo ocupan, se van.

**¿Se puede recuperar lo borrado?**

Depende de vuestra configuración de retención. No cuentes con ello.

**¿Queda registro de quién borró?**

Sí, con la fecha.

**¿Borrar libera espacio o créditos?**

Los créditos ya consumidos no vuelven.

## Ejemplos

**Alguien quiere borrar los seguros antiguos de un proveedor «para dejarlo limpio».**

- Comprueba que demuestran la cobertura de cada año
- Los deja como versiones anteriores

→ Meses después una reclamación de hace dos años se cierra enseñando la póliza que estaba vigente ese día.

**Se borra un documento y desaparece de un expediente.**

- Comprueba dónde está referenciado antes de borrar

→ El borrado no rompe nada.

**Se borra un duplicado y era el bueno.**

- Comprueba cuál tiene el expediente correcto

→ Queda el que sirve.

**Se borra algo que había que conservar por plazo.**

- Comprueba la política antes de borrar

→ El borrado deja de ser una apuesta.

**Se borra y no consta que se hiciera.**

- Registra lo borrado y cuándo

→ Lo actuado es demostrable.

**Se archiva en lugar de borrar y se pierde de vista.**

- Decide si archivar o borrar según el caso

→ El archivo sigue siendo legible.