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# La agenda de contactos, y por qué decide si te contestan

_Un contacto bien dado de alta es la diferencia entre que entreguen y que persigas._

**Responde a:** cómo doy de alta un contacto · importar contactos desde excel · grupos de contactos para mandar en lote · por qué no le llegan los avisos a un contacto · cambiar el idioma en que recibe un proveedor

La agenda parece la parte aburrida y es la que más efecto tiene en si te contestan. La mayoría de los «no me llega nada» que acaban en soporte son un correo con una letra cambiada o un teléfono fijo donde debería haber un móvil.

**En corto**

- Correo y móvil: con los dos, si uno falla se puede insistir por el otro.
- El idioma del contacto decide en qué idioma recibe.
- Los grupos permiten pedir o mandar a firmar a cincuenta personas de una vez.
- Un rebote se marca en el expediente: no hay que esperar semanas para saber que el correo era erróneo.

## Qué anotar de cada contacto

| Dato | Por qué importa |
| --- | --- |
| Nombre y empresa | Es lo que aparece en el aviso; sin ello parece un envío masivo |
| Correo | El canal por defecto |
| Móvil | Imprescindible para firma avanzada y muy útil para insistir por otro canal |
| Idioma | Decide en qué idioma recibe el aviso, sin que tengas que traducir nada |
| Canal preferido | Hay quien no lee el correo y sí WhatsApp; respetarlo sube la respuesta |

> [!WARNING]
> Un fijo en el campo del móvil no da error al guardarlo, pero rompe la firma avanzada: el código va por SMS y nunca llega. Es el fallo que más tiempo hace perder.

## Grupos

Un grupo es un conjunto de contactos al que se puede pedir o mandar a firmar de una vez: «proveedores de materia prima», «subcontratas de la obra de Valencia», «plantilla». Cada persona recibe su enlace propio, no un envío compartido, así que la trazabilidad sigue siendo individual.

## Cuando algo no llega

1. **Mira si el correo rebotó** — El expediente lo marca. Un rebote es una dirección mal escrita o inexistente.
2. **Comprueba si se abrió el enlace** — Distingue «no le llegó» de «no lo ha mirado», que son dos problemas distintos con dos soluciones distintas.
3. **Prueba por otro canal** — Si tienes el móvil, reenviar por SMS o WhatsApp suele resolverlo al momento.

## Preguntas frecuentes

**¿Puedo importar mi agenda desde una hoja de cálculo?**

Sí. Conviene revisar antes los móviles: es el campo que peor viaja desde un Excel, sobre todo con prefijos internacionales.

**¿Un contacto puede tener varias personas?**

Cada contacto es una persona. Si en un proveedor te atienden dos, son dos contactos, y así cada uno recibe lo suyo.

**¿Qué pasa si edito un contacto con procesos en marcha?**

Los envíos posteriores usan los datos nuevos. Lo ya enviado queda como estaba, con su registro.

**¿Se puede borrar un contacto?**

Sí, pero lo que participó en un expediente permanece en el histórico: si desapareciera, la trazabilidad dejaría de serlo.

## Ejemplos

**Una empresa importa 200 contactos desde Excel y a la semana el 15 % no ha recibido nada.**

- Filtra los rebotes marcados en los expedientes
- Corrige las direcciones mal escritas y los móviles sin prefijo
- Reenvía solo a esos, sin rehacer las peticiones

→ Los rebotes bajan a cero y deja de atribuirse a «los proveedores no contestan» lo que era un problema de datos.

**La petición llega a un buzón genérico y nadie contesta.**

- Registra la persona concreta de cada empresa

→ La petición llega a alguien que puede actuar.

**El contacto ya no trabaja allí.**

- Actualiza el contacto al primer rebote

→ Los avisos dejan de perderse.

**Cada persona tiene sus contactos en su correo.**

- Centraliza la agenda

→ El seguimiento no depende de quién esté.

**Se duplican contactos de la misma empresa.**

- Revisa y unifica los duplicados

→ El proveedor recibe un mensaje y no tres.

**Un contacto no lee el correo y sí el móvil.**

- Registra el canal que de verdad usa

→ El aviso llega por donde se lee.