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subcategoria: lectura
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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-DI-016, KB-DI-009, KB-DI-021]
citadoPor: [KB-DI-015]
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# Documentos que no traen fecha

_Llegan sin fecha, o con tres distintas. Lo que se anote ahí decide todos los vencimientos que vengan después._

**Responde a:** el documento no tiene fecha · qué fecha pongo si el certificado no la trae · fecha de emisión o de recepción · el documento tiene varias fechas

Un certificado sin fecha, un parte firmado con la fecha en la letra pequeña, un documento con tres fechas distintas en la misma página. Es más frecuente de lo que parece, y la decisión que se toma en ese momento no se queda ahí: arrastra todos los avisos que dependan de él.

## Las fechas que puede haber, y cuál es cuál

| Fecha | Qué significa | Cuándo es la buena |
| --- | --- | --- |
| De emisión | Cuándo lo hizo quien lo firma | Casi siempre: es la que cuenta el plazo |
| De validez o caducidad | Hasta cuándo sirve | Si viene, manda sobre lo demás |
| De la firma | Cuándo lo firmó alguien | Puede ser posterior a la emisión |
| De recepción | Cuándo os llegó a vosotros | Nunca sustituye a las otras |

> [!IMPORTANT]
> La última fila es el atajo que estropea los cálculos: **anotar la fecha en que lo recibisteis como si fuera la del documento desplaza todos los vencimientos hacia adelante**. Un certificado emitido en enero que llega en abril os avisará tres meses tarde durante el resto de su vida — y no habrá nada que lo delate, porque la ficha será coherente consigo misma. Si no hay fecha en el documento, la solución no es poner la de hoy: es preguntar.

## Qué hacer cuando falta

1. **Mirar el documento entero antes de decidir** — Suele estar en el pie, en el sello o junto a la firma.
2. **Si de verdad no está, pedirla a quien lo emitió** — Un correo suyo diciendo de cuándo es vale, y queda guardado.
3. **Y si no se consigue, anotarlo como tal** — «Sin fecha en el documento» es información; una fecha inventada, no.
4. **Con un vencimiento prudente mientras tanto** — Corto: mejor revisar de más que confiar en un dato que no existe.

> [!WARNING]
> Ojo con los documentos que traen dos fechas separadas por meses: **emisión y firma no siempre coinciden, y a veces la diferencia es intencionada**. Un informe fechado en marzo y firmado en junio puede ser correcto —se redactó entonces y se validó después— o puede señalar que alguien lo firmó tarde. En cualquier caso, conviene guardar las dos y saber cuál usáis para contar el plazo, porque el día que alguien lo revise preguntará justo por esa diferencia.

## Cuando lo que falta es la caducidad

**En corto**

- Muchos documentos no caducan solos: caduca lo que certifican.
- Si el plazo depende de vuestra política, se anota como vuestra, no como del documento.
- Y si el emisor tiene su propia periodicidad, esa manda sobre lo que decidáis.

> [!NOTE]
> Cuánto tiempo sigue siendo válido un documento sin fecha de caducidad expresa depende del tipo de documento y de lo que exija quien os lo pide. **Eso lo concreta vuestro asesor o el propio cliente**; aquí se trata de no inventar una fecha que después nadie sepa de dónde salió.

**¿Puedo usar la fecha del correo con el que llegó?**

Como referencia sí, y anotado como tal. Como fecha del documento, no.

**¿Y si la fecha está en otro formato o idioma?**

Compruébala la primera vez: es donde más se transponen día y mes.

**¿Merece la pena rechazar un documento sin fecha?**

Si el plazo importa, sí: es más barato pedirlo bien que arrastrarlo.

## Ejemplos

**Una empresa registra la fecha de recepción como fecha de un certificado emitido tres meses antes.**

- Pide al emisor la fecha real y la anota, dejando constancia de que faltaba

→ El aviso de renovación vuelve a caer cuando toca y no tres meses tarde para siempre.

**El documento no trae fecha y el aviso no funciona.**

- Registra la fecha conocida al archivarlo

→ El aviso vuelve a funcionar.

**Se asume la fecha de subida como fecha del documento.**

- Distingue las dos y anota cuál es cuál

→ El histórico es cierto.

**Nadie sabe desde cuándo es válido un documento sin fecha.**

- Pide al emisor que la incluya

→ El problema se resuelve en origen.

**Se estima la fecha y nadie sabe que es estimación.**

- Marca el dato como estimado

→ Lo estimado se distingue de lo cierto.

**Un cliente pregunta por la vigencia y no hay dato.**

- Consulta lo registrado y lo explica

→ La respuesta es honesta y útil.