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actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-DI-012, KB-CC-001, KB-DI-017]
citadoPor: [KB-DI-019]
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# Documentos que llegan por mensajería

_El albarán que te mandan por WhatsApp existe, y hay que decidir qué se hace con él._

**Responde a:** me mandan documentos por whatsapp · documentación por mensajería instantánea · guardar un pdf que llega por chat · el proveedor manda fotos por whatsapp

Guste o no, mucha documentación real llega hoy por mensajería: el albarán fotografiado, el certificado en PDF, la foto de un daño. Prohibirlo no funciona —la gente seguirá haciéndolo— y aceptarlo sin más deja la documentación de la empresa en el móvil personal de alguien.

## Los tres problemas de dejarlo así

| Problema | Consecuencia |
| --- | --- |
| Está en un móvil personal | Se va con la persona y con el móvil |
| No hay contexto | Un PDF suelto en un chat no dice de qué pedido es |
| No hay constancia útil | «Te lo mandé por WhatsApp» no es un registro de entrega |

> [!IMPORTANT]
> El tercero es el que más discusiones genera. La mensajería deja constancia de que se envió un fichero, pero esa constancia vive en dos móviles particulares y es fácil de perder o de discutir. No es lo mismo que un envío registrado.

## Qué hacer, sin pelearse con nadie

1. **Aceptadlo como vía de aviso, no como vía de entrega** — «Vale, súbelo aquí» convierte un chat en documentación.
2. **Si ya llegó por ahí, subidlo vosotros al expediente** — Diez segundos. Es mejor que perderlo por principio.
3. **Y para lo que importe, pedidlo por la vía con registro** — Firmas, aportaciones formales, plazos. Ahí la mensajería no basta.

> [!WARNING]
> El caso peligroso es la firma. Un «conforme» en un chat puede valer como indicio, pero no deja las evidencias que sí deja una firma: identidad, momento y contenido exacto de lo aceptado. Para eso existe el envío a firmar, y cuesta lo mismo que discutir después.

## Cuando el canal de mensajería es el bueno

**En corto**

- Para avisar de que algo se ha subido.
- Para desbloquear a alguien que no abre el correo.
- Y para una foto rápida que después se guarda donde toca.

Usado así, es un canal excelente: llega, se lee y desatasca. El problema nunca fue el canal, sino usarlo como archivo.

> [!NOTE]
> Si mandáis peticiones por ese canal, el destinatario puede aportar igualmente desde el enlace, sin instalar nada. Es la forma de aprovechar que la mensajería llega mejor sin perder el registro.

**¿Se pueden mandar recordatorios por ahí?**

Sí, y para algunos destinatarios funciona bastante mejor que el correo.

**¿Vale una foto de un albarán mandada por chat?**

Como documento sí, si la subís. Como prueba de entrega, no.

**¿Y los grupos de obra o de equipo?**

Sirven para coordinar; lo que se decida ahí, si importa, se recoge en el expediente.

## Ejemplos

**Un jefe de obra recibe todos los albaranes por chat y los guarda en el móvil.**

- Sube cada uno al expediente de la obra al recibirlo

→ Cuando cambia de móvil no se pierde nada y los albaranes se pueden buscar por proveedor.

**El documento llega en papel por mensajería.**

- Lo captura al recibirlo

→ Entra en el expediente el mismo día.

**El sobre se abre y el papel se queda en una bandeja.**

- Digitaliza en la propia recepción

→ Deja de haber una pila esperando.

**Nadie sabe si un documento llegó por correo o por mensajería.**

- Registra la vía de entrada

→ El histórico refleja lo que pasó.

**El original hay que conservarlo además de la copia.**

- Anota dónde se guarda el original

→ Se localiza sin recorrer el archivo.

**Llega algo que no corresponde a ningún expediente.**

- Lo registra y busca a quién corresponde

→ No se queda en una bandeja sin dueño.