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idioma: es
categoria: documentos-ia
subcategoria: lectura
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-DI-004, KB-CC-007, KB-DI-011, KB-DI-015, KB-DI-018]
citadoPor: [KB-DI-021]
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# Documentos en otro idioma

_Un certificado en alemán, una factura en chino: qué se puede hacer y qué conviene pedir traducido._

**Responde a:** documento en otro idioma qué hago · leer un certificado extranjero · traducción jurada cuándo hace falta · extraer datos de una factura en otro idioma

En cuanto compráis o vendéis fuera, empiezan a llegar documentos en idiomas que nadie del equipo lee. La reacción típica —pedir traducción de todo— es cara e innecesaria; la contraria —archivarlo sin entenderlo— es peor.

## Las tres cosas distintas que se confunden

| Necesidad | Qué resuelve | Cuándo hace falta |
| --- | --- | --- |
| Entender qué dice | Saber si sirve y qué datos tiene | Casi siempre |
| Poder buscarlo después | Encontrarlo por su contenido | Casi siempre |
| Traducción jurada | Valor oficial ante un organismo | Solo cuando lo exige alguien concreto |

> [!IMPORTANT]
> Las dos primeras se resuelven leyendo el documento al subirlo: los datos se extraen igual, y la búsqueda funciona sobre lo que pone, esté en el idioma que esté. La tercera es un trámite legal y cuesta dinero: pedidla solo cuando alguien la exija, y por escrito.

## Qué conviene hacer al recibirlo

1. **Subidlo tal cual, sin esperar a la traducción** — El original es el documento; la traducción es un añadido.
2. **Extraed los datos que os importan** — Fechas, importes, identificadores. Casi nunca dependen del idioma.
3. **Anotad en vuestro idioma qué es** — Una línea basta: «certificado de conformidad del proveedor X, válido hasta…».
4. **Y si hace falta traducción, enlazadla al original** — Las dos juntas; una traducción suelta pierde su referencia.

> [!WARNING]
> Cuidado con las fechas y los números. El formato cambia por país: el mismo documento puede leerse como 3 de junio o 6 de marzo, y los separadores de miles y decimales se invierten. Es el error más caro y el más silencioso.

## Cuándo sí hace falta traducción jurada

**En corto**

- Cuando la pide una administración o un juzgado.
- Cuando el contrato lo exige expresamente.
- Y cuando el documento va a sostener una reclamación en otro país.

En el resto de los casos, entender el documento y poder encontrarlo es todo lo que necesitáis, y eso no requiere traducir nada.

> [!NOTE]
> Si mandáis peticiones a proveedores de fuera, mandarlas en su idioma cambia mucho la tasa de respuesta. Y lo que os devuelvan seguirá llegando en su idioma: es normal y no impide trabajar con ello.

**¿Se leen alfabetos no latinos?**

Sí, aunque la calidad depende mucho del escaneo.

**¿La traducción automática vale para decidir?**

Para orientarse sí; para una decisión con consecuencias, contrastad.

**¿Y si nadie del equipo lo entiende?**

Anotad en vuestro idioma qué es y de quién viene: eso ya evita el 90 % de los problemas.

## Ejemplos

**Una empresa acumula certificados de proveedores asiáticos sin traducir ni subir.**

- Los sube tal cual y extrae fechas e identificadores
- Anota en castellano qué es cada uno

→ Puede encontrarlos y saber cuándo caducan sin haber pagado una sola traducción.

**Llega un documento en un idioma que nadie lee.**

- Extrae los datos que hacen falta

→ El documento es utilizable sin traducirlo entero.

**Se traduce entero cuando bastaban tres campos.**

- Traduce solo lo que hay que entender

→ El coste se ajusta a la necesidad.

**Un cliente pide el documento en su idioma.**

- Pregunta si necesita traducción oficial

→ Se traduce lo que corresponde.

**El proveedor manda siempre en su idioma.**

- Acuerda el idioma en el pedido

→ Llega utilizable desde el primer envío.

**Se archiva sin saber qué dice.**

- Anota de qué es el documento al archivarlo

→ Se localiza después sin abrirlo.