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idioma: es
categoria: espacio-de-trabajo
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
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citadoPor: [KB-ET-006, KB-PS-006, KB-ET-009, KB-ET-015, KB-CC-005]
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# Cómo organizar carpetas y proyectos

_La estructura que sigue funcionando dentro de dos años, y la que no._

**Responde a:** cómo organizo los documentos por carpetas · estructura de carpetas recomendada · no encuentro los documentos · por proyecto o por cliente

Casi todo el mundo empieza organizando por año y acaba sin encontrar nada. La razón es simple: nadie busca «lo de 2025», se busca «lo de aquel proveedor».

**En corto**

- Organiza por aquello sobre lo que preguntas, no por cuándo pasó.
- Tres niveles como mucho. El cuarto ya no lo usa nadie.
- Si dudas dónde poner algo, la estructura está mal.

## Lo que funciona

| Si trabajáis por | Estructura |
| --- | --- |
| Clientes | Cliente → tipo de trabajo → documento |
| Obras o proyectos | Obra → subcontrata → documento |
| Áreas internas | Área → proceso → documento |

_El primer nivel es siempre aquello por lo que preguntan por teléfono._

## Lo que no funciona

- Por año: nadie pregunta por un año, y todo se parte en trozos arbitrarios.
- Por quién lo subió: esa persona se va y la carpeta se queda sin sentido.
- Cinco niveles de profundidad: se archiva mal porque nadie llega hasta el fondo.

> [!NOTE]
> La fecha ya está en cada documento y se puede filtrar. No hace falta que sea también una carpeta.

Y aunque la estructura esté bien, buscar suele ser más rápido que navegar: el buscador mira dentro de los documentos, no solo en los nombres.

**¿Puedo cambiar la estructura después?**

Sí, se mueven las carpetas sin perder nada.

**¿Un documento puede estar en dos sitios?**

Sí, se enlaza sin duplicarlo, y no ocupa dos veces.

**¿Conviene una carpeta por año dentro del cliente?**

Solo si tenéis muchísimo por cliente. Si no, estorba.

## Ejemplos

**Una asesoría no encuentra los documentos de un cliente de hace dos años.**

- Reorganiza de año → cliente a cliente → tipo de trabajo

→ Cualquiera del equipo llega a lo de un cliente en dos clics, sin saber de qué año era.

**Se crea una carpeta por cada documento.**

- Usa la carpeta para agrupar y el proyecto para trabajar

→ La estructura deja de crecer con cada archivo.

**Nadie encuentra nada porque cada uno organiza a su manera.**

- Acuerda una estructura y la aplica

→ Cualquiera llega a lo mismo.

**Se mezclan tres trabajos del mismo cliente.**

- Cada trabajo es un proyecto

→ Se puede cerrar uno sin tocar los otros.

**La estructura se diseña entera antes de usarla.**

- Empieza con lo mínimo y crece con el uso

→ La estructura responde al trabajo real.

**Hay carpetas que nadie abre desde hace un año.**

- Revisa y archiva lo que no se usa

→ La estructura sigue siendo legible.