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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-DI-010, KB-GL-013, KB-DI-014]
citadoPor: [KB-DI-008]
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# Documentos que traen datos personales de más

_Pedís una cosa y llega esa cosa dentro de un documento que además trae cinco datos que no necesitáis._

**Responde a:** me han mandado un documento con datos personales de más · puedo pedir que tachen datos · guardar un dni completo hace falta · ocultar datos antes de compartir un documento

Pedís un justificante de estar al corriente y llega un documento con la vida laboral entera. Pedís la titulación de un técnico y llega su expediente completo. No es mala fe de nadie: quien lo manda coge lo que tiene y lo envía. El problema es que a partir de ese momento eso lo tenéis vosotros.

## Qué hacer con cada caso

| Qué llegó | Qué hacer | Por qué |
| --- | --- | --- |
| El documento correcto con datos de más | Pedir el documento acotado si existe | Lo que no está no hay que custodiarlo |
| Un documento que no pedisteis | No archivarlo y decirlo | Guardarlo «por si acaso» os hace responsables de él |
| Datos de terceros dentro (familiares, pacientes, otros clientes) | Devolverlo y pedirlo sin ellos | Ahí ni siquiera es vuestro el permiso |
| Lo justo y nada más | Archivar y seguir | Es lo que se busca |

> [!IMPORTANT]
> Antes de compartir hacia fuera un documento con datos de más, hay un detalle técnico que sorprende a mucha gente: **tapar algo con un recuadro negro en un PDF no siempre lo borra**. Si el texto sigue debajo, cualquiera puede copiarlo o verlo con otro programa, y el documento parece bien tachado. Un ocultado que se ve en pantalla no es lo mismo que un dato eliminado: si el documento va a salir de vuestra organización, hay que asegurarse de que el dato no está, no de que no se ve.

## Cómo pedirlo para que no pase

1. **Decid qué queréis demostrar, no qué documento queréis** — «Que está al corriente» admite varios papeles, y algunos traen menos.
2. **Aceptad el más acotado que sirva** — Si un certificado basta, no pidáis el informe completo.
3. **Y si llega con datos de más, decidlo en el momento** — Cuando pasan tres semanas ya nadie lo devuelve.

> [!WARNING]
> El razonamiento que hay que desactivar es «ya que lo tenemos, lo guardamos»: **cada dato guardado es un dato que hay que custodiar, justificar si alguien pregunta y borrar algún día**. Un documento de más no os aporta nada y os añade obligaciones — y si un día hay un incidente, el alcance se mide por lo que teníais, no por lo que usabais.

## Y si ya lo tenéis guardado

**En corto**

- Sustituirlo por la versión acotada cuando el emisor pueda mandarla.
- Retirar lo que nunca debisteis recibir, dejando constancia de que se retiró.
- Y revisar quién tenía acceso mientras estuvo ahí.

> [!NOTE]
> Qué datos podéis pedir, cuánto tiempo conservarlos y qué hacer cuando llegan datos de terceros depende del marco de protección de datos que os aplique —el **RGPD** en Europa— y de vuestra actividad. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se trata del reflejo práctico: pedir lo justo y no quedarse con lo que sobra.

**¿Puedo tachar yo el documento que me mandaron?**

Podéis guardar una versión acotada, pero conservad claro cuál es la original.

**¿Y si el proveedor no tiene otra versión?**

Guardad la que hay, con acceso restringido, y anotad por qué era necesaria.

**¿Esto aplica a lo que enviamos nosotros?**

Igual, y ahí sois vosotros quien manda datos de más a otro.

## Ejemplos

**Una empresa recibe el expediente completo de un técnico cuando solo pedía una titulación.**

- Lo devuelve, pide el certificado concreto y anota que el otro no se archivó

→ Se queda con lo que necesitaba y sin la obligación de custodiar el resto.

**Llega un documento con más datos personales de los pedidos.**

- Comprueba qué contiene antes de archivarlo

→ Se sabe qué se está custodiando.

**Se pide el documento entero cuando bastaba una parte.**

- Pide solo lo que hace falta comprobar

→ Se custodia menos de lo que no hacía falta.

**Todo el equipo puede abrir ese documento.**

- Limita quién ve lo que lleva datos personales

→ El acceso deja de ser general.

**Se comparte con un cliente sin revisar qué lleva.**

- Revisa el contenido antes de compartir

→ No se reenvían datos de terceros sin querer.

**Se conserva indefinidamente por si acaso.**

- Aplica el plazo de conservación

→ Se conserva lo que tiene motivo y plazo.